スタート ガイド

レベル 1: 今すぐスタート

効果的に作業を管理するためのシートの設定方法など、Smartsheet の基本知識を取得するには、このラーニング トラックから始めましょう。

シートは、Smartsheet における作業の基本です。 シートはグリッド、ガント チャート、カレンダー、またはカード ビューで表示できます。 このラーニング トラックでは、機能を引き出すためのスマートな列、行、および階層の構成など、シートの設定方法について説明します。 また、ファイルを共有・管理したり、リアルタイムの会話でチーム メンバーと共同作業を行う方法も学ぶことができます。 さらに、数式や条件付き書式ルールの設定方法についても習得します。 最後に、モバイル アプリの使用など、自分の作業を他のユーザーと 共有する方法を習得します。

トップへ

Smartsheet の概要

この Smartsheet チュートリアルを見て、ビジネスの方法を変革する主要な機能の概要とベスト プラクティスをご確認ください。 Smartsheet を使用して、シート、レポート、自動化、ダッシュボードなどの機能を使用してビジネス プロセスを合理化する方法を確認します。

トップへ

シートを作成する

「シートは Smartsheet での作業の土台であり、すべてのデータが存在する場所です。シートの設定方法により、 Smartsheet に備わる多くの機能をどれだけ活用できるかが決まります。

既定のシート ビューは見慣れたグリッド形式ですが、複数の列タイプ、階層、添付ファイル/リンク、 共同作業のコミュニケーションなどを活用して、簡単にカスタマイズできます。

ガント ビュー、カード ビュー、およびカレンダー ビューという 3 種類のシート ビューについては、後ほど解説します。」

以下のステップバイステップの手順に従ってシートの作成やシート名の変更をする方法をご覧ください。

シートまたはその他の Smartsheet アイテムを作成または名前を変更する

Smartsheet では、ほとんどのソリューションがシートから始まります。 シートは、情報が保存されるメインの場所です。 タスクやプロジェクトの期限、パンチ リスト、在庫、顧客情報など、さまざまなワークフローを追跡するようにシートを設定することが可能です。

ただし、必ずしもゼロから始める必要はありません。 ほかのプログラムで開始した既存のシートまたはプロジェクトをインポートして、それをもとに新しいシートを作成する方法については、 「ファイルをインポートして新しいシートを作成」をご覧ください。 または、テンプレートから始めるには、「テンプレート: 独自のテンプレートの 作成やソリューション センターのテンプレートの使用」をご覧ください。

必要なライセンスと権限

新しいシートまたはその他の Smartsheet アイテムを作成するには、ライセンス ユーザーである必要があります。(ダッシュボードなど、特定のプランタイプでのみ使用できるアイテムもあります。 詳細は、「Smartsheet のプランと価格」をご覧ください。)

アイテムの所有者のみが、アイテムの名前を変更できます。


新しいアイテムの作成

  1. 画面左側のナビゲーション バーで、[ソリューション センター] (プラス) アイコンをクリックします。
  2. 左パネルで [作成] をクリックし、作成するアイテムに必要なタイルを選択します。
  3.      

    ヒント: ソリューション センター パネルでは、検索フィールドとカテゴリを使用してテンプレートを検索することもできます。

     
  4. アイテムの名前を入力して、[OK] をクリックします。
  5. 注: アイテム名に使用できる文字数は 50 文字までです。

     

画面が最新の情報に更新され、新しいアイテムが表示されます。これで、作業を開始する準備が整いました。

注: 作成したシートやその他のアイテムは、他の人と共有しない限り、自分のみに表示されます。 共有の詳細については、「シート、レポート、およびダッシュボードの共有」をご覧ください。


アイテムの名前を変更する

名前を変更するには、アイテムの所有者である必要があります。

  1. 左パネルの [参照] でアイテムの名前を右クリックして、[名前の変更] を選択します。
  2. 新しいアイテム名を入力し、[OK] をクリックします。
  3. 注: 項目名に使用できる文字数は 50 文字までです。


Smartsheet アイテムの概要

グリッド - 事前に定義された列はなく、まっさらな状態です。 ゼロから始めたいときにこれを使用します。

プロジェクト - プロジェクトを作成し、ガント チャート機能を有効にするために必要な共通の列が含まれています。

カード - カード ベースのかんばんスタイルのプロジェクトを開始するために必要なものを提供します。 カード ビューに関する詳細は、「カード ビューを使ったプロジェクトの可視化」をご覧ください。

[タスク リスト] - あらかじめ定義された列 ([タスク名]、[期日]、[割り当て先]、[終了]、および [コメント]) が含まれています。

フォーム - フォームが添付された基本的な 3 列のシートを作成します。フォームを使用して他のユーザーから情報を収集したい場合にこれを使用します。フォームの詳細については、「フォームを作成してシートに情報を取り込む」をご覧ください。

レポート - ここから開始して、レポートを作成します。 レポートに関する詳細は、「レポートの作成」に関する記事をご覧ください。

[ダッシュボード/ポータル] - シートのデータをわかりやすく可視化したり、情報ハブとして使用したりすることができます。 ダッシュボードの詳細については、「Smartsheet ダッシュボードの作成と編集」をご覧ください。

トップへ

行と階層

Smartsheet の行では、階層を構築し、データを簡単に整理、追跡、移動できます。 また、添付ファイル/リンクやチームとの コミュニケーションの管理、ファイルの校正、カスタム ドキュメントの作成、リマインダーの設定もできます。 これらの行でできることに関する詳細は、この学習トピックの情報をご覧ください。

以下のステップ バイ ステップの手順に従って、行をインデントおよびインデント解除します。

階層: 行のインデント/インデント解除

行をインデントすることにより、シートに階層を作成できます。 行をインデントして階層を作成すると、行間に親子関係 (上の行が親、下の行が子) が作成されます。

注: 階層は子行から作成します。 親行を設定して作成するのではありません。

階層は行間の関係性を作り出しますが、行の書式設定を制御するものではありません。


行のインデント

インデントする最初の行のセルをクリックし、ツールバーのインデント ボタンをクリックします。 その行の上の行が親行になります。

注: インデント ボタンが押せない場合は、空白の行をインデントしようとしている可能性があります。階層を作成するには、親行と子行のどちらにもデータが入力されている必要があります。 インデント設定をする前に、どちらの行も空白でないことを確認します。

ヒント: キーボード ショートカット Ctrl + ] 、Mac の場合は Command + ] を使用して行をインデントすることも可能です。

インデントはシートのプライマリ列にのみ表示されます が、行間の関係性は行全体に適用されます。 (プライマリ列の詳細については、こちらをご覧ください。)


階層の削除

行の親子関係を削除するには、任意の子行のセルをクリックし、ツールバー上の [インデント解除] ボタンをクリックします。

ヒント: キーボード ショートカット Ctrl + [ 、Mac の場合は Command + [ を使用して行のインデントを解除することも可能です。


インデントされている行の展開と折りたたみ

行を展開または折りたたんでシートを保存すると、シートを共有するすべての共同作業者のシート構造が変更されます。 つまり、そのシートを使用する全共同作業者に、折りたたみ/展開を実行した行が表示されることになります。

親行の下でインデントされている行を表示/非表示にするには、親行のプライマリ列の [展開/折りたたむ]/をクリックします。

シート上のすべてのサブアイテムを展開または折りたたむには、プライマリ列のヘッダーを右クリック し、[すべて展開] または [すべて折りたたむ] を選択します。


階層のベスト プラクティス

階層を使用する際は、次のことに注意してください。

        
  1. インデントして作成できる階層のレベルは無制限です。 シートでは、希望の深さまで行をインデントし続けることによりマルチレベル階層を作成できます。
  2. インデントされているサブアイテム (つまり子行) を含む行をクリックしてドラッグすると、サブアイテムを含んだ状態でその行を移動できます。
  3. 親行だけを削除することはできないため、インデントされている子行も含めて削除する必要があります。 (子行は削除せずに親行だけを削除するには、まず親子関係を削除します)
  4. プロジェクト シートで依存関係が有効になっている場合、親行では、その下でインデントされている子行に入力した「開始日」、「終了日」、「期間」、および「% 完了」の値のロールアップ サマリーが反映されます。 詳細は、ヘルプ センターの「親ロールアップ機能」をご覧ください。

トップへ

Smartsheet の列では、特別な列タイプを指定でき、シートをより簡単かつ便利に使用することが可能です。 列は Smartsheet でデータ タイプを定義し、ビュー、フォーム、自動化、フィルター、レポートなどの強力な機能を引き出します。 データに適した列タイプを選択する方法については、この学習トピックの情報をご確認ください。

列タイプの参照

列タイプを使って、その列で許可するデータを上手に管理することができます。特定のタイプを選んで入力するデータを統一することが可能です。 Smartsheet では、既定列と設定可能な列を使って作業を行います。

  1. 既定列 これらの列は変更や削除ができません。
  2. プライマリ列 この列には、必ず文字列/数値が入力されます。 プライマリ列の列タイプを変更することはできません。 (詳細は、 「プライマリ列での作業: 概要とベスト プラクティス」をご覧ください。)
  3. 設定可能な列 Smartsheet では次の列タイプを選択できます:
    1. 「文字列/数値」列
    2. 「連絡先リスト」列
    3. 「日付」列
    4. 「ドロップダウン リスト (単一選択)」列
    5. 「ドロップダウン リスト (複数選択)」列
    6. 「チェックボックス」列
    7. 「記号」列
    8. 「自動番号割り当て/システム」列

既定列

  

すべてのシートにプライマリ列があります。 この列は必須のため、シートから削除できません。 この列の値は、主に行の説明に使われます。 列タイプは必ず「文字列/数値」列となります。 プライマリ列の列タイプを変更することはできません (詳細は、「プライマリ列での作業: 概要とベスト プラクティス」をご覧ください)

プライマリ列の左側、行番号の横に、各行に関する情報を示すアイコンが付いた列が並んでいます。 ヘッダーにカーソルを合わせて [列の非表示] をクリックすると、列を非表示にできます。

  1. 行メニュー: アイコンは既定では非表示になっています。 カーソルを合わせてクリックすると、行メニューにアクセスできます。
  2. 添付ファイル/リンク: 添付ファイル/リンクのある行には「添付ファイル/リンク」アイコンが表示されます。 アイコンをクリックすると添付ファイル/リンクを確認できます。
  3. コメント: コメントを含む行には「コメント」アイコンが表示されます。 アイコンをクリックするとコメントを確認できます。
  4. 校正: 添付ファイル/リンクのある行には「校正」アイコンが表示されます。 アイコンをクリックすると校正を確認できます。
  5. 行アクション インジケーター: この列には、既定ではリマインダー アイコンが表示されますが、行に関連付けられている更新リクエスト、ロック、および割り当てアラートを表示することもできます。
  6. 行に複数の行のアクションが存在する場合は、列に複数のアイコンが表示されます。 行アクション インジケーターのデータはシート固有のものであるため、行を別のシートに移動しても、このデータは移動されません。


設定可能な列

文字列/数値

この列タイプには文字列、数値、またはその 2 つの組み合わせが含まれます。 文字列/数値は、エントリが長いコメント列や、予算を追跡するシートの予測費用など、数字がメインとなる列などに最適です。

「文字列/数値」列の場合、列ヘッダーをクリックして左側のツールバーの [通貨形式] や [パーセント形式] ボタンをクリックすると、書式設定が適用され、通貨やパーセントの形式を値で表示できます。

注: 数値の最初の文字が 0 でその後に別の数字や文字が続く場合、数値の前にアポストロフィー (') が追加され文字列として保存されます。 こうすることで最初の 0 を残して数字として表示することができます。 数値を数値として保存したい場合 (例、その数値を使って計算をしたい場合など)、セルを再確認してアポストロフィー (') や最初の 0 を削除する必要があります。

「連絡先リスト」列

「割り当て先」、「所有者」、「承認者」などの列に最適です。 この列タイプでは、シートが共有されている共同作業者や [マイ Smartsheet 連絡先] リストの連絡先に行を割り当てることができます。 また、「連絡先リスト」列を使用して、シートが共有されている共同作業者にリマインダーを送信したり、特定のチーム メンバーに割り当てられたタスクのリストを表示するレポートを生成したりすることも可能です。

この列タイプを使用する際には、「値」フィールドで希望の連絡先の値を指定できます。 このリストに入力できる値は、連絡先名とメール アドレス、名前のみ、またはメール アドレスのみです。

「連絡先リスト」列に優先表示させる連絡先を設定すると、「連絡先リスト」セル、または対応している Smartsheet フォームのフィールドのドロップダウン矢印をクリックして、すばやく連絡することが可能になります。セルには、シート内の別の行に割り当てられている連絡先やメール アドレスが表示されます。

注: 「連絡先リスト」列に紐づけられた Smartsheet フォーム フィールドには、優先表示させる連絡先のみが表示されます。 優先表示させる連絡先を設定していない場合、フォームの送信者は、リストから選択するのではなく、連絡先名またはメール アドレスを入力する必要があります。

新しい連絡先名またはメール アドレスは、手動でセルに入力してリストに追加できます。 連絡先が [マイ Smartsheet 連絡先リスト] や [ユーザー管理] ウィンドウ (ビジネス プランまたはエンタープライズ プランで利用可能) に追加されている場合は、名前またはメール アドレスを入力し始めると候補が表示され、簡単に選択できます。

ヒント: 名前または電子メールを入力し始めても、リストの自動解決が行われない場合は、入力内容と一致する連絡先がないということになります。 リストに連絡先を追加すると、その連絡先に対してレポートの実行やリマインダーの送信が確実に行われるようになります。 セルのドロップダウン矢印 をクリックして [新規追加] を選択すると、リストへ連絡先の追加と行への割り当てを同時に実行できます。

自動解決ドロップダウン リストから名前やメール アドレスを削除するには、列のほかのセルおよび [列プロパティの編集] ウィンドウから該当するものを削除します。 「連絡先リスト」列に入力をすると、シートを共有されているユーザーが常に候補として表示されます。

「日付」列

この列タイプでは、セルに日付選択カレンダーが表示されるため、共同作業者は日付を簡単に選択できます。 日付を手動入力したり、キーボード ショートカットを利用してセルに入力したりできます。依存関係を有効にしたり、カレンダー ビュー にアイテムを表示したりするためには、シート内に「日付」列が必要です。

Smartsheet アカウントの [個人用の設定] で設定している形式で日付が表示されます。

「ドロップダウン リスト (単一選択)」列

この列タイプでは、1 つの値を簡単に選択できるドロップダウン リストが表示されます。

この列タイプを選択すると、リストに表示する値を入力できるようになります。 ドロップダウン リストの値は 1 行に 1 つずつ入力する必要があります (キーボードの Enter キーまたは Return キーを押して次の行に移動)。

ドロップダウン リストのアイテムを削除するには、マウスで該当部分を選択し、Backspace キーまたは Delete キーを押します。

「ドロップダウン リスト」列について詳しくは、「ドロップダウン リスト」列を使ってデータの一貫性を確保する方法についての記事をご覧ください。

「ドロップダウン リスト (複数選択)」列

この列タイプでは、1 つまたは複数の値を簡単に選択できるドロップダウン リストが表示されます。 この列タイプを選択すると、リストに表示する値を入力できるようになります。 ドロップダウン リストの値は 1 行に 1 つずつ入力する必要があります (Enter キーまたは Return キーを押して次の行に移動)。

「ドロップダウン リスト」列について詳しくは、「ドロップダウン リスト」列を使ってデータの一貫性を確保する方法についての記事をご覧ください。

「チェックボックス」列

この列タイプでは、オン/オフを簡単に切り替えできるチェックボックスが表示されます。 同じ行のその他の列に対してデータが何も入力されていない場合、チェックボックスは表示されないため、セルをクリックしてもオン/オフを切り替えることはできません。

「記号」列

この列タイプには、記号が表示されます。 行のステータスなどを視覚的に強調表示するのに適しています。

列に自分の (カスタマイズした) 記号を追加することはできません。

使用できる記号の一覧は、「記号」列で使用できる記号についての記事でご覧いただけます。

「自動番号割り当て/システム」列

この列タイプでは、同じ行のその他の列に対してデータが入力されている場合は、システムによって自動的に値が生成されます。 数値を手動で入力せずに、行 ID、部品番号、請求書番号、または顧客番号を割り当てる際には、自動番号割り当て機能が便利です。「システム」列には、各行の作成者、最終更新者、作成日時、最終更新日時が表示されます。

設定時、「システム」列は空白です。 [保存] をクリックしてシートを保存すると、値が生成されます。

詳細については、「自動番号割り当て行」および「システム列」をご覧ください。

トップへ

添付ファイル/リンク

Smartsheet ではファイルを直接シートに添付して管理できます。これによりすべての作業データを一か所に集約できます。 デスクトップまたは人気のあるクラウド ストレージ プロバイダーから、ファイルを添付できます。

ステップバイステップの手順に従って、シートに添付ファイル/リンクを追加する方法をご確認ください。

コンピューター上のファイルをシートに添付する

シート、行、またはコメントへは、多種多様なファイルを添付できます。 この機能は、Smartsheet で管理しているアイテムにファイルを紐づけたいときに便利です。

ご使用のコンピューターや、サポートされているサードパーティのクラウド ストレージ サービス上に保管されているファイルを添付できます。本記事では、コンピューターからファイルを添付する場合について説明します。 サポートされているサードパーティ サービスからファイルを添付する方法については、オンライン リソースからファイルを添付する方法に関する記事をご覧ください。


モバイル アプリを使用してファイルを添付する

モバイル デバイスを使用して複数のファイルを添付し、Smartsheet で画像を編集する方法については、以下に示すモバイルのヘルプ記事をご覧ください。

  1. iOS 用 Smartsheet アプリの使用
  2. Android 用 Smartsheet アプリの使用

シートまたは行にファイルを添付する

ファイルを紐づける場所により、ファイルの添付方法が異なります。 ファイルはシート レベルで添付することも、特定の行またはコメントに直接添付することもできます。

シート レベルでファイルを添付するには、以下の手順に従います。

  1. 右パネルの添付ファイル/リンク アイコンを選択します。
  2. 添付ファイル/リンク パネルが表示されます。

  3. 右パネルにファイルをドラッグ アンド ドロップして添付します。
  4. 右パネル一番下の [シートにファイルを添付] ボタンを選択して、必要なファイルの保存場所を探すこともできます。

特定の行にファイルを添付するには、以下の手順に従います。

  1. ファイルを添付する行を選択します。
  2. 右パネルの添付ファイル/リンク アイコンを選択します。
  3. 添付ファイル/リンク パネルが表示されます。

  4. 添付するファイルを右パネルにドラッグします。
  5. 右パネル一番下の [行にファイルを添付] ボタンをクリックして、必要なファイルの保存場所を探すこともできます。

行レベルの添付ファイル/リンクの動作

  1. すでにファイル/リンクが添付されている行では、行番号の左側に添付ファイル/リンク アイコンが表示されます。
  2. ファイルは、一度に 1 行にのみ添付できます。
  3. すでに添付されているファイルは、同じシートの別の行または別のエリアには添付できません。

ファイルをコメントとして添付する

  1. 右パネル (シートのコメント) のコメント アイコンを選択するか、または行の先頭のドロップダウン矢印を選択して、コメント (行のコメント) を選択します。
  2. 添付ファイル/リンク アイコン ([コメントの追加] ボックスの右側) を選択して、添付するファイルを選択します。
  3. コメントを入力し、[保存] をクリックします。

サポートされているファイル形式、ファイル サイズ、およびその他の要件

多種多様なファイル形式をアップロードすることが可能です。サポートしているファイル形式には次が含まれます (これに限るものではありません):

ファイル形式 拡張子の例
ほとんどの画像形式 .jpg、.png、.gif
PDF .pdf
Microsoft Office スイート .docx、.pptx、.xlsx

サポートしているブラウザーおよびアップロード容量

  1. 一度にアップロードできるファイルの数は 100 個までです。 1 つの行やシートに添付できるファイルの数に制限はありませんが、添付ファイル用の記憶域には制限があり、このファイル記憶域はシート所有者のサブスクリプションによって異なります。
  2. 30 MB 以上のファイルをアップロードする場合は、HTML 5 をサポートしているブラウザーが必要です。 Smartsheet が対応しているブラウザーに関する詳細については、「Smartsheet を使用するためのシステム要件」をご覧ください。

サポートしていないファイル形式

セキュリティ上の理由により、アップロードまたはダウンロードできるファイル形式を制限する場合があります。 その一例として、実行可能ファイル形式 (.exe) はアップロードできません。

最大ファイル サイズ

ファイル サイズの最大値は、プラン、ユーザー タイプ、ファイルのアップロード方法によって異なります。

ユーザー タイプまたはアップロード方法 最大ファイル サイズ
ライセンス ユーザー 250 MB (プロ プランは 30 MB)
無料ユーザー 30 MB
お試し版ユーザー 250 MB
Smartsheet フォームからファイルをアップロードする場合 30 MB
Smartsheet モバイル アプリ (iOS および Android) 30 MB

トップへ

会話

会話機能により、あなたとあなたのチームは重要なコミュニケーションをリアルタイムで管理および追跡し、あなたの仕事の状況に直接反映させることができます。 会話は、Smartsheet の行レベル、シート レベル、またはワークスペース レベルで記録できます。

ユーザーは、アプリを切り替えることなく、メールから、またはシート上でリアルタイムに直接 @メンションに返信できます。

シートを共有されたすべての人は、自分の作業の流れに沿ってコメントをフォロー、表示、または返信できます。 全員が同じ情報を参照することで、会話の生産性が維持され、チームの連携を維持できます。

作業の内容について会話しましょう

会話を使用すると、作業を追跡し、さらにその作業について 1 か所でディスカッションをすることができます。 コメントはシート全体、またはシート内の特定の行やカードに対して適用することができます。[会話] パネルを使ってコメントを使った作業をします。(ワークスペースのコメント機能も使用できます)。

コメントを特定の人に送信するには、コメントに @ (例: @sally.smart@smartsheet.com) を入力して、その人物をタグ付けします。 (詳細は @メンションをご覧ください)。


シートのコメントに対応する

[会話] パネルには、シート、行、およびカードのすべてのコメントが表示されます。 会話を確認するには、右パネルの [会話] アイコンをクリックします。

コメントは、作成された日付を基準に時系列順に会話パネルに表示されます。 その結果、より新しいコメントが [会話] パネルの最下位に表示されます。

表示されたコメントを活用するためのヒントをご紹介します。

  1. パネル上部の [すべて] または [シート] をクリックすると、さまざまなコメントが表示されます。 [シート] をクリックすると、シート全体に適用されたコメントのみが表示されます。
  2. 行レベルのコメントの付いた行へ移動するには、コメントを記入したユーザー名の隣に表示された行番号をクリックします。
  3. 各コメントには、表示した時刻基づいた相対的なタイムスタンプ (2 分前) が含まれます。 コメントが投稿された正確な時刻 (2021 年 4 月 6 日午後 3 時 17 分) を表示するには、相対的なタイムスタンプにカーソルを合わせます。

行 (グリッド ビュー) またはカード (カード ビュー) に対する新しいコメントを作成する

特定の行に対するコメントを作成するには、行の「コメント」列の [コメントを追加] をクリックします。

カード ビューで特定のカードに対するコメントを作成するには、カードを右クリックして [コメント] をクリックします。

注: コメントに改行を追加するには、Shift + Enter キーを押します (Mac の場合は Shift + Return)。

シート全体に適用される新しいコメントを作成する

シートのコメント機能を使って、特定の行に対してではなく、シート全体に対する会話をすることができます。

  1. 右パネルの [会話] アイコンをクリックして、[会話] パネルを開きます。
  2. パネル下部の[コメントを追加] ボックスにコメントを入力します。
  3. [コメントの投稿] をクリックします (または Enter キーか Return キーを押します)。

既存のコメントに返信する

[返信] をクリックし、返信内容を入力して [コメントの投稿] アイコンをクリックします (または Enter キーか Return キーを押します)。

誰かがあなたのコメントに返信すると、自動的に通知されます。 新しいユーザーがそのスレッドに参加するたびに、そのユーザーにも返信が追加されたときに通知されます。

コメントでユーザーがメンションされると、ユーザーは自動的にスレッドに登録されます。 まだ参加していなくても、会話への返信が通知されるようになります。 さらに、メニューから [フォロー] を選択して、スレッドをフォローすることもできます。

コメントまたはスレッドを編集、印刷、削除する、または電子メールで送信する

コメントの右にある [その他のオプション] アイコン [その他のオプション] アイコン をクリックすると、その他のアクションが表示されます。

そのコメントまたはコメント スレッドを電子メールで送信、印刷、編集、または削除するためのコマンドを選択します (注: コメントを編集または削除するには、適切なアクセス権限が必要です)。


添付ファイル/リンクを使ってコメントの内容を補足する

添付ファイル/リンクを活用して、コメントの内容を補足することができます。 添付をするには、コメント追加ボックスの下にある [添付ファイル/リンク] アイコンをクリックします。

コメントから添付ファイルを削除するには:

  1. 添付ファイル/リンクを含むコメントで、コメントの右にあるメニュー アイコンをクリックし、[コメントの編集] を選択します。
  2. 添付ファイル/リンクにマウスオーバーし、[削除] をクリックしてファイルを削除します。
  3. [保存] をクリックして変更を保存します。

@ マークを付けてユーザーをコメントにタグ付けする

@ を入力して ユーザーをコメントにタグ付けします。 タグ付けされたユーザーにはコメントへのリンクが記載された通知が送信され、ユーザーはすばやく内容を確認して返信できます。

@メンション機能を使う際には、以下の点に注意してください。

  1. コメントでタグ付けされた受信者は、Smartsheet で返信するか、電子メールで直接返信するという 2 つの方法で返信できます。
  2. 受信者の権限が閲覧者権限の場合、コメントを追加するオプションはありません。 代わりに、シートを閲覧するための招待を受け取ります。
  3. 自分がシートの所有者または管理者であるか、あるいは編集者 (共有可) 権限付きでシートを共有されていて、シートを共有されていないユーザーに @メンション機能を使って通知をする場合には、シートを共有するよう求められます。これにより、相手は [Smartsheet で返信] を選択してコメントにアクセスできるようになります。 (詳細は、共有権限レベルに関する記事をご覧ください。)
  4. 各ユーザーの通知設定により、通知の受信方法が異なります。 通知設定の詳細情報は、Smartsheet からの通知の受信方法の設定に関する記事をご覧ください。
  5. 詳細については、「@ 記号で誰かをタグ付けする」を参照してください。


ワークスペースのコメント機能を使用する

シートをワークスペースに保存している場合、ワークスペース内のすべてのシートに対してコメントを作成することができます。 ワークスペースのコメントを作成するには、ワークスペース画面を開き、右上の [コメント] アイコンをクリックします。

ワークスペースのコメントが別のウィンドウで開きます (ワークスペースには [会話] パネルはありません)。 ここでは、ワークスペースに関するコメントのみが表示されます。

ワークスペース内の特定のシートのコメントを確認するには、該当するシートを開く必要があります。


モバイル デバイスからコメント機能を使用する

モバイル アプリのコメント機能に関する詳細は、以下をご覧ください。

  1. iOS 用 Smartsheet アプリの使用
  2. Android 用 Smartsheet アプリの使用

トップへ

Smartsheet の条件付き書式設定機能

条件付き書式を使用すると、シートにルールを作成できます。これにより、特定の条件が満たされると、個々のセルまたは行全体の書式設定が更新されます。 たとえば、タスクの期限が過ぎている場合は、テキストを赤い太字にして、すぐに気付くようにすることができます。

条件付き書式を使用して、シート内の重要な情報を自動的に強調表示し、読みやすくすることで、シートをチーム全体にとってより価値のあるものにできます。

以下のステップ バイ ステップの手順に従って、条件付き書式ルールを作成します。

条件付き書式ルールを使用して書式設定を自動的に適用する

条件付き書式ルールを定義すると、特別な書式設定が行またはセルの値に基づいて自動的に適用されるようになります。

条件付き書式機能はセルの値を変更しません。 条件に基づいてセルの値を自動的に変更するには、数式を使用します。 数式の作成に関する詳細は、「Smartsheet での数式の作成と編集」をご覧ください。


条件付き書式ルールの定義

  1. ツールバーの [条件付き書式] をクリックして、[条件付き書式] ウィンドウを表示します。
  2. [新しいルールの追加] をクリックして、新しい空白の条件付き書式ルールを作成します。

ルールの条件を設定する

  1. [条件の設定] をクリックし、[条件の設定] ウィンドウを表示します。
  2. 設定した条件により、書式設定のトリガーが決定します。たとえば、ジョーに割り当てられたすべての行に背景色を適用する場合、左パネルの [割り当て先] 列を選択し、右パネルで [ジョー] を条件に設定します。

    注:

    1. 使用できる条件は列タイプにより異なります。 たとえば、列タイプが [チェックボックス] の場合、ボックスがオンになっているかどうかを基準にして書式ルールを適用できます。 また、列タイプが [日付] の場合、たとえば「過去」や「今後 [x] 日以内」に設定されているものに書式ルールを適用できます。
    2. Smartsheet は、パーセントに書式設定された列 (例: % 完了列) の数値を 0 から 1 までの値として認識します。 正しい比較をするためには、 整数ではなく、小数 (例: 25% なら 0.25、50% なら0.5) を使用してください。
  3. ルールをさらにカスタマイズするには (例: コメント列に値「至急」が含まれていることを指定する場合)、[カスタム条件を定義] をクリックします。
  4. 条件から外れた行に書式設定を表示するには、[条件に一致しない場合に書式設定を適用する] のチェックボックスをオンにします。
  5. 上記の例では、チェックボックスをオンにすると「割り当て先」が「ジョー」でない行に書式を適用します。

  6. 条件設定が終了したら、[OK] をクリックします。

ルールの書式を設定する

  1. [条件付き書式] ウィンドウで、[この書式] をクリックして、条件が合った場合に適用する書式を選択します。
  2. 書式設定オプションがウィンドウ内に表示されます。

    既定では、書式設定は [行全体] に適用されます。 必要に応じて、[行全体] をクリックして、行の特定の列のみに書式設定を適用するように設定します。 複数の列に書式を適用するようにルールを設定すると、 ルールの説明に省略記号 (...) が表示されます。

    注: 複数のルールで条件と書式設定が同じ場合、1 つのルールに統合されます。

  3. [OK] をクリックし、[条件付き書式] ウィンドウを閉じます。

書式設定オプション

使用するオプション 使用目的
フォントとフォント サイズ フォントの種類 (Arial、Tahoma、Times、Verdana、または自動) とサイズを設定します。
B、I、US フォントに 太字 、斜体、下線、および/または取り消し線を適用します。
(背景色) セルに背景色を適用します。
(フォントの色) フォントに色を適用します。
タスク バーの色

条件に合う行の、カード ビューのカードの縁、またはガント ビューのガント バーやカレンダー ビューのカレンダー バーに色を適用します。 [行全体] にルールを適用した場合にのみ、カード、ガント バー、またはカレンダー バーに色が適用されます。

セルまたは行の背景色を変えたい場合は、[背景色]ボタンをクリックします。


条件の追加、ルールの複製、または並べ替え

条件の追加

  1. ツールバーの [条件付き書式]をクリックして、[条件付き書式] ウィンドウを表示します。
  2. [条件付き書式] ウィンドウでルールの左側にあるドロップダウン矢印 をクリックすると、その他のオプションを表示できます。
  3. ルールにさらに条件を追加するには、[条件の追加 (AND)] を選択します。
  4. すると、このルールに空の条件がもう 1 つ追加され (複数の条件は AND 演算子で結ばれる)、複数の条件を満たすと書式設定が適用されるようになります。

たとえば、上記の手順を使用して、次の 2 つの条件を含むルールを作成できます。

「割り当て先」が「ジョー」ステータスが「進行中」 の場合、この書式設定行全体に適用する。

このルールは現在「ステータス」が「進行中」の「割り当て先」が「ジョー」のタスクすべてに設定されます。 ルールの右側に、書式設定プレビュー表示用のボックスが 2 つ現れることがあります。 左側のボックスでは、灰色、斜体、取り消し線が適用されたテキストをプレビュー表示できます。 右側のボックスでは、ガント/カレンダー バーの色をプレビュー表示できます (例: 条件を満たす行のガント/カレンダー バーに青色を適用する)。

ルールの複製

既存の複雑なルールを、似たような新しいルールにレプリケートする場合は、複製機能を使うと便利です。ルールを複製するには、ルールの左側にあるドロップダウン矢印 をクリックし、[ルールの複製] を選択します。

ルールの並べ替え

ルールを実行する順番を決めるには、ルールを並べ替えることができます。 ルールを並べ替えるには、ルールをクリックしてリスト内で上下にドラッグします。

ルールは上にあるものから順に適用されます。 ルールが競合した場合は、リストで上にあるルールが優先されます。 たとえば、1 番目の書式ルールが「ステータス」「リスクあり」のときは行を赤色で表示する、2 番目の書式ルールが「割り当て先」「ジョー」のときは行を緑色で表示する、という設定の場合、「ステータス」が「リスクあり」でなおかつ「割り当て先」「ジョー」の時、1 番目の書式ルールが優先され、行は赤色で表示されます。 ルールは排他的なものではなく、追加的なものです。そのため、あるルールにより文字列が赤になり、別のルールによりセルの背景が赤になる場合でも、どちらのルールも適用されます。


条件付き書式ルールの削除または無効化

  1. ツールバーの [条件付き書式]をクリックします。既存のルールすべてが記載された [条件付き書式] ウィンドウが表示されます。
  2. 以下のいずれかを選択します:
    1. 条件付き書式ルールを一時的にオフにするには (後で使用する可能性がある場合など)、ルールの左のドロップダウン矢印 をクリックして [ルールの無効化] を選択します。 (無効にしたルールは、[ルールの有効化] を選択すると再度有効にできます)
    2. ルールを完全に削除するには、ルールの左側にあるドロップダウン矢印をクリックし、[ルールの削除] を選択します。

トップへ

基本的な数式

数式と関数を使用すると、1 つのシート内で、または複数のシートにわたって計算とルックアップ (参照) を実行できます。数式を使用すると、記号やドロップダウン フィールドを自動化することもできます。

手動で入力した値とセル参照の両方を使用して、数式を作成できます。 指定したフィールドに数式を追加したり、列全体に均一な計算を適用したりできます。 シート サマリーで数式を作成して、グリッドのスペースを節約することもできます。

数式には、SUM、AVG、IF などの関数を含めることができます CHILDREN のような階層関数など、Smartsheet 専用の独自の関数もいくつかあります。 利用可能なすべての関数については、関数リストを確認してください。

Smartsheet で数式を作成および編集するための構文について詳細をご確認ください。

Smartsheet での数式の作成と編集

数式を使用して数値を計算したり、シートの要素を自動化したりできます。 たとえば、ある範囲の経費を合計したり、フィールドに特定の値が入力されたときにチェックボックスをオンにしたりするための数式を作成できます。


数式を作成する

次のフィールド タイプの数式を作成できます。

  1. 依存関係やリソース管理に使用されていないフィールド。 詳細については、「依存関係の有効化および先行タスクの使用」を参照してください。
  2. 文字列/数値 (依存関係またはリソース管理で使用されていない場合)
  3. 連絡先リストのフィールド (リソース管理で使用されていない場合)
  4. 日付 (依存関係またはリソース管理で使用されていない場合)
  5. ドロップダウン リスト
  6. チェックボックス
  7. 記号
  8. % 割り当て

フィールドに数式を入力するには:

  1. 目的のフィールドを選択します。
  2. フィールドに等号を入力してから、計算式を入力します。
  3. 数式を入力したら、Enter キーを押します。
  4. 結果は、数式を含むフィールドに表示されます。

    連絡先リストのフィールドに数式を入力することができます。 たとえば、VLOOKUP 式を使用して、ユーザーをタスクに自動的に割り当てます。 リソース管理に使用されている連絡先リスト フィールドでは、数式を使用できないことに注意してください。

関数

数式には、SUM、AVG、IF などの関数を含めることができます。 関数は、シート内のデータを使用して計算を実行したり、シート内のデータを操作したりします。 Smartsheet で使用可能な関数の完全なリストについては、「Smartsheet 関数リスト」を参照してください。

数式演算子

Smartsheet の数式では、次の演算子を使用できます。

記号 説明
+ 追加
- 減算
* 乗算
/ 除算
^ 指数
< より小さい
> より大きい
>= より大きいか等しい
<= より小さいか等しい
= 等しい
<> 等しくない

既存の数式を編集する

既存の数式を編集するには:

  1. 数式を含むフィールドをダブルクリックし、開いて編集します。
  2. 目的の数式を変更し、Enter キーを押します。
  3. 数式の編集を中止したい場合は、Esc キーを押して編集モードを終了すると、編集前の数式に戻ります。

 

数式を簡単に作成するためのヒント

列の数式を使用する

数式を列全体に一貫して均一に適用する必要がある場合は、列の数式の使用が最適です。 セルに数式を作成し、それをすばやく変換して、列のすべてのセルに適用します。 新しい行がどのようにシートに挿入されるかにかかわらず、列の数式は自動的に適用されます。 詳細は、「列の数式を使用してすべての行に数式を設定する」を参照してください。

Sum ツールを使用する

使用する関数がわからない場合は、ツールバーの [Sum] ボタンの右側にある下向き矢印をクリックして、関数を選択できます。

[Sum] ボタンは、シートで選択したフィールドと、選択したフィールドとの階層関係に基づいて数式を提供します。 たとえば、親行のフィールドを選択し、[Sum] アイコンをクリックすると、フィールドに =SUM(CHILDREN()) の数式が生成されます。

数式を作成した後は、選択したフィールドをダブルクリックするか、F2 キー (Mac の場合は fn + F2) を押すことで、いつでも変更できます。

パーセンテージを使用する

Smartsheet は、パーセンテージを 0 と 1 の間の値として扱います。 パーセント用にフォーマットされた列に数式を作成する場合 (ツールバーの、[パーセント形式] ボタンを使用)、小数値を使用します。

例...

=0.5 + 0.4

...と入力すると、パーセントに書式設定された列に 90% と表示され...

=5 + 4

...と入力すると、パーセントに書式設定された列に 900% と表示されます。

ドラッグフィルまたはオートフィルで数式をコピーする

各フィールドに数式を手動で入力することなく、複数のフィールドで数式を使用したい場合は、次の方法を使用して数式をシートの他の領域にすばやくコピーできます。

  1. ドラッグフィル - 選択したフィールドの右下からドラッグして、シート内の隣接するフィールドに数式をコピーできます。 コピーすると、数式はそれぞれのフィールド参照を自動的に変更します。
  2. オートフィル - Smartsheet で、垂直方向に隣接する新しいフィールドに数式を自動的にコピーさせることができます。 オートフィルを実行すると、新しい数式はそれぞれのフィールド参照を自動的に変更します。
 

この機能についての詳細は、ヘルプ記事「ドラッグフィル」と「数式のオートフィルと形式」をご覧ください。


数式の使用が制限されている領域

  1. 次のフィールドに数式を含めることはできません。
  2. リソース管理で使用されている連絡先リストのフィールド
  3. システム フィールド (例: 更新者)
  4. 既定の列 (添付ファイル/リンク、コメント、行アクション インジケーター)
  5. 依存関係とリソース管理に使用される次のフィールド
  6.  
    1. 開始日
    2. 終了日
    3. 期間
    4. 先行タスク
    5. % 完了
     
  

次の機能では数式を作成できません。

  1. フォーム
  2. 更新リクエスト (数式の結果は引き続き更新リクエストで表示できますが、スタンドアロンの数式を含めることはできません。)
  3. レポート (数式の結果は引き続きレポートで表示できますが、スタンドアロンの数式を含めることはできません。)
  4. ダッシュボード (数式の結果はダッシュボードで表示できますが、ダッシュボードにスタンドアロンの数式を含めることはできません。)

Smartsheet の次の機能から数式を編集することはできません:

  1. フォーム
  2. 更新リクエスト (数式の結果は引き続き更新リクエストで表示できますが、数式を編集することはできません。)
  3. レポート (数式の結果は引き続きレポートで表示できますが、数式を編集することはできません。)
  4. ダッシュボード (数式の結果は引き続きダッシュボードで表示できますが、数式を編集することはできません。)

トップへ

共有

共有は Smartsheet の中心機能です。この機能により社内外の関係者は、適切なユーザーが更新した最新情報を適切なタイミングで確認できます。シート全体または一部のみを共有したり、ユーザーごとに管理権限レベルを設定して、共有ユーザーの使用機能を管理したりすることが可能です。

ステップバイステップの手順に従って、シートを共有します。

シート、レポート、およびダッシュボードの共有

Smartsheet のアイテム (シート、レポート、またはダッシュボード) を共有したり、チーム メンバーからの共有リクエストを許可したりすることで、ほかのメンバーとの共同作業が可能になります。

適切な共有方法は、共有するアイテムの数や共有する人数によって異なります。

  1. 少数のメンバーにアイテムを 1 つずつ共有する場合は、この記事の共有の手順を参照してください (ワークスペース内のアイテムの有については、本記事の「ワークスペース内のアイテムの共有」セクションをご覧ください)。
  2. ユーザーのグループにアイテムを 1 つ以上共有する場合は、ワークスペースを利用します。 この共有方法の詳細は、「ワークスペースの作成と削除」および「ワークスペースの共有」をご覧ください。

アイテムを共有した後のベストプラクティスは、こちらをご覧ください: 共有によって可能になることについては「複数の共同作業者との作業」をご覧ください。


権限レベルと共有の概要

共有されたユーザーがアイテムにアクセスするには、Smartsheet にログインする必要があります。 ユーザーのアクセス レベルをコントロールするには、そのユーザーの共有権限レベルを、「閲覧者」、「コメント者」、「編集者」、または「管理者」に設定します。 アイテムの共有の解除や共同作業者の権限レベルの変更はいつでも行うことができます。Smartsheet の共有権限に関する詳細については、「共有権限レベル」をご覧ください。

レポートの共有: 元のシートの共有も必要

自分のレポートと、同じレポートが共有された別のユーザーのレポートの内容が異なる場合、つまり情報が抜けている、または空欄があるといった場合は、そのユーザーに元のシートをすべて共有していない可能性があります。

セキュリティ上の理由により、レポートでは、自分が共有されていないシートの情報を閲覧することはできません。 たとえば、3 つのシートに基づいてレポートを作成し、そのうちの 1 つのシートにしか共有権限を持たないユーザーにこのレポートを共有したとします。 このユーザーがレポートを開くと、共有されているシートから抽出された行のみが表示されます。 いずれのシートも共有されていない場合、レポートは空白になります。

  1. レポートの参照元となっているシートにアクセスできないユーザーにそのレポートを共有したい場合は、そのレポートを公開し、そのページへのリンクを共有します。 公開についての詳細は、「シート、レポート、またはダッシュボードの公開」をご覧ください。
  2. レポートをウィジェットとしてダッシュボードに挿入することもできます。 レポート ウィジェットに関する詳細は、「Smartsheet ダッシュボードで使用できるウィジェットのタイプ」をご覧ください。

システム管理者とグループ管理者の共有管理

システム管理者は、アカウント内のライセンス ユーザーが所有するアイテムの共有からユーザーを削除することが可能です。 詳細については、「すべてのシートの共有から共同作業者を削除」を参照してください。

グループ管理者は、グループからメンバーを削除して、そのグループに共有されているすべてのアイテムを該当するメンバーが使用できないようにすることも可能です。 詳細は、Smartsheet 連絡先グループの管理と使用に関する記事をご覧ください。


Smartsheet アイテムの共有

「所有者」、「管理者」、および「編集者 (共有可)」権限レベルを持つユーザーは、Smartsheet のアイテムを共有できます。

アイテムがワークスペース内にある場合、アイテムごとに、またはワークスペース全体を共有できます。 詳細については、本記事の「ワークスペース内のアイテムの共有」セクションを参照してください。

  1. アイテムの右上にある [共有] をクリックします。 [共有] ボタンが表示されない場合は、画面右上のドロップダウン矢印をクリックします。
  2. [共有] ウィンドウが開きます。
  3. そのアイテムがまだ共有されていない場合、[招待の詳細] が表示されます。 [招待の詳細] を使用して、招待メールを有効化または無効化し、カスタム メッセージの下書きを作成します。

    共有されているユーザーがいる場合は、その共同作業者の一覧が自動的に表示されます。 ([招待の詳細] が表示されていない場合は、クリックして表示できます)

    ヒント: シートを共有された共同作業者は安全なシート リンクからシートを直接開くことができます。また、リンクをブックマーク登録しておくと、アイテムに簡単にアクセスできるようになります。 リンクをクリックすると、シートにアクセスするため (まだログインしていない場合) Smartsheet へのログインを求められます。

  4. 画面上部の [共同作業者の招待] ボックスに、アイテムを共有したい人やグループのメール アドレスを入力します。 複数のメール アドレスを入力する場合は、コンマまたはセミコロンで区切ってください。
  5. 権限レベルを選択します。共有権限レベルごとに実行できる機能の詳細については、「共有権限レベル」をご覧ください。
  6. [共有] をクリックします。

[ユーザーに通知] チェックボックスがオンになっている場合は、アイテムがその共同作業者に共有されるとともに、共有通知メールがその共同作業者に送信されます。 [共有] ウィンドウが更新され、その共同作業者が共有先に追加されたことを確認できます。

共同作業者が間違いなく同じビューにて、また同じフィルター適用にてアイテムを閲覧するようにするには、お使いのブラウザーのアドレス バーに表示されている URL を送信します (ビューに関する詳細情報はこちら)。

その他の共有オプション

Smartsheet アイテムを直接共有することなく、共同作業を実施したり、データを共有したりしたい場合は、以下のオプションのいずれかを実行します。

  1. 公開: Smartsheet アカウントを持たないユーザーに Smartsheet アイテムを共有したい場合は、そのユーザーに公開用リンクを送信します。 公開される Smartsheet アイテムは動的なため、データは常に最新の状態で表示されます。 公開に関する詳細は、「シート、レポート、またはダッシュボードの公開」をご覧ください。
  2. 添付ファイルとして送信: データが更新されない Excel や PDF ファイルとしてSmartsheet アイテムを共有したい場合は、「添付ファイルとして送信」機能を使用して添付ファイルとして先方に送ります。 また、特定の行データだけを電子メールで送信することも可能です。これは、大きなシートの中の特定のタスクや一部の行についての情報だけがそのユーザーに必要な場合に便利です。 詳しくは、「シートの情報を電子メールで共有」をご覧ください。
  3. フォームを使用: 人々から情報を収集する場合は、フォームを使用します。 フォームを使用することで、人々にシートを直接共有することなく、それぞれのフォームの入力内容に基づいて、その内容を新しい行としてシートに追加することができます。 詳しくは、「フォームを使用して情報を収集する」をご覧ください。
  4. 自動化されたワークフローを使用: シートの変更を自動的に通知するための特定のデータの共有、期日のリマインダーの送信、または更新や承認の自動リクエストの送信をするには、自動化されたワークフローを使用します。 自動化されたワークフローの詳細は、「自動化されたワークフローで時間の節約と作業の高速化を実現」をご覧ください。

ワークスペース内のアイテムの共有

ワークスペース内にシート、レポート、またはダッシュボードがある場合、ワークスペースへのアクセス権を持つメンバー全員がそのアイテムにアクセスできます。 またワークスペース内にアイテムがある場合でも、該当のアイテムをアイテム レベルで共有することにより、ワークスペースへのアクセス権を持たないメンバーにもアイテムを共有することができます。

アイテムを共有するには、そのアイテムに対して所有者、管理者、または編集者 (共有可) 権限レベルが付与されている必要があります。 同様にワークスペースを共有する場合も、実行には所有者、管理者、または編集者 (共有可) の権限レベルが必要です。

注: 所有者と管理者のみが、ダッシュボードを共有できます。

以下に、ワークスペース内にあるアイテムへのアクセスをほかのユーザーに許可する方法を紹介します。

  1. 共有するアイテムが配置されているワークスペースを参照します。
  2. アイテムの右上にある [共有] をクリックします。
  3. [共同作業者の招待] ボックスをクリックし、連絡先を入力または選択します。 ウィンドウ下部に、「この "シート/レポート/ダッシュボード" はワークスペース内にあります」というメッセージが表示されます。 ワークスペースへのアクセス権がある場合は、ワークスペースの名前も表示されます。
  4. アイテムのみを共有するには、[共有] をクリックします。 ワークスペースを共有するには、[ワークスペースの共有] をクリックします。

アイテムやワークスペースが共有されると、[共有] ウィンドウの [共同作業者] セクションには、権限レベルの隣に 「ワークスペース経由でシート/レポート/ダッシュボードを共有」アイコンや「シート/レポート/ダッシュボードのみ共有」アイコンが表示されます。 これらのアイコンにより、各共同作業者にどのようにアイテムが共有されているかがわかります。


既定の共有ビューの適用

シートの所有者または管理者レベルの共有権限を持つユーザーは、既定のビューおよびフィルターを適用して、シートを共有されているユーザーの画面に意図するシートを表示させることができます。 たとえば、既定のビューを適用して、新しい共同作業者がシートを開くと、フィルター適用済みのカード ビューが直接開き、優先度の高いタスクのみが表示されるように設定できます。

フィルターを作成し保存してから、既定のフィルターを設定します。フィルター作成に関する詳細情報は、「フィルターを使用してデータの表示/非表示を切り替える」をご覧ください。

シートに既定のビューを設定する方法

  1. アイテムの右上にある [共有] をクリックします。
  2. [共同作業者] を選択して現在シートを共有されている Smartsheet ユーザーの一覧を表示します。
  3. [既定のビュー] の右の [編集] を選択します。 [既定のビュー] ウィンドウが表示されます。
  4. [ビュー] を、[グリッド ビュー]、[カード ビュー]、[ガント ビュー]、または [カレンダー ビュー] から選択します。 既定のフィルターおよび特定の [カード ビュー] のレーンを選択することもできます。
  5. 注: 共有フィルターを作成し保存してから、既定のフィルターを設定します。フィルター作成に関する詳細情報は、「フィルターを使用してデータの表示/非表示を切り替える」をご覧ください。

  6. 保存をクリックします。

共同作業者が間違いなく同じビューにて、また同じフィルター適用にてアイテムを閲覧するようにするには、お使いのブラウザーのアドレス バーに表示されている URL を送信します。 (ビューに関する詳細情報はこちら)。 注: 既定のビュー設定はモバイル アプリには適用されません。 アプリからシートにアクセスするユーザーは、規定ではグリッド ビューになります。


共同作業者の削除または権限レベルの変更

アイテム所有者と、アイテムへの管理者権限を持つ共同作業者は、ほかのユーザーを共有から外したり、その権限レベルを変更したりすることができます。 編集者でもアイテムの共有を行うことができますが、そのためには編集者にアイテムを共有するときにアイテムの共有権限を付与する必要があります。

  1. アイテムの右上にある [共有] をクリックします。
  2. [共有] ボタンが表示されない場合は、画面右上のドロップダウン矢印をクリックします。

  3. [共有] ウィンドウで、削除または変更したいユーザー名の上にマウスオーバーしてその行を強調表示し、以下のどちらかを実行します:
    1. 権限の変更: ドロップダウン リストから新しい権限レベルを選択します。 ほかの共同作業者に自分のレベルよりも上の権限レベルを設定することはできません (例: 編集者は別の編集者を管理者に設定することはできません)。
    2. 共有から削除: 権限レベルの行の右端にある [X] をクリックします。
    3. これで、そのユーザーは対象のアイテムにアクセスできなくなります。 このときにそのユーザーが該当するアイテムを開いていた場合、そのアイテムを保存または更新しようとした時点でエラー メッセージが表示されます。

      注: 共同作業者の権限レベルの隣に「ワークスペース経由で共有」アイコンが表示されている場合、その共同作業者がワークスペース経由でアイテムにアクセスできることを意味します。[X] をクリックすると、その共同者業者のワークスペースへのアクセス権が削除されます。 ワークスペースの共有については、「ワークスペースの共有」をご覧ください。

      [共同作業者] セクションでは、権限レベルの隣に [ワークスペース経由で共有] アイコンや [X のみ共有] アイコンが表示されます。 これらのアイコンにより、各共同作業者にどのようにシートが共有されているかがわかります。


所有者にアクセスをリクエスト

アイテムを開こうとすると、共有されていないためにそのアイテムを開けないことを通知する次のメッセージが表示されることがあります: 「アイテムは現在使用できません。アイテムが削除されたか、またはアイテムから権限が削除された可能性があります。」

以下は、このメッセージが表示される一般的な理由です。

  1. アイテムへのリンクは転送されていても、アイテムの共有先としてメール アドレスが追加されていない
  2. アイテムの共有先として追加されていないメール アドレスを使用して Smartsheet にログインしている
  3. アイテムの所有者または別の共同作業者により共有権限が削除された
  4. アイテムが削除されている

自分のメール アドレスに共有されていないシート、レポート、ダッシュボード、またはワークスペースにアクセスする必要がある場合は、[所有者にアクセスをリクエスト] をクリックします。 これにより、所有者がクリックできる共有権限レベルを選択できるリンクが記載された電子メールが所有者に送信されます。 アイテムまたはワークスペースの所有者がこのプロセスを完了すると、アイテムにアクセスできるようになります。

トップへ

連絡先

Smartsheet の連絡先リストを使用すると、タスクを割り当てたり、クライアントや同僚、ベンダーとシートを共有したりすることも簡単にできます。Smartsheet には、システム管理者が管理するアカウント リストと、 マイ Smartsheet 連絡先と呼ばれる個人の連絡先リストの 2 種類の連絡先リストがあります。 個人のマイ Smartsheet 連絡先リストを使用すると、組織外の共同作業者を含むすべての人と作業を共有できます。

ステップ バイ ステップの手順に従って、マイ Smartsheet 連絡先リストに連絡先を追加します。

マイ Smartsheet 連絡先リストで連絡先を管理

Smartsheet 内の連絡先を使用すると、共同作業をより迅速に進めることができます。 たとえば、電子メールの送信時、シートの共有時、Smartsheet のタスクの割り当て時に連絡先を使用します。

連絡先を管理する 1 つの方法は、マイ Smartsheet 連絡先リストを利用することです。 マイ Smartsheet 連絡先リストに連絡先を表示するには、リストをクリックし、[アカウント] (右上のプロファイル アイコン) > [マイ Smartsheet 連絡先] の順にクリックします。

あなたの Smartsheet 連絡先を閲覧できるユーザー

あなたのマイ Smartsheet 連絡先リストは非公開のため、閲覧できるのはあなただけです。 しかし、連絡先に登録されているユーザーにタスクを割り当てたり、シートを共有したりする場合、そのユーザーのメール アドレスは該当するシートにアクセスするその他のユーザーに表示されます。

はじめる前に: CSV ファイルを編集する

連絡先の登録数に上限はありません。 ただし、 一度にインポートできる連絡先の件数は 1,000 件までです。

Outlook、Hotmail、AOL から連絡先をインポートする場合は、まず、連絡先を CSV ファイルにエクスポートする必要があります。.CSV ファイルの列には、それぞれ 名、姓、そして、メール アドレスと名前を付けてください。 誤字がないようにしてください。誤字があると正しくインポートされません。

CSV ファイルの編集例をご紹介します。

名前 メールアドレス
Sally Smart sally.smart@smartsheet.com
Ian Intelligent ian.intelligent@smartsheet.com
Dave Diligent dave.diligent@smartsheet.com

マイ Smartsheet 連絡先に連絡先を追加する

連絡先の一括インポート

  1. [アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] の順にクリックします。
  2. [マイ Smartsheet 連絡先] フォームが表示されます。

  3. [連絡先のインポート] をクリックし、次に Gmail、CSV (Outlook、Yahoo 他)、または、vcf (vCard ファイル) を選択します。
  4. インポートする連絡先の種類に適した手順を実行します。

    Gmail

    Smartsheet にインポートする連絡先を選択し、[インポート] をクリックします。

    電子メールのユーザー名とパスワードを入力するよう指示される場合があります。 これらの情報を入力し、[サインイン] をクリックします。

    注: 電子メールのユーザー名またはパスワードが Smartsheet に保存されることはありません。それらの資格情報は電子メールのアドレス帳へのアクセスにのみ使用されます。

    CSV (Outlook や Yahoo など)

    CSV ファイルを選択し、[続行] をクリックします。. Smartsheet にインポートする連絡先を選択し、[インポート] をクリックします。

    vcf (vCard ファイル)

    vCard ファイルを選択し、[続行] をクリックして、次に [インポート] をクリックします。

連絡先がマイ Smartsheet 連絡先リストに追加されます。

連絡先を個別に追加

  1. [アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] の順にクリックします。
  2. マイ Smartsheet 連絡先フォームで、[追加] をクリックして [連絡先ウィンドウ] を表示します。
  3. 連絡先の名前とメール アドレスを入力し、[OK] をクリックします。

新しい連絡先が連絡先リストに追加されます。

Smartsheet アイテムの共有時に個々の連絡先を追加する

メール アドレスを入力して Smartsheet のアイテムを共有すると、メール アドレスがマイ Smartsheet 連絡先リストに自動的に追加される場合があります。 名前をアドレスに関連付けるには、この記事の手順を実行して連絡先を編集してください。

-または-

[共同作業者の招待] の隣の共同作業者アイコンをクリックして現在の Smartsheet 連絡先リストを表示することも可能です。 ウィンドウ左下の [新規追加] をクリックして連絡先をリストに追加します。


連絡先の編集または削除

  1. [アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] の順にクリックします。
  2. [マイ Smartsheet 連絡先] フォームが表示されます。

  3. 編集または削除する連絡先を右クリックし、[連絡先の編集] または [連絡先の削除] を選択します。

注: 連絡先リストから連絡先を削除/編集しても、共有されたシートのメール アドレスが削除/更新されることはなく、またタスクの割り当てが更新されることもありません。 共有シートから共同作業者を削除する方法については、「シートを共有する」をご覧ください。 タスクを再度割り当てるには、「検索/置換」をご覧ください。


マイ Smartsheet 連絡先リストから連絡先をエクスポートする

  1. [アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] の順にクリックします。
  2. [マイ Smartsheet 連絡先] フォームが表示されます。

  3. [連絡先のエクスポート] > [CSV] の順にクリックします。

マイ Smartsheet 連絡先リストからの連絡先は、コンピューターにダウンロードしたファイルの保存先に CSV ファイルとしてエクスポートされます。


連絡先を使用する際のヒントとベスト プラクティス

連絡先を使って作業する際には、以下の点に注意してください。

  1. 連絡先リスト列をクリックしても、すべての連絡先が表示されない場合があります。 表示されるのは以下の通りです。 (1) シートで既に使用されている連絡先、および (2) シートの共有先になっている共同作業者の名前
  2. Smartsheet 連絡先リスト全体から連絡先を使用する場合、連絡先リストの列のセルに連絡先名を入力し始めると関連結果が自動解決で表示されます。 現時点では、ほかのシートの連絡先リストの内容を使用する方法はありません。
  3. 連絡先リスト列でタスクの割り当てを行うと、連絡先として選択した名前が表示されます。 しかし、[共有] リストのようなほかのエリアでは、該当ユーザーの Smartsheet アカウント名が表示されます。 ([個人用の設定] から Smartsheet アカウントで使用している名前を変更することができます。手順は、 [アカウント] > [個人用の設定] の順にクリックします。)
  4. 複数のユーザーがいるプランのグループ管理者は、グループ内の連絡先の管理を行って複数の人への情報共有や送信が簡単にできます。 詳細は、「グループの管理」をご覧ください。
  5. 一度にインポートできる連絡先の件数は 1,000 件までです。

トップへ

グループ

Smartsheet のグループを作成すると、簡単に素早くシートとワークスペースへのアクセス権を制御できます。新しい従業員とチーム メンバーをグループに追加して、Smartsheet をすぐに使えるようにしたり、組織を離れる人がいる場合は今後アクセスできないようにグループから外したりします。

ステップバイステップの手順に従って、Smartsheet のグループを設定します。

Smartsheet 連絡先グループの管理と使用

グループ管理機能により、グループ管理者は連絡先をグループにまとめて、ビジネス プランまたはエンタープライズ プランを使用しているユーザーが、グループ内のすべてのユーザーと情報を素早く共有し、送信できるようにすることが可能です。

グループの作成や管理を行うには、ビジネス プランまたはエンタープライズ プランのグループ管理者に指定されている必要があります。 グループが設定されると、ビジネス プランまたはエンタープライズ プランに登録されているユーザーは、そのグループに対して情報を共有したり送信したりできるようになります。

必要な権限

グループ管理者の権限を付与されるには、ライセンス ユーザーである必要があります。ユーザーをグループ管理者に指名する方法の詳細については、「ユーザーの管理」をご覧ください。

注: エンタープライズ プランのシステム管理者は、組織のアカウント内のユーザーのみがグループに参加できるように、グループへの追加が可能なユーザーを制限できます。 詳細については、「セキュリティ制御」をご覧ください。


グループの作成

  1. [アカウント] > [アカウント管理] > [グループ管理] をクリック (またはこちらをクリック) します。
  2. 既存のグループすべてが記載されたグループ管理 フォームが表示されます。

  3. [グループの作成] ボタンをクリックすると、[新しいグループ] フォームが表示されます。
  4. グループに名前を付け (例: セールス チーム)、説明を入力します。
  5. [作成] をクリックします。
  6. その時点で存在するすべてのグループ メンバーが一覧表示されたフォームが開きます。 既定では、自分のメール アドレスのみが含まれます。

  7. グループにメンバーを追加するには、[グループに追加] ボタンをクリックします。
  8. Smartsheet 連絡先リストに登録されている名前もしくはメール アドレスを入力していくと、自動解決機能により、ドロップダウンで候補が表示されます。
  9. 追加する連絡先に条件はありません。ビジネス プランまたはエンタープライズ プランのユーザーでなくても、また Smartsheet のユーザーでなくても構いません。

    [グループに追加] フォームが更新され、前のステップで選択した連絡先のリストが表示されます。 [保存] をクリックし、グループへのユーザー追加を完了します。

    ヒント: CSV または XLSX ファイルからグループにメンバーを一括で追加する場合は、ファイルをメモ帳または Excel で開き、リスト全体をコピーして [グループに追加] フォームに貼り付けることができます。 Excel を使用している場合は、すべてのメール アドレスが 1 つの列にリストされていることを確認してください。

  10. グループへの追加が完了したら、[保存] をクリックします。

Smartsheet 連絡先を使った作業については、グループに追加するための新しい連絡先の作成に関する記事をご覧ください。


既存のグループの管理

グループを管理できるのは、そのグループの所有者またはそのアカウントのシステム管理者です。

  1. [アカウント] > [アカウント管理] > [グループ管理] をクリック (またはこちらをクリック) すると、そのグループ管理者が作成したグループの一覧が表示されます。
  2. グループに変更を加えるには、グループ名の左にあるドロップダウン矢印 をクリックします。

利用可能なオプションの説明は次のとおりです。

グループの編集: その時点でグループに所属するメンバーが一覧表示されます。 このオプションを選択すると、次のことができます。

  1. グループにメンバーを追加: [グループに追加] ボタンをクリックし、Smartsheet 連絡先リストからグループに追加したい連絡先を選択します。 そのグループに共有されているすべてのシートにも、それらの連絡先が追加されます。
  2. グループからメンバーを削除: 削除したいメンバーの名前を選択し、[グループから削除] をクリックします。 そのグループに共有されているすべてのシートからも、そのメンバーが削除されます。
  3. グループ名および説明の編集: グループ名の隣の[編集] リンクをクリックします。

システム管理者専用 - グループ シート アクセス レポートのダウンロード (csv): 選択したグループに共有されているシート名が一覧表示されたファイルをダウンロードします。 このファイルには、シートの所有者名、グループのシートに対する権限レベル、およびシートの最終更新日が含まれます。

注: このオプションは、システム管理者のみが使用できます。 Smartsheet のその他のユーザー タイプの詳細は、「ビジネス プランおよびエンタープライズ プランのアカウント レベルのユーザー タイプ」をご覧ください。

グループ所有権の移行: グループ所有権をビジネス アカウントまたはエンタープライズ アカウントの他のグループ管理者に移行します。

グループの削除: グループを一覧から削除します。 これにより、そのグループは、共有中のすべてのシートと、定期的にグループ メンバーに送信されているすべての電子メールの送信先からも削除されます。 この操作は元に戻せないため、慎重に実行してください。


グループを使用して情報を送信または共有する

Smartsheet でグループを設定すると、ビジネス プランまたはエンタープライズ プランのユーザーは、グループ名を使用してそのグループに情報を送信したり、そのグループとアイテムを共有したりできます。

電子メールでグループに情報を送信する

送信機能を使用して、グループ全体に電子メールを送信できます (Smartsheet 情報を電子メールで共有する方法について詳しくは、「シートの情報を電子メールで共有」をご覧ください)。

グループに送信するには、[宛先] ボックスにグループの名前を入力していくと、ドロップダウンで候補が表示されます。

Smartsheet アイテムをグループと共有する

Smartsheet アイテム (シート、レポート、またはダッシュボード) をグループと共有するには:

  1. Smartsheet 画面右上の [共有] ボタンをクリックします。
  2. [シートの共有] フォームの [共同作業者の招待] ボックスにグループ名を入力します (または、[連絡先の選択]をクリックして、連絡先のリストからグループ名を選択します)。
  3. 共有権限レベルの選択が求められます。 権限レベルはそのグループのすべてのメンバーに適用されます。

シートがグループに共有されると、シートを共有されているユーザーのリストにグループ名が含まれるようになります。 (これは、Smartsheet 画面右上の [共有] ボタンをクリックすることでいつでも確認できます。)

グループと共有する際には、以下の点に注意してください。

  1. グループ メンバーとしてシートに共有されている場合、シートの共有から外れるには、グループ全体をそのシートの共有から外す必要があります。
  2. グループと同じ Smartsheet プランのユーザーなら誰でも、グループ名をクリックし、[グループ メンバーの表示] を選択すれば、メンバーのメール アドレスと名前を確認できます。 Smartsheet プランを利用していないユーザーは、外部グループのメンバーでない場合、グループ名のみを表示できます。 注: 組織/団体のメンバーではないユーザーは、シートをグループと共有できなくなり、ここではドロップダウン矢印は表示されません。
  3. グループにシートや行を送信する場合、電子メールは自分には届きませんが、自分以外のグループ メンバー全員に届きます。 電子メールのコピーを受け取るには、ウィンドウの下の [自分を CC に入れる] チェックボックスをオンにします。
  4. 共同作業者が同じシートにグループ メンバーとしても個人としても共有されている場合、高い方の権限レベルがそのアカウントに適用されます。 たとえば、ユーザー A が所属するグループに編集者権限でシートが共有され、同時にユーザー A 自身のメール アドレスに管理者権限で同じシートが共有されている場合、ユーザー A はそのシートに管理者としてアクセスし、グループの残りのメンバーは編集者レベルの権限のみが付与されます。
  5. グループ全体と共有したくない場合は、グループ名の横にあるドロップダウン矢印をクリックして、[展開] をクリックします。 これを行うと、グループ名がグループのメンバーのメール アドレスに置き換えられます。 必要に応じて個人を削除できます。 これを行うと、シートはグループではなく個人と共有されます。 したがって、グループとの間でユーザーの追加や削除を行っても、そのシートの共有には影響しません。

トップへ

カード ビュー

カード ビューは Smartsheet にある 4 種類のビューのうちのひとつで、チーム メンバーはカードをドラッグ アンド ドロップして、プロジェクトを共同で確認、共有、作業でき、より簡単に仕事の優先順位を付けて整理することが可能になります。カード ビューはアジャイル プロジェクト マネジメント方式から生まれたものですが、チーム内で Smartsheet を使ってより視覚的なコミュニケーションや共同作業を行う上でも役立ちます。

カード ビューは優先順位を付けて整理する機能を持ち、複数の選択肢を持つドロップダウン リスト、記号、および連絡先リストによりビューを変えることができます。これらの異なる選択肢によりレーンが作られ、その中でカードを移動することができます。

ステップバイステップの手順に従ってカード ビューでシートを設定します。

カード ビュー: カードの作成、編集、共有

カード ビューでは、プロジェクト内のアイテムやタスクを整理できます。 カードのフィールド値にはタスクの情報が表示されます。 1 つのカードには合計 10 個のフィールドを表示できます。 タイトル フィールドと最大 9 つのほかのフィールドで構成されます。

  1. カードのタイトルは、常にシートのプライマリ列のフィールド値になります。 詳細は、ヘルプ センターの「プライマリ列」をご覧ください。
  2. カードのフィールドにはタスクの情報が表示されます。
  3. タスクに添付ファイル/リンクやコメントが含まれる場合、[添付ファイル/リンク] や [コメント] アイコンが表示されます。
  4. タスクにリマインダーを設定している場合、[リマインダー] アイコンが表示されます。

新しいカードの作成

新しいタスクまたはアイテム (カード) をプロジェクトに追加するには

  1. カードに追加するレーンで、以下のいずれかを実行します:
  2. カードのリストの末尾で、[カードの追加] アイコンをクリックします。

    -または-

    カードを右クリックし、[上に挿入] または [下に挿入] をクリックします。

    [編集] ウィンドウが開くので入力します。

  3. [編集] ウィンドウに詳細を入力し、[OK] をクリックします。
  4. カード ビューで [上に挿入] または [下に挿入] を指定しても、新しいカードは常にタスク リストの末尾に追加されます。 つまり、グリッド ビューに切り替えた場合、新しいタスクはリストの末尾に表示されます。


カードの編集

カードにデータを追加

  1. カードを編集またはデータを追加するには、カードをダブルクリックして [編集] ウィンドウを開きます。
  2. 変更を加え、[OK] をクリックします。

画像を挿入するには、フィールドの内容をクリアするかハイパーリンクを追加し、編集するフィールド名の隣の矢印をクリックします。

カードのカラー バーの変更

カードの縁の色を変更する方法は 2 通りあります。 手動で変更するか、または条件付き書式設定ルールで自動的に変更できます。

手動で色を変更するには:

  1. カードの縁を右クリックします。
  2. 色を選択します。

シートの管理者または所有者レベルの共有権限を持っている場合、左ツールバーの [条件付き書式] をクリックしてルールを作成し、色を変更できます。

条件付き書式に関する詳細は、「条件付き書式」をご覧ください。

  1. 条件付き書式ルールが適用される場合は、手動の書式設定を上書きします。
  2. カード ビューからグリッド ビュー、ガント ビュー、またはカレンダー ビューに切り替えても、カードの色は変わりません。

電子メールでカードを共有する、または更新をリクエストする

カードの内容を共有するには、またはほかのユーザーに入力をリクエストするには、[送信] または [更新リクエストの送信] をクリックし、[送信] または [更新リクエストの更新] ウィンドウを開きます。

既定では、シートのすべての列の情報 (添付ファイル/リンクおよびコメントを含む) が送信されます。 つまり送信される情報は、カードに表示されているフィールドに限定されるわけではありません。 列を除外するには、[編集] ボタンをクリックして電子メールから除外する列名のチェックボックスをオフにします。

詳細については、「シートや行を電子メールで送信」および「更新リクエストの使用」をご覧ください。


フィールドを設定する

カードには、[フィールド] (グリッド ビューで、このデータがシートのセルに表示されている) 内のデータが表示されます。 各カードには常にタイトルが表示されます。タイトルの値はプライマリ列の値です。

カードに表示されるフィールドの変更 (管理者権限が必要)

1 つのカードには合計 10 個のフィールドを表示できます。 タイトル フィールドと最大 9 つのほかのフィールドで構成されます。 該当するシートの管理者権限を持っている場合は、表示するフィールドを変更できます。

  1. Smartsheet の右上にある [カード ビュー設定] (歯車アイコン) をクリックします。フィールド名のチェックボックスをオンまたはオフにします。
  2. フィールド名のチェックボックスをオンまたはオフにします。

グリッド ビューでは、親行と子行を設定して作成し、シートに視覚的な階層を作成することが可能です。 この手順の詳細は、ヘルプ センターの「階層」でご確認いただけます。階層関係を作成した後、(親行のタイトル) フィールドを選択することで、カード ビューのカードにタスクの親を表示できます。

新しいフィールドの追加

  1. Smartsheet の右上にある [カード ビュー設定] (歯車アイコン) をクリックします。
  2. [新規追加] をクリックします。

カード ビューに新しいフィールドを追加すると、同じ名前の新しい列がグリッド ビューに追加されます。 たとえば、カード ビューで「完了」という名前のチェックボックス フィールドを追加すると、グリッド ビューの一番右に「完了」という名前の列が (チェックボックス列タイプで) 追加されます。

既存のフィールドのプロパティの編集

既存のフィールドのプロパティを編集するには、たとえば、タイプまたはラベルを変更するには、グリッド ビューに切り替えて (左ツールバーで [グリッド ビュー] をクリックする)、列プロパティを編集します。 詳細は、「列の挿入、削除、または名前の変更」をご覧ください。

トップへ

基本のガント ビュー

ガント ビューは Smartsheet にある 4 種類のビューのうちのひとつで、作業のタイムラインが一目でわかります。ガント チャートは従来のウォーターフォール型プロジェクト管理の必需品ですが、スケジュールとタスク間の関係を視覚的にわかりやすくする場合にも使用できます。

ガント ビューを使用するには、シートに少なくとも開始日と終了日という 2 つの日付列が必要です。

ガント ビューの基本設定をご覧ください。

ガント チャートを作成して作業する

ガント チャートを使用して、タイムラインのバーとしてシートとレポートにタスクを表示します。 プロジェクトのタスクの期間、開始日、終了日をガント ビューで把握できます。

ガント ビューで、少なくとも 2 つの「日付」列を含む任意のシートまたはレポートを表示できます。(「日付」列についての詳細は、ヘルプ センターの「列タイプ」をご覧ください。)

ガント チャートでは、次のこともできます。

  1. 依存関係を確認し、タスク間の関係を追跡する
  2. プロジェクトのクリティカル パスを表示する
  3. タスクの [% 完了] を表示する
  4. 階層を使用してサマリー行を作成し、プロジェクトをさらに整理する

ガント チャートを追加する

ガント チャートを既存のシートに追加し、オプションで依存関係機能を有効にして、プロジェクト シートの列間の自動化を設定できます。

ガント チャートを追加するには:

  1. シートに少なくとも 2 つの「日付」列が含まれていることを確認してください。1 つはタスクの開始日を表し、もう 1 つは終了日を表します。
  2. 各タスクバーの長さは指定された日付間の期間に基づいているため、これらの列はガント チャートをシートに追加するために必要です。

  3. ツールバーの [ガント ビュー] ボタンを選択すると、開始日と終了日に基づいてタスクがタイムライン表示されます。
  4. グラフが列の右側に表示され、区切り線によって画面がグリッド列とガント チャートに分割されます。 この区切り線を左右にドラッグすると、いずれかのセクションの幅を広げることができます。

  5. 歯車アイコンをクリックして [プロジェクト設定] を開き、ガント チャートで開始日と終了日の正しい列が使用されていることを確認します。

タイムライン表示を調整する

ガント チャート上部のプライマリ およびセカンダリ タイムラインを調整することで、異なる時間単位を使ってタスクを表示できます。

[拡大] または [縮小] をクリックして、さまざまなタイムライン表示を切り替えます。

プロジェクト設定を調整する

歯車アイコンをクリックすると、シートの [プロジェクト設定] が表示されます。

[プロジェクト設定] フォームでは、次のことができます。

  1. 自動タスク期間計算の依存関係を有効にする
  2. プライマリおよびセカンダリ タイムライン表示を調整する
  3. 非稼働日と休日を構成する

プロジェクト設定の変更について詳しくは、「プロジェクト設定の変更」をご覧ください。

プロジェクト設定 で「% 完了」列を設定している場合、この列に値が入力されると、そのタスクのガント バーの表示にも反映されます。

階層を表示する

シートのプライマリ列では、行をインデントして階層関係を作成し、行をセクションに整理して展開または折りたたむことができます。 子行は開始日と終了日に基づいて、ガント チャートの個別タスク バーとして表示されます。

そのシートで依存関係が有効になっている場合は、各親行には子行のサマリーが表示されます。 親行の値は、「期間」列、「開始日」列、「終了日」列、および「% 完了」列で自動計算されるため、編集できません。 依存関係が有効になっていない場合は、必要に応じて親行の情報を編集できます。

注: 行の階層はレポートには表示されません。

ガント チャートのバーに色を適用する

シートのガント チャートのバーを右クリックして、[色設定] を選択すると、バーの色を変更できます。

注: シートに条件付き書式ルールが設定されている場合、タスク バーの色が自動的に変更されることがあります。 詳細については、条件付き書式に関するヘルプ センターの記事をご覧ください。

ステップバイステップの手順に従ってタイムラインを調整します。


ガント チャート タイムラインの調整

ガント チャート には 4 つのタイムライン ズーム レベル (四半期、月、週、日) があります。シートにアクセスできるユーザーなら誰でも、ガント チャートの左上にある [拡大] または [縮小] アイコンを使ってタイムラインのズーム レベルを簡単に変更できます。

閲覧者および編集者の場合、[拡大]/[縮小] アイコンでズーム レベルを変更しても、その変更はほかの共同作業者の画面やエクスポートの表示形式には影響しません。エクスポートしたデータのタイムラインを変更できるのは、シート所有者およびシートへの管理者アクセス権限を持つ共同作業者のみです。

注: レポートのガント チャートでは、閲覧者を除くすべての共同作業者は、ガント チャート タイムラインに加えた変更を保存できます。また、これらの変更はエクスポートに反映されます。

シート所有者およびシートへの管理者アクセス権限を持つ共同作業者は、シートの [プロジェクト設定] にある「タイムライン表示」にて、ガント チャートのメイン ヘッダーおよびサブ ヘッダーの設定を変更できます。

トップへ

カレンダー ビュー

カレンダー ビューは Smartsheet にある 4 種類のビューのうちのひとつです。カレンダー上で作業予定を確認し、その画面から表示を簡単にカスタマイズすることができます。Smartsheet カレンダー ビューは、Google カレンダーや Outlook または Apple カレンダーの iCal に公開またはオーバーレイすることも可能です。

カレンダー ビューは、Smartsheet のほかのビューと同じように、シートの列タイプにより表示されます。カレンダー ビューを作成するには、少なくともひとつの「日付」列が必要となり、タスクの開始日と終了日があるとより包括的なものになります。

カレンダー ビューを使った作業の詳細をご覧ください。

カレンダー ビューを設定する

カレンダー ビューはシートまたはレポートに含まれる日付を反映したものです。 ツールバーの [カレンダー ビュー] ボタンをクリックすると、少なくとも 1 つの「日付」列 (「日付」列の詳細は、記事「列タイプ」を参照) を含むシートまたはレポートをカレンダーとして表示できます。 新しい列を挿入してそれを「日付」タイプにしても、既存の列を「日付」タイプに変更してもかまいません。

ヒント: Smartsheet アカウントの [個人用の設定...] で適切な [言語 (国)] を選択して、日付の表示形式を変更します。 変更方法の詳細は、「個人設定の調整」の記事をご覧ください。


表示する日付の選択

シートまたはレポートの所有者およびシートまたはレポートへの管理者アクセス権限を持つ共同作業者は、カレンダー ビューに表示するタスクを決定できます。

  1. カレンダー ビューに切り替えます。
  2. 右側 ([共有] ボタンの下) にある歯車アイコンをクリックして、[カレンダー設定] ウィンドウを表示します。
  3. このウィンドウで、必要に応じて調整を行うことができます。
    1. [次の列の日付のみを表示する] をオンにした場合: ドロップダウン リストから列を選択すると、その列にリストされた日付のタスクがカレンダーに配置されます。
    2. [次を使用して日付範囲を表示する] をオンにした場合: ドロップダウン リストを使用して、シート内の 2 つの「日付」列 (開始日と終了日) を選択します。 これら 2 つの列にリストされた日付のタスクが、指定の日付範囲に渡るカレンダーに表示されます。 この機能は 1 つのタスクを開始から終了まで追跡する場合に便利です。
    3. 注: レポートで作業をしている場合は、カレンダー ビューには複数のシートに散在する日付が反映されます。 [カレンダー設定] で選択した列名と完全に一致する列名が、すべてのシートに含まれていることを確認します。 シートに名前が一致する列が含まれていない場合、そのシートのタスクはカレンダーに想定通りに表示されません。

    4. シートに行の階層を設定している場合、サマリー タスクを表示するかどうか選択できます。 このチェックボックスをオフにすると、カレンダー ビューにはサブタスクのみが表示されます (最上位の親行は非表示になる)。
    5. 注: これにより、Smartsheet カレンダー ビューからサマリー タスクが削除されますが、Google や iCal に公開されたバージョンからは削除されません。 行の階層はレポートのグリッド ビューには表示されないため、サマリー タスクを表示するオプションはレポートのカレンダー ビューでは使用できません。

    6. [マイ リマインダーを表示する] をオンにすると、カレンダー上でリマインダーの送信が予定されている日にリマインダー アイコン (ベル アイコン)が表示されます。 シートの共同作業者は誰でも、自分のためにリマインダーを設定することができます。
    7. 注: レポートからリマインダーを作成することはできないため、マイ リマインダーを表示するオプションはレポートのカレンダー ビューでは使用できません。

カレンダーの各バーには、シートまたはレポートのプライマリ列の文字列が表示されます。 親行がシート上で展開されている際には、Windows の場合はバーを右クリック、Mac の場合は Ctrl キー + クリックし、[色設定] を選択して子行のバーの色を設定できます。 その他の情報については、「カレンダー バーの色を変更する」のヘルプをご覧ください。

ヒント: カレンダーにすべてのタスクを表示したくない場合は、まず グリッド ビューに新しい日付列 (例: 「カレンダーの日付」) を作成します。 そして、カレンダーに表示するタスクに対してのみ、この列に日付を入力します。 カレンダー ビューに戻り、[カレンダー設定] ウィンドウで新しい日付列を選択します。

現在、タスクを特定の時間に予定することはできません。特定の日付のみ指定可能です。 プロジェクト シートで期間に「日数 (端数あり)」、「時間」、「分」などを指定していても、カレンダー ビューやカレンダーとして公開されたデータでは、終日として表示されます。


行情報を編集する

シート所有者と、シートへの管理者権限または編集者権限を持つ共同作業者は、バーをドラッグして新しい日付にドロップすることでタスクの日付を変更できます。 タスクの開始日/終了日を移動する場合は、端を左右にドラックして期間を延長できます。

注: 依存関係が有効になっている場合、レポートのカレンダー ビューやシートの親行 (下にサブタスクがインデントされている行) ではドラッグ機能を使用できません。

カレンダー バーをダブルクリックして、カレンダー ビューから行を編集できます。 [行の編集] ウィンドウが表示され、行のすべてのセルを編集できるようになります。 ここで行った変更はグリッド ビューに反映されます。


カレンダーの時間枠を変更する

カレンダー ビューの時間枠を変更するには、一番上の右または左向きの矢印をクリックして時間を前後に移動します。 ドロップダウンをクリックして時間単位を変更します。

ミニ カレンダーをクリックして、日付でプロジェクト内を移動することも可能です。

カレンダー ビューを設定すると、カレンダーを PDF に印刷したり、外部のカレンダー プログラムに公開したり、[ファイル] > [添付ファイルとして送信] をクリックして電子メールで受信者に送信したりできます。

注: カレンダーを印刷すると、常に 1 ページにつき 4 週間分の情報が印刷されます。ボックスの大きさを調整する方法はありません。

トップへ

モバイル アプリ

iOS 用の Smartsheet モバイル アプリまたは Android 用の Smartsheet モバイル アプリを使えば、どこにいても Smartsheet データにリアルタイムにアクセスできます。会議中でも外出中でも、編集可能なグリッドの情報を簡単に更新し、ダッシュボードでリアルタイムな進捗状況を把握し、データ収集のためのフォームを記入することができます。スマートフォンから、写真の添付、添付ファイル/リンクの表示、アラートへの対応、バーコードのスキャン、リクエストの更新、または承認の送信なども可能です。

デスクトップ アプリとモバイル アプリの違い

iOS および Android 用の Smartsheet モバイル アプリを使用すると、外出中に Smartsheet を確認してアクションを実行することができます。

モバイル アプリ独自の機能

モバイル アプリとデスクトップ アプリには多くの類似点がありますが、モバイル アプリからのみ利用できる機能もいくつかあります。 そのような機能には、次のものがあります。

  1. GPS を使用して位置情報をシートまたはフォーム フィールドに入力する
  2. デバイスで写真を撮って編集し、シートまたはフォームの送信に直接アップロードする
  3. バーコードや QR コードをスキャンして、シート データを検索または更新する
  4. [ホーム] または [最近] 画面からフォームにすばやくアクセスする

上記の機能を念頭に置いて、チーム メンバーが外出先や現場で作業するためのプロセスを作成できます。 たとえば、建設チームが進捗状況の写真と現場の位置情報へのリンクをアップロードしたり、IT チームがバーコード スキャナーを使用してハードウェアやその他の事務用品の在庫を確認したりできます。

上記の機能の詳細などについては、iOS および Android の各記事をご覧ください。

デスクトップで Smartsheet を使用する必要がある場合

モバイル アプリは堅牢ですが、いくつかの制限があります。 次のいずれかを実行する場合は、デスクトップ アプリを使用してください。

  1. 自動化されたワークフローの作成
  2. シート フィルターの作成および編集 (デスクトップからシートに作成したフィルターのオン/オフを、モバイル アプリで切り替えることができます)。
  3. ユーザーまたはプラン情報の管理
  4. シートでのプロジェクト設定の管理
  5. ダッシュボードの作成と編集

新規レポートの作成またはレポート ビルダーの編集 (一度構成したら、モバイル アプリからレポートのデータを編集できます)

- Smartsheet モバイル アプリ -

Apple App Store google play store

トップへ

ムダな作業を除いてビジネスを大幅に前進させよう。

  

お問い合わせ無料で始める