情報はあらゆる規模の組織にとって非常に重要なものですが、大企業にとっては特に重要です。 正確なデータにアクセスできなければ、各部門が連携して作業を行うことも、リーダーが十分な情報に基づいて意思決定を行うことも難しくなります。 また、重要なファイルは、複雑に絡み合った IT システムの中ですぐに失われてしまいます。 開発者はこのような課題を解決するために、様々なテクノロジー リソースを 1 つのシステムに統合し、デジタル情報の主要なソースを提供するコンテンツ マネジメント プラットフォームを構築してきました。
エンタープライズ コンテンツ管理システムとは？
今日の企業は、膨大な量の情報を保有しています。 しかし、そのデータの多くは、さまざまなリポジトリ、フォルダ、アーカイブ、ファイル共有など、組織内に散在しています。 そこには、お客様の情報、市場の動向、製品のフィードバックなど、多くの貴重な情報が含まれていますが、データが分散している限り、アクセスして全体を見ることは困難です。
エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) システムは、企業がビジネス知識をより有効に活用できる構造を構築するのに役立ちます。 ドキュメントの自動化やデータ キャプチャー ツールを導入することで、企業に流れ込む情報を迅速に評価・処理し、その価値を見極めて適切なゴールに導くことができます。
一般的な ECM システムでは、入力された情報を処理する際に、いくつかの重要なステップを使用します。 これらのステップは、企業のドキュメントまたはコンテンツのライフサイクルの基礎となります。
キャプチャー: まず、情報は何らかの方法でシステムに入れる必要があります。これは通常、ドキュメントファイルや画像を ECM にアップロードするという形で行われます。
管理: ドキュメントやその他のファイルは、正確に保管し、簡単にアクセスできるように、識別してラベル付けする必要があります。単にコンテンツをシステムにアップロードしただけでは、すぐに整理することができず、コンテンツが混乱してしまいます。
保存: ECM では、物理的なオンプレミスのストレージ、クラウドベースのストレージ (またはその組み合わせ) のいずれを利用する場合でも、コンテンツを保存する際には明確に定義された構造を使用し、将来的に簡単に見つけられるようにする必要があります。 データベースには、各ファイルがどこに保存されているかを示す、必要なすべてのメタデータが含まれている必要があります。
取り出し: ECM システムは、必要なときに必要な情報を簡単に取り出すことができなければ、その能力を十分に発揮することができません。保存されているドキュメントやファイルは、ビジネス上の重要な意思決定に役立つよう、迅速かつ容易にアクセスできる必要があります。
バーコードでコンテンツの混乱を回避
ECM でドキュメントを効果的に追跡する方法がないと、企業はすぐに「コンテンツの混乱」に陥ってしまいます。これは、豊富な情報があるにもかかわらず、適切なタイミングで適切なコンテンツにアクセスする簡単な方法がない状態です。 これは、すでに効果的なデータ キャプチャやファイル変換機能を備えている企業にとっては、特に苛立たしいことです。 効果的な検索メカニズムがなければ、多くの貴重な情報が使われず、気づかれないままになってしまうからです。
幸いなことに、ECM 開発者は、バーコード認識技術を利用することで、この問題を簡単に解決することができます。バーコードは、数十年にわたって多くの業界で在庫管理の柱となってきましたが、文書管理システムでは新たな使用例が見られます。
英数字のアカウント番号の文字列を使って手作業でインデックスを作成する代わりに、バーコードを作成してドキュメントに適用し、適切な保存先に自動的にルーティングすることができます。バーコードが読み取られると、そのファイルに関する重要な情報が ECM データベースにアップロードされ、将来的に簡単に検索できるようになります。
バーコードのもう 1 つの利点は、同じバッチの一部として互いに関連付ける必要のあるドキュメントをリンクさせることができることです。 ドキュメントがキャプチャされ、デジタル フォーマットに変換されると、他のファイル タイプへの接続を示す 1 つまたは複数のバーコードを割り当てることができます。 その情報は、バーコードがスキャンされたときに ECM データベースにアップロードされ、ファイルがどこにあるかの追跡可能な記録が即座に作成されます。
これは、異なる種類の情報が異なる場所に保存される可能性がある場合に特に重要です。例えば、あるプロジェクトの建築図面はある場所に保存されているが、同じプロジェクトに関連する財務書類は別の場所に保存されている場合があります。 あるファイルにアクセスすると、ECM のデータベースは、他の場所に関連するファイルがあることを示し、そのファイルへのリンクを提供します。 これは、複数の部門にコンテンツが分散している大企業にとっては、見落としがちな点で特に重要です。
Barcode Xpress でより良いエンタープライズ コンテンツ管理システムを構築
Accusoft の Barcode Xpress SDK は、ドキュメント バーコードの特定のニーズに対応するように設計された強力なバーコード サポートを提供します。一部のソフトウェアが小売やサプライチェーンのアプリケーションを指向しているのに対し、Barcode Xpress はドキュメント管理に最適化されているため、ECM システムに最適です。この SDK のバーコード リーダーは、各ページの複数のバーコードを正確に探し出し、信じられないほどの高速でデコードすることができます。
30 種類以上のユニークなバーコード タイプをサポートしているため、Barcode Xpress は、コンテンツ管理に関して非常に高い柔軟性を提供します。また、開発者は、ECM プラットフォーム内に多様なコンテンツ エコシステムを構築するために、1 次元と 2 次元の両方のバーコードを生成および検出することができます。 Barcode Xpress は、バーコードがページのどの位置 (および方向) にあっても、簡単に識別および認識することができます。 また、わずか数行で不完全なバーコードを正確に登録することもできます。
Barcode Xpress が貴社のエンタープライズ コンテンツ管理システムをどのように強化できるかについての詳細は、バーコード SDK の機能を詳しく紹介したファクトシートをダウンロードしてください。
Accusoft Barcode Xpress 製品の詳細は、こちら。
Accusoft Barcode Xpress 製品カタログは、。
Accusoft Barcode Xpress の無料評価版はこちらから。
参照ブログ記事 (開発元の Accusoft 社ブログ): How Barcodes Can Transform Your Enterprise Content Management System
