フォルダー レベルでの共有機能や、容易なアクセス制御は、Smartsheet で最も多い追加機能リクエストのひとつでした。最新のアップデートでは、ユーザーが特定の情報や作業に集中できるように、ワークスペース内の情報を整理する機能「コレクション」が追加されました。これにより、ユーザーは自分に必要な情報だけにアクセスできるようになり、効率的に作業を進められる環境が整います。
これまで、Smartsheet でのアセットの作成、管理、共有は非効率で、共有は 100 か 0 (全員に共有かだれにも共有しないか) に制限されていました。共同作業者 (社内外でアセットを共有されているユーザー) は、必要のない情報や共有されるべきではない情報にアクセスできることが多々あり、セキュリティ上の懸念は言うまでもなく、予期せぬ混乱が生じていました。また、管理者は誰が何にアクセスできるかを明確に把握することも困難でした。共同作業者は、必要な情報や資料を得るために複数のタブ(ブラウザーやアプリ内のタブなど)を頻繁に切り替えなければならず、その作業が面倒で時間がかかっていました。
新しい機能の「コレクション」により、作業の集中力やチームの共同作業がこれまでよりも効果的になります。特定のチームや役割に合わせたコンテンツの一部を、ワークスペースからキュレーション (選別・整理) できるようになりました。フォルダー レベルの共有ではなく「コレクション」を利用することで、同じアセットを複数の場所で共有でき、各メンバーが必要な部分に集中できるようになります。さらにワークスペース全体を共有したり、単一の共有アセットを管理したりする代わりに、管理者は、各関係者が「コレクション」内の各アセットに対して持つアクセス レベルを制御できます。また、「コレクション」には複数の管理者を設定できるため、特定の人に権限を委任して作成、共有でき、規模が大きくなっても問題ありません。
メンバーは重要な作業をすばやく見つけられるため、共同作業の効率が向上します。必要なシートを探す無駄な時間を排除しつつ、メンバー全員が同じ情報を把握できることを保証します。これにより、セキュリティが向上し、機密データを保護できます。これは、いわば「ソーセージの作り方 (情報の取り扱いやプロセスの透明性の維持が時には重要な一方で、あまり詳細を共有しすぎないことの重要性)」を隠すことを意味します。
「コレクション」は、ダイナミック ビューや Google ドキュメント、Power BI、YouTube リンクなどのサードパーティまたは外部コンテンツを含む、すべての Smartsheet コンテンツをまとめることもできます。これにより、チームは信頼できる情報源を持てるようになります。これにより、プロジェクト、プログラム、またはプロセスの効率と汎用性が向上し、管理者は、シンプルなものから複雑なものまで、幅広いユースケースやビジネス上の課題に対応できるようになります。
本機能は新しいサブスクリプション モデルのエンタープライズ プランをご購入のお客様のみご利用いただけます。
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「Introducing collections: Improved work solutions for specific purpose and scope」
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