中級者向け使い方ガイド
このラーニング トラックは、Smartsheet のチーム間で変更の追跡や作業の自動化を開始するために役立ちます。
Smartsheet では、作業プロセスを自動化したり、リアルタイムで作業を追跡できるので、あらゆるユーザーの生産性を向上させることができます。 このラーニング トラックでは、フォームを使用して簡単にデータを収集する方法や、シートでのアクティビティを追跡して表示する方法、並べ替えのカスタマイズやフィルター ビューについて習得します。 また、ワークフローを自動化する方法や、アラート、リマインダー、更新リクエスト、承認などを使ってアクションを実行する方法も学びます。 最後に、複数のシートにわたるデータを表示し、ビジネスに関する主要な質問に答えるために、セル リンクとレポートを使用する場合についてのベスト プラクティスを確認します。
Smartsheet フォームを使用すると、誰からでも素早く簡単にデータを収集して対応することができます。
条件付きロジック を使用してフォームを作成すれば、回答者に対し、その回答者に関連する質問を提示することができます。 また、背景色、ロゴ、テキスト、画像、GIF などを使用して、フォームをブランド化することもできます。
さらに、フォームを共有して、同僚、請負業者、クライアントなどが、どこにいてもデスクトップやモバイル デバイスから情報やファイルを簡単に送信できるようにすることも可能です。
フォームを使用すれば、あらゆる関係者からエラーのない統一されたデータを簡単に収集し、それらをシートに直接保存して、アクションを起こすことができます。
フォームは、現場データの収集、リクエスト管理、イベント登録者の管理、カスタマー フィードバックのリクエスト管理、収集などに最適です。
フォームを作成して共有することで、Smartsheet 内で情報を収集し整理することができます。フォームを作成して共有すると、フォームのエントリが送信されるたびに、その内容が新しい行としてシートの一番上または一番下に追加されます。
フォームを使用して、アンケートの回答やプロジェクトへのリクエストの収集、または製品注文の受け付けなどを行うことができます。
フォームにアクセスできるユーザーなら誰でも、フォームを使ってシートに情報を送ることができます。
フォームのエントリが送信されると、シートに新しい行が作成されます。既存の行を編集してもらいたい場合は、更新リクエストを送信します。
この表は、フォームで使用できるフィールドに制限がある場合の制限を示したものです。
| フィールド名 | 文字数制限 |
|---|---|
| フォーム タイトル | 100 |
| フォームについての詳しい説明 | 100 |
| フォームのフィールド ラベル | 100 |
| フォーム フィールドについての詳しいヘルプ テキスト | 制限なし |
| ヘッダー | 100 |
| 説明についての詳しいテキスト | 4000 |
| 確認メッセージ | 4000 |
| 回答フィールド | 4000 |
作成したフォームの名前がフォーム マネージャーに表示されます。フォーム マネージャーでは、フォームの配布、フォームのプロパティの表示などを実行できます。
フォームを共有すると、他のユーザーがそのフォームを使用してシートに情報を追加できるようになります。フォームのエントリは、送信されると、それぞれ新しい行としてシートに表示されます。
フォームを編集しても、フォームへのリンクは変わりません。行った変更は、保存するとフォームに表示されます。
Smartsheet には、シートが変更された場合に最新の状態を確認できるさまざまな機能があります。
ステップバイステップの手順に従って変更の強調表示を有効にします。
シートに加えられた変更をすばやく特定して確認するには、[変更の強調表示] を使用します。
をクリックします。
をクリックして、強調表示の色を設定します。[変更の強調表示] をオンまたはオフにしてシートを保存すると、シートを共有されているすべてのユーザに対して強調表示がオンまたはオフになります。
指定の期間にコメントが追加されたり、添付ファイル/リンクが追加/編集されたりした場合は、該当行のアイコンが強調表示されます (コメント自体への変更は強調表示されないことに注意してください)。
変更の詳細 (変更日時、変更したユーザーのメール アドレス) を確認するには、セルを右クリックして [セルの履歴を表示] を選択します。
シートに変更が加えられたときに電子メールでアラートを受信するように通知を設定することもできます。
変更の強調表示には 8 つの設定項目があります。 シートにアクセスすると、設定が分単位で更新されます。 次の表は、2020 年 12 月 12 日の午後 6:00 に表示されたときに強調表示される変更の概要を示しています。
| 次の期間に行われた変更を強調表示する | 2020 年 12 月 12 日の午後 6:00 に表示されたシート | 2020 年 12 月 12 日の午後 6:15 に表示されたシート |
|---|---|---|
| 時間 | 2020 年 12 月 12 日の午後 5:00 以降 | 2020 年 12 月 12 日の午後 5:15 以降 |
| 今日 | 2020 年 12 月 12 日の午前 12:00 以降 | 2020 年 12 月 12 日の午前 12:00 以降 |
| 日 | 2020 年 12 月 11 日の午後 5:00 以降 | 2020 年 12 月 11 日の午後 5:15 以降 |
| 過去 3 日間 | 2020 年 12 月 9 日の午後 5:00 以降 | 2020 年 12 月 9 日の午後 5:15 以降 |
| 過去 7 日間 | 2020 年 12 月 5 日の午後 5:00 以降 | 2020 年 12 月 5 日の午後 5:15 以降 |
| 過去 30 日間 | 2020 年 11 月 12 日の午後 5:00 以降 | 2020 年 11 月 12 日の午後 5:15 以降 |
| カスタム日付 | (選択した日付) の午前 12:00 以降 | (選択した日付) の午前 12:00 以降 |
| このシートの最終表示日時 | シートを表示している人のためにシートが最後に更新された日時以降 | シートを表示している人のためにシートが最後に更新された日時以降 |
必要なライセンスと権限
シート所有者と管理者は、列の追加や変更が可能です。ライセンスが必要です。アクティビティ ログを使用するには、シートへの編集者以上の共有権限を持つメンバーである必要があります。
アクティビティ ログ機能は、ビジネス プランおよびエンタープライズ プランでのみ使用できます。
Smartsheet アイテムに加えられた変更を確認するには、セルの履歴を確認したり、システム列を含めたり、アクティビティ ログを使用して行えます。
セルを右クリックして [セルの履歴を表示] を選択すると、セル レベルで行われた変更のログ、変更者、変更日時が表示されます。
必要に応じて、情報を選択し、キーボード ショートカットの Ctrl + C (Mac の場合は Command + C) を使用して前の変更をコピーし、Ctrl + V (Mac の場合は Command + V) を使用してその情報をセルに貼り付けることもできます。
システム列更新日時および更新者は、各行の最終更新日の時刻と変更を加えた共同作業者を表示します。
右の機能バーにある アクティビティ ログ アイコン 
をクリックすると、アイテムに加えられたすべての変更、変更者、変更日時のリストが表示されます。 これには、行の削除 (削除されたデータを含む)、アイテムを表示したユーザー、共有権限の変更などの変更が含まれます。
アクティビティ ログはフィルターしてエクスポートできます。
ステップバイステップの手順に従ってアクティビティ ログを使用します (ビジネス プランおよびエンタープライズ プランのみ)。
アクティビティ ログを使用すると次の一般的なアクションを追跡できます。
これらの変更の記録は、レポートのアクティビティ ログではなく、元のシートのアクティビティ ログ ダイアログにのみ表示されるので、レポートのセルや行の変更を追跡する必要がある場合は、元のシートに移動します。
アクティビティ ログについて知っておくべきその他の点を以下に挙げます。
一部の組織では、Smartsheet アプリケーション プログラミング インターフェイス (API) を活用するカスタム ソリューションを作成または使用しています。Smartsheet Pivot アプリがその一例です。API がシートのコンテンツに影響を与えている場合、「日付」列の横に「API - 統合アプリ」の画像が表示されます。
[アクティビティ ログの表示] ダイアログでは、誰がいつ行を削除したか、ユーザーがいつシートを表示したかなど、シートのアクションを見ることができます。アクティビティ ログ ダイアログのレポートには、既定で過去 7 日間のイベントが表示されます。
アクティビティ ログでフィルターを使用すると、確認したい履歴のみを表示できます。特定の日付範囲のアクション、特定の種類のアクション、シート上でアクションを行っていた特定のユーザーなど、さまざまなフィルターを適用できます。
フィルターをクリアする場合は、[フィルターのクリア] を選択します。
アイテムのアクティビティ ログをダウンロードして、シートのアクティビティの記録を追加で保持できます。それぞれのダウンロードは、90 日分のシート アクティビティ データに制限されています。
シート名に特殊文字が含まれている場合、アクティビティ ログの CSV をエクスポートする際に、ファイル名から特殊文字を削除しなければならない場合があります。| (パイプ) や* (アスタリスク) など特定の記号を使用すると、ファイルを開いた際に破損しているように見えます。
Smartsheet でファイルが生成され、ダウンロード リンクが送信されるのにかかる時間はその都度変わります。[ダウンロード] を選択すると、ファイルへのリンクが記載されたメッセージが翌営業日に届きます。
ライセンスを持つシート所有者または管理者は、シートのセルや列に加えられた変更のスナップショットをリクエストできます。
電子メール経由で、スナップショットがシート所有者に Excel ファイルで送信されます。Excel ファイルには、シート データ、シート サマリー、コメントのみが含まれています。条件付き書式、添付ファイル/リンク、通知、セルの履歴、および Excel と互換性のない数式 (列の数式、@行、@セル、シート間の数式など) は対象外です。
特定のシートについて、送信できるスナップショット リクエストは 1 つだけです。最初のリクエストが完了したら、追加のリクエストを送信できます。
アクティビティ ログ ダイアログに表示されるアクションの中には、全体的な変更を説明するものの、その変更の詳細に関する背景情報を提供しないものがあります。以下に、表示される可能性のあるアクションとその意味を示します。
| 共有権限レベル | アクティビティ ログの表示 | アクティビティ ログのエクスポート |
|---|---|---|
| 所有者* | 可 | 可 |
| 管理者 (ライセンスあり)** | 可 | 可 |
| 管理者 (ライセンスなし) | 不可 | 不可 |
| 編集者 (ライセンスあり)** | 可 | 不可 |
| 編集者 (ライセンスなし) | 不可 | 不可 |
| コメント者 (ライセンスあり、またはライセンスなし) | 不可 | 不可 |
| 閲覧者 (ライセンスあり、またはライセンスなし) | 不可 | 不可 |
*シートの所有者のみが、シートの作成アクティビティを表示できます。ただし、シートの所有権を移行した場合、新しい所有者はシートの作成時からのアクティビティ ログをすべて表示できます。
**管理者 (ライセンスあり) または編集者 (ライセンスあり) の共有権限にアップグレードすると、アクティビティ ログのエントリを表示できます。
並べ替えとフィルター機能を使って、シートのデータの表示方法を変更できます。2 つを同時に適用することはできないため、どちらがより役立つのかをあらかじめ検討しておきます。
並べ替えを使用すると、データ全体または一部を昇順または降順に並べ替えることができます。並べ替えをして保存をすると、作業内容を元に戻すことはできません。そのため階層がある場合は、保存をする前に親行を含めたシート内のすべての行が含まれていることを必ず確認する必要があります。
フィルターを使用すると、指定の条件に基づいてシートにある情報を表示したり非表示にしたりすることができます。シート全体のレイアウトは変わらないため、便利です。フィルターを保存して、シートを共有されているユーザーにそのフィルターを共有することも可能です。 また、共有されているユーザーがシートを開いた際に、既定のフィルターを適用済みのシートを表示するように設定できます。
ステップバイステップの手順に従ってシートの情報を並べ替える方法をご確認ください。
データを昇順または降順で整理するには、行の並べ替えコマンドを使用します。 並べ替える際には、操作するデータの量について 2 つの選択肢があります。 シート内のすべての行を並べ替えることも、選択した行のみを並べ替えることもできます。
並べ替えを行う際には、以下の点に注意してください。
並べ替えるデータ タイプが結果に影響します。 いくつかの例をご紹介します。
レポートを並べ替えると、アイテムは昇順または降順で並べ替えられます。 元のシートのドロップダウン リスト タイプの列で並べ替える場合、アイテムは、そのアイテムが含まれる元のシートの所定のドロップダウン値に基づいて並べ替えられません。
レポートは複数のシートから取り込むことができ、同じ名前および列タイプの列が統合されます。 ドロップダウン リストの列の値がシート間で異なる場合 (例: あるシートでは a、b、c、d、別のシートでは 1、2、3、4 の場合)、レポートは統合された列でどの並べ替えを優先するかを決定できません。
ステップバイステップの手順に従ってシートのフィルターを作成・共有する方法をご確認ください。
適切な権限があれば、フィルターを作成して、自分で使用したり、ほかのユーザーと共有したりすることができます。
たとえば、[現在のユーザー] フィルターを共有として作成すれば、自分のシートの共同作業者全員がそれぞれに割り当てられているタスクをすばやく確認できます。
注意点
こちで解説している共有フィルター機能は、ビジネス プランおよびエンタープライズ プランでご利用いただけます。
フィルターを使ってシートで何ができるかは、そのシートにどのような共有権限を有しているかで異なります。
| フィルターを使った作業 | 閲覧者 | 編集者 | 所有者または管理者 |
|---|---|---|---|
| 「無題のフィルター」を作成する | 可 | 可 | 可 |
| 作成されたフィルターを適用する | 可 | 可 | 可 |
| 再利用のためにフィルターに名前を付ける | 不可 | 可 | 可 |
| シートの全共同作業者に共有すべきフィルターを指定する (ビジネス プラン以上) | 不可 | 不可 | 可 |
シートへのアクセス権がある場合、「無題のフィルター」を作成して、最適な方法でシートのデータを閲覧することができます。「無題のフィルター」構成は、各ユーザー固有の構成になります。
特定のデータ タイプにしか使用できない条件があります。たとえば、「＝次を含む値」は文字列と連絡先にしか使用できません。また、「＝次の範囲の値」は日付と数値にしか使用できません。
シートに対して編集者以上の権限を持つユーザーは、後で利用するためにフィルターに名前を付けて保存することができます。 シートに対して管理者権限を持つユーザーは、名前を付けたフィルターを共有して、シートにアクセスできるチーム メンバーなら誰でもそのフィルターを適用できるようにすることができます。
注意点
ビジネス アカウントおよびエンタープライズ アカウントを持つユーザーだけが、ほかの共同作業者にフィルターを共有できます。
フィルター名の横にある共有マーク 
は、それが、シート管理者によって共有用に保存されたフィルターであることを示しています。
フィルターは、作成後であっても、いつでもその条件 (シートの情報を表示または非表示にするための条件) を変更することができます。 フィルターの変更方法は次の通りです。
注意点
編集者以上の権限がない場合、変更できるのは「無題のフィルター」のみとなります。
編集アイコンを選択します。ウィンドウのタイトルには、変更しようとするフィルターの名前が表示されます。 タイトルを確認して、正しいフィルターを変更するようにしてください。
更新後のフィルターがシートに適用されます。
フィルターを解除する (シートへの適用を停止する) には、[フィルター オフ] を選択します。
フィルターを削除 (シートおよびメニューから削除) するには、[フィルター] メニューにてそのフィルターを選択してシートに適用し、[現在のフィルターを削除] を選択します。
フィルターを最大限に有効に活用するにはどのような条件設定がよいのか、ヒントをいくつかご紹介します。
クリティカル パス、添付ファイル/リンク、コメント、およびロックされた行をフィルター条件として使用すると、特定の行を表示したり非表示にしたりすることができます。 「行」のフィルター条件を使用すると、クリティカル パスのタスク、添付ファイル/リンク、およびアクションが必要なコメントや、特定のユーザーが編集できないようにロックされた行を絞り込むことができます。
最初のドロップダウン フィールドで「行」を選択するとオプションが表示されます。
クリティカル パスの行だけを強調する設定をしている場合、「はクリティカル パス上にあります」または「はクリティカル パス上にありません」というフィルターを条件として適用することで、クリティカル パスの行を表示または非表示にできます。
「行」条件を使ってフィルターを作成し、添付ファイル/リンクやコメントを含む行を表示または非表示にすることができます。「には添付ファイル/リンクがあります」または「にはコメントがあります」を条件に使用して、対象となる行のみを絞り込み、添付ファイル/リンクをダウンロードしたり、コメント スレッドにより迅速に返信したりすることができます。「には添付ファイル/リンクがありません」または「にはコメントがありません」という条件を使うと、添付ファイル/リンクやコメントのある行が非表示になります。
「行はロックされています」または「行はロックされていません」をフィルター条件に使用すると、シートの管理者レベルの共有権限を持つユーザーだけが編集できる行を表示または非表示にできます。 このフィルターを使用すると、編集者権限を持つユーザーは、自分が編集できる行を絞り込むことができます。
手動にて繰り返し実行しているタスクを、次のような柔軟で自動化されたワークフローに置き換えることにより、チームの機動力を上げ、貴重な時間を節約しましょう。
コードを記述しなくても、ビジュアル エディターにてワークフローを作成することで、チームと簡単に共同作業ができます。
自動化されたワークフローは、トリガー、条件、アクションの 3 つで 構成されています。
ワークフローを作成するには
ワークフロー エディターが開いたら、「トリガー」ブロック、「条件」パス/ブロック、および「アクション」ブロックを設定してワークフローを構築します。
ヒント:
追加ボタン 
を選択し、必要に応じて新しいパスとブロックをワークフローに挿入します。
ヒント:
無限の承認ループを防ぐために、シート間の数式またはセル リンクを含むセルは、シートを自動的に変更する自動化 (行の移動、行のコピー、行のロック、行ロックの解除、承認リクエスト) をトリガーしません。 これを回避するには、時間ベースの自動化または定期的なワークフローの使用を検討してください。
ワークフローをトリガーする条件を定義できます。 トリガーには以下が含まれます
選択した列で特定の変更が発生した場合のみワークフローがトリガーされるようにするには、[変更内容を指定] を選択します。 たとえば、「ステータス」列が「完了」になった場合にのみトリガーされるワークフローを作成することが可能です。
[ワークフローを実行] ドロップダウンでは、トリガーされた場合にワークフローをすぐに実行するか、時間単位、日単位、または週単位で実行するかを指定することができます。 毎日実行するように設定されたワークフローの場合、シートに対する変更の評価および実行は、シート所有者のタイム ゾーンで午前 12:00 から午前 4:00 に実施されます。 (週単位の場合は、金曜日の午前 12:00 から午前 4:00 に実行されます)
選択した頻度の期間内に複数の行が変更されてシートが保存された場合は、トリガー条件に一致する各行に対してワークフローが実行されます。
アクション ブロックでは、トリガー時にワークフローが実行する、アラート、リクエスト、またはその他の自動化のタイプを選択できます。 実行されるアクションのタイプについては、次の表を参考にしてください。
| 使用するアラートまたはアクションのタイプ | 使用する状況 |
|---|---|
| アラート |
|
| 承認リクエスト |
|
| 更新リクエスト |
|
| 自動行ロック |
|
| 自動行ロック解除 |
|
アクション ブロックを追加する際には、使用するアクションのタイプを選択します。 アクション タイプを選択した後で変更する場合は、ブロックの右上にあるメニュー アイコンをクリックしてアクションを変更します。
メニュー アイコンをクリックすると、[詳細オプション] をクリックして、アラートまたはリクエストに表示される行を設定できるようになります。
関係者に承認をリクエストし、一括ではなく順番に送信されるアクションを設定する場合は、単一のパスに複数の承認リクエストを設定できます。 承認リクエストは、リクエストが承認または却下されるまでワークフローを一時停止します。 承認ステータスが更新されると、フローは、承認リクエストの結果を受けたパス上にある、後続の条件およびアクションへと進みます。
承認リクエストの結果を受けたアクションは、承認リクエストのステータスに「承認」または「却下」を入力するものであり、承認リクエストの前に定義された条件は一切考慮されません。 誰かがシートの承認ステータス列を手動で変更すると、ワークフローのトリガーと、トリガーおよび承認リクエストの間の後続の条件ブロックをスキップできるため、元のシートの承認ステータス列をロックするか、承認が必要な人とシートを共有しないことをお勧めします。
結果となるアラートまたはアクションに含める行をフィルターする条件は、トリガー ブロックとアクション ブロックの間で定義できます。 また条件パスを追加すれば、指定した条件に基づいて、ワークフローに異なるアラートおよびアクションを定義することも可能です。 たとえば、新しい IT リクエスト チケットがフォーム経由でシートに追加されたときに、そのチケットに示されている部門、優先度、およびリクエストのタイプに基づいて、特定の受信者ごとに異なるアラートおよびリクエストを送信することもできます。
条件ブロックでは、条件間の青色のテキストをクリックすることで、アラートやリクエストに行を含めるために満たすべき条件は 1 つのみでよいのか (or)、 またはすべての条件を満たす必要があるのか (and) を定義することができます。 and 条件と or 条件を合わせて使用したい場合は、同じパス上に条件ブロックを複数作成します。
アクションが実行される 1 時間前にトリガーが実行されるように設定します。 これにより、技術的な問題によってアクションが時間どおりに実行されなくなることを防ぎます。
ワークフローのトリガー、条件、パス、アラート、およびアクションを定義したら、そのワークフローを保存しましょう。 ワークフロー エディター右上のテキスト フィールドにワークフロー名を入力すれば、そのワークフローの目的も一目でわかります。
保存したワークフローは、[アラートとアクションの管理] ウィンドウにあるリストから確認できます。 (このウィンドウを表示するには、[自動化] > [ワークフローの管理...] をクリックします。) このウィンドウ右上のドロップダウンにて、ワークフローのアクティブ化 (無効化、有効化)、編集、複製、削除を選択できます。
動化されたアラートとリマインダーにより、適切な人が適切な情報を適切なタイミングで取得できます。
アラートとリマインダーの両方を個別に設定することも、複数の条件を持つ大規模なワークフローの一部として一緒に設定することもできます。 受信者がシートを共有していない場合でも、定期的に複数の受信者に送信することもできます。
ワークフローを設定することにより、毎週、毎日、またはその日の特定の時間にアラートを実行することができます。ワークフローの設定については、「トピック 4: 自動化」をご確認ください。
変更ベースのワークフローで動的なプレースホルダーを使用するには、トリガー ブロックを [トリガー時] に設定する必要があります。
[メッセージをカスタマイズ] を選択し、対応するフィールドにメッセージを入力します。
カスタム メッセージを作成する際は、以下の点に留意してください。
[送信元] ドロップダウン メニューを使用すると、アラートやメッセージの送信元を選択できます。
重要
[自分の所属組織/団体から送信] のオプションは、エンタープライズ
プラン以上のユーザーのみが利用できます。
以下の表で、各アラート タイプの送信元の名前と返信先アドレスを確認してください。
| 選択した送信者名オプション | 送信者名に関する通知メール | 返信先メール アドレス |
|---|---|---|
| Smartsheet 自動化から送信 | 送信者名は 「Smartsheet 自動化」です。 | シート所有者のメール アドレス |
| 組織/団体名から送信 | 送信者名は、システム管理者によって設定された組織/団体名です。 | シート所有者のメール アドレス |
| トリガーしたユーザーから送信 (アラートの場合) | 1 人のユーザーによるシートでの変更によってアラートがトリガーされる場合、そのトリガーしたユーザーの名前が、通知メールの送信者名となります。 | 返信先はトリガーしたユーザーのメール アドレス |
| トリガーしたユーザーから送信 (アラートの場合) | 複数ユーザーによるシートでの変更によってアラートがトリガーされる場合、またはアラートが時間ベースの場合 (つまりリマインダーの場合)、シート所有者の名前が、通知メールの送信者名となります。 | 返信先はシート所有者のメール アドレス |
| シート所有者から送信 (更新および承認リクエストの場合) | 送信者名は、シート所有者の名前です。 | シート所有者のメール アドレス |
ページ下部の [メッセージに次を含める] セクションでは、3 つのオプションから選択できます。ここでは、知っておくべきことを紹介します。
Smartsheet を使用していないユーザーと作業している場合は、[シートへのリンクとすべてのフィールド] オプションが便利です。
子行に対して変更ベースのアラートがトリガーされると、親行が通知に含まれます。子行に対して時間ベースのアラートがトリガーされると、親行は通知に含まれません。/p>
プレースホルダー (波括弧内のフィールド名) を使用すると、対応する一意のセル データが、Smartsheet によってその行のアラート メッセージに追加されます。
行レベルのリマインダーを使用すると、シート内の特定のタスクについて自分自身または他のユーザーにアラートを送信することができます。 たとえば、特定のタスクの開始予定日についてリマインダーを設定すれば、プロジェクトを順調に進めることができます。
行レベルのリマインダーを作成するには
を選択します。これまでにリマインダーを設定したことがない場合は、行番号を右クリックし、メニューから [リマインダーの設定...] を選択する必要があります。
これで、このタスクについて通知する行レベルのリマインダーが作成されました。 リマインダーが設定されている行については、「行アクション インジケーター」列にベル アイコン
が表示されます。
既存のリマインダーを変更するには、リマインダーがすでに設定されている行のベル アイコンを選択します。[リマインダー] ウィンドウが表示されます。
[リマインダー] ウィンドウでは、次のようにしてリマインダーの削除や編集ができます。
Smartsheet アカウントの有無やシートが共有されているかどうかにかかわらず、共同作業者に重要な行の更新リクエストを送信することが可能です。リクエストで共同作業者に表示する列を選択し、特定の時刻または定期的に送信するように設定します。同僚、請負業者、コンサルタント、顧客などは、任意のデバイスからシンプルなフォームを使用して簡単に情報の追加や変更ができます。
ステップバイステップの手順に従って手動の更新リクエストを設定します。
シートにあるタスクが割り当てられた場合、またはタスクの所有者に特定のフィールドを更新してもらう必要がある場合に、更新をリクエストできます。
ワークフローをゼロから作成することも、ワークフロー ギャラリーにあるテンプレートをニーズに合わせてカスタマイズすることもできます。
重要
編集者レベルの権限を持つユーザーが実行できるのは、自分自身が受信者であるアラートまたはリマインダーの作成、編集、削除のみです。
更新リクエストは、自動化の権限設定に基づくユーザーに対して、メール アドレスを使用して送信できます。このユーザーに元のシートが共有されている必要はありません。
注意点
非アクティブ化されたユーザーに更新リクエストを送信すると、リクエストを開く際にエラーが表示されます。
行に保留中の更新がある場合は、行アクション インジケーター列が強調表示されます。
を選択します。 [更新リクエスト] ダイアログが表示され、その行の保留中の更新が表示されます。
このダイアログで以下の操作を行います。
を選択します。 >
[詳細] の順に選択します。
> [詳細] の順に選択します。重要
更新リクエストを削除できるのは、シートの所有者と管理者のみです。
更新リクエストにある情報は、Smartsheet にサインインしてシートに直接移動しないと編集できない場合があります。
以下のフィールドは、更新リクエストでは読み取り専用として表示されます。
Smartsheet の自動承認リクエストは、1 人または複数の関係者からの承認を自動的にリクエストし、そのフィードバックを Smartsheet に記録することにより、プロセスをスムーズに進行させます。
承認リクエストは完全にカスタマイズでき、個別に送信することも、より複雑なワークフローの一部として複数のステップで送信することもできます。
承認リクエストはモバイル対応でどこからでも管理できるので、時間を節約し、エラーを減らし、進捗を加速できます。
承認リクエストは、リクエストが承認または却下されるまでワークフローを一時停止します。承認または却下があるたびに、パス上の条件とアクションによって、次に何が起こるかが決まります。
連絡先を 1 件のみ追加する場合、承認ステータスに関して Smartsheet が作成する既定の名前は「連絡先名＋承認」です (例: 「林 承認」)。複数の連絡先を追加する場合、既定の名前は「承認ステータス」です。
これで、ワークフローに、最初の承認リクエストの承認または却下の状況に基づいて、複数の関連するアクションが設定されました。
承認をリクエストブロックで、その他メニューを選択し、次に [詳細オプション...] を選択します。以下のフィールドを編集できます。
タイムライン ビューで作業している場合は、グリッド ビューに切り替えて条件付き書式を設定します。
無限ループが発生しないように、Smartsheet では、トリガー セルにシート間数式が含まれている場合やほかのセルにリンクされている場合は、承認リクエスト アクションを開始しません。これを回避するには、時間ベースの自動化または定期的なワークフローを使用してください。
プロジェクトが複数のシートにまたがる場合、行の移動および行のコピー ワークフローの自動化により、作業アイテムをあるシートから別のシートに手動で移動する際の遅延を回避できます。
行を移動するとシートが合理化されるため、チームは最も関連性の高い作業アイテムに集中できます。 移動された行は対象シートに追加され、元のシートから削除されます。
複数のシートで作業アイテムの記録を保持する必要がある場合、行をコピーすると、コピー元のシートから行を削除せずに、コピー先のシートに重複項目が追加されます。
新しい行の値のコピーのワークフローを作成するには
無限ループが発生しないように、Smartsheet では、トリガー セルにシート間数式が含まれている場合やほかのセルにリンクされている場合は、[行をコピー] アクションを開始しません。これを回避するには、時間ベースの自動化または定期的なワークフローを使用してください。
「システム」列または「ベースライン」列の名前が、異なる列タイプ (ドロップダウン、文字列/数値など) の列の名前と一致する場合、次のエラーが発生する可能性があります。
これを解決するには、列の 1 つの名前を変更するか、元のシートと一致するように列タイプを変更してください。
4 つの自動化されたアクションを使用してセルの値を直接更新することにより、シートを最新の状態に保ち、より少ない労力でプロセスを進めることができます。
「日付を記録」アクションは、選択した「日付」列に現在の日付を自動的に記録します。 シートに正確な日付を取得すると、チームがパフォーマンスを追跡したり、プロセスの追加ステップを開始したり、監査証跡を作成したりするのに役立ちます。
ワークフローがトリガーされたときに日付を記録するには
重要
[日付を記録] アクション
タイプは、日付を「日付」列にのみ設定します。シートに「日付」列がない場合は、メッセージが表示されます。また、Resource Management
では、開始日と終了日の計算に使用する「日付」列がロックされます。これらの列は、[日付を記録] アクションには使用できません。
「ユーザーを割り当て」アクションは、選択した「連絡先リスト」列に 1 人以上のユーザーを自動的に追加します。 シート内の新しい行と更新された行の所有権をすぐに割り当てることができるので (変更を常に監視する必要はありません)、タスクの所有者はより少ない遅れで作業を開始することができます。
自動化されたワークフローでユーザーを割り当てるには、次の手順に従ってください。
「セルを変更」アクションは、選択した「ドロップダウン リスト」列、「チェックボックス」列、または「文字列/数値」列の値を自動的に更新します。 ステータス列を最新の状態に保ち、新しく追加された行の既定値を設定し、トリガーをリセットして他のワークフローを繰り返すなど、様々な機能があります。
| セル タイプ | 入力できる値 |
|---|---|
| 文字列/数値 | 文字列または数値で、最大 4,000 文字の制限があります。 |
| チェックボックス | オン、オフ、またはカスタムの値。 |
| 単一選択用ドロップダウン | ドロップダウン リストの値の 1 つ、または最大 100 文字までの文字列または数値。 |
| 複数選択用ドロップダウン | 1 つ以上のドロップダウン リストの値および/または 1 つ以上の文字列または数値。各値には最大 100 文字の制限があります。 |
ワークフローがトリガーされたときにセルの値を変更するには
「セルをクリア」アクションは、セルの内容を自動的に削除します。 タスクがキャンセルされた場合、またはプロセスを再実行する場合は、行のセルを null 値にリセットします。
[セル値をクリア] ワークフローを作成するには
校正機能によりコンテンツの作成と管理が簡素化され、承認も Smartsheet で直接できます。 誰でも画像、動画、ドキュメント、PDF を簡単に確認、編集、承認できます。校正機能は Adobe Creative Cloud とも統合されているため、ユーザーはアプリ間を行き来する必要がありません。
校正対象のファイルをアップロードするか、既存の添付ファイルを使用すれば、シートを共有されていない同僚やベンダー、クライアントなどにもレビュー依頼を送ることができます。 レビュー担当者はコメントをピン留めし、注釈を追加し、お互いにフィードバックについて話し合い、承認/却下のログ記録を行うことができます。 いつでも校正用の新しいバージョンをアップロードし、作業を続けることができます。 校正の前のバージョンは、読み取り専用モードとして残ります。
| コンテンツ タイプ | サポートされているファイル形式 | 備考 |
|---|---|---|
| 画像 | jpg、jpeg、png、bmp、gif | 校正内で 1 枚の画像または複数の画像を直接プレビューして、注釈を付けることができます。 |
| 動画 | mp4、avi、mov | 校正内で 1 つの動画を直接プレビューして、注釈を付けることができます。 |
| Adobe | 校正内で 1 つの PDF を直接プレビューして、注釈を付けることができます。 | |
| Microsoft | doc、docx、dot、rtf、xls、xlt、xlsx、xltx、ppt、pot、pps、pptx、potx、ppsx | 校正内で 1 つのドキュメントを直接プレビューして、注釈を付けることができます。 |
| Smartsheet アイテムに添付されているもの | Smartsheet アイテムに添付できる任意のファイル形式 |
校正でコンテンツを直接プレビューしたり、注釈を付けたりすることはできません。 ただし、フィードバックをリクエストしたり、コメントを残したり、変更を承認またはリクエストしたり、バージョンを管理したり、校正を完了としてマークしたりすることはできます。 |
Adobe Creative Cloud 用の Smartsheet 拡張機能では、現在、Photoshop、Illustrator、InDesign での複数画像のアップロードをサポートしています。ファイルの新しいバージョンをアップロードするには、バージョンのドロップダウン メニューを選択します。
有効なメール アドレスを持つ人であれば誰にでも校正レビューを依頼できます (ライセンスなしのユーザーや組織/団体外部の人でも可)。
を選択します。 
を選択し、校正に共同作業者を追加します。フィードバックの依頼先ユーザーは、外部のレビュー ページへの直接リンクが貼られたレビュー リクエストを受信します。受信者がそのリクエストを選択すると、Smartsheet 外部のレビュー ページにジャンプします。
ロックされた行にある校正については、レビューをリクエストすることができません。
シートへのアクセス権を持つユーザーから非公式のフィードバックを収集したい場合は、校正のコメントで @メンション機能を使って通知することができます。そのユーザーは、レビュー リクエストを受信していない限り、承認したり変更を要求したりすることはできません。
シートを共有されていない人に @メンションした場合は、シートを共有して適切な権限を付与するよう促されます。シートを共有すると、そのコメントにアクセスできるようになります。
所有者、管理者、および編集者 (共有可) の権限を持つユーザーのみがシートを共有できます。
校正中のファイルに変更を加えたら、変更後のバージョンをアップロードして、校正を最新の状態に保つことができます。
バージョン インジケーターに、複数の校正バージョンがあることが表示されるようになります。以前のバージョンはすべてロックされます。
校正バージョン機能を使う際には、以下の点に注意してください。
を選択します。
>
[最新バージョンの削除] を選択します。
注意点
削除されたバージョンや校正は復元できません。
最新バージョンを削除することにより、以下の状態になりますのでご注意ください。
校正に完了のマークを付けて、シートや外部レビュー ページで読み取り専用にすることができます。
校正を完了としてマークするには
を選択します。
校正を完了に設定するには、ライセンスを持つシート所有者、管理者、または編集者である必要があります。
校正が完了すると、以下の状態になります。
これを行うと、校正へのコメントの入力や新しいバージョンのアップロードが再び可能になります。
レビュー リクエストを送信した後にそれをキャンセルしたい場合は、以下の手順に従ってください。
を選択します。
>
[レビューのキャンセル] を選択します。
レビュー リクエストをキャンセルすると、承認を依頼できなくなります。ただし、受信者は引き続き校正にアクセスできます。
セル リンクを使用することで、複数のシートの情報をリアルタイムでひとつにまとめて共有することも容易になります。 1 つまたは複数のソース シートから特定の値を抽出し、読み取り専用のサマリー シートに取り込むことができます。 この場合、ソース シートの情報が更新されれば、サマリー シートのデータも自動的に更新されます。
この機能を使用すれば、部門の予算集計、パートナーの売上予測、要員計画、業務計画、クライアント プロジェクト のサマリーなど、さまざまな場面で仕事の手間を省くことができます。 コピー＆ペーストはもう必要ありません。
ステップバイステップの手順に従ってセル リンクを作成します。
データを含むセル、または以前にデータを含んでいたセルのみ、リンク先シートとリンクさせることが可能です。シート全体、列、または行をリンクすることはできません。セルにハイパーリンクとセル リンクの両方を含めることはできません。
セル リンクには次の 2 つのタイプがあります。
インバウンド リンクまたはアウトバウンド リンクのシート名を表示するには、リンクされたセルを選択します。
値がリンクされているシートにアクセスするには、リンクされたセルを選択し、表示されるテキストの上にカーソルを合わせ、シートへのリンクを選択します。
インバウンド リンクまたはアウトバウンド リンクを削除するには、表示される情報の上にカーソルを合わせ、[削除] を選択します。
セル リンクを作成するには、少なくとも元のシートの閲覧者権限とリンク先シートの編集者権限が必要です。
シートを検索する必要がある場合は、検索バーを使用します。
リンク元セルには右側に青い右矢印 (アウトバウンド リンク) が表示されます。
インバウンド リンクを作成すると、元のシートにアウトバウンド リンクが自動的に作成されます。複数のセルを選択して各セルにリンクを作成できます。
同じ元のシートから一度に 500 セルまでのリンクを作成でき、リンク先シートには最大 50 万個のインバウンド リンクを設定できます。
セル リンクを含むセルは、シートを自動的に変更するアクションをトリガーしません。これには、インバウンド セル リンクのある別のセルを参照する数式も含まれます。
インバウンド リンクをダブルクリックし、セル リンク フォームで新しい元のセルを選択してインバウンド リンクを編集できます。
セルまたはセルのグループからインバウンド リンクを削除するには
アウトバウンド リンクは 1 つずつ削除する必要があります。アウトバウンド リンクを削除するには
リンクされたセルを含むシート行を削除すると、セル リンクに影響します。元のセルを含む行を削除すると、リンク先シートのセル リンクが壊れます。リンク先のセルが含まれる行を削除すると、元のシートからリンクが削除されます。
リンク元のシートから作業を始める場合、または複数のリンク先シートに同じ元のセルへのリンクを作成する場合は、条件付き貼り付けを使用してください。
条件付き貼り付け機能を使ってリンクを作成するには
空白の行あるいはコピー後に削除したセルにリンクを作成することはできません。
添付ファイル/リンクまたはディスカッション列にはセル リンクを作成できません。プロジェクト/ガント シートの依存関係が有効な場合、そのシートの次のセル タイプにはインバウンド リンクを作成できません。
ただし、期間列および開始日列にはリンクを作成できます (その行に先行タスクが存在しない場合)。終了日は自動的に計算され、リンク作成後に先行タスクを追加できるようになります。
次の場合、インバウンド リンクのあるセルは編集できません。
Smartsheet レポートを使用すると、複数のシートのリアルタイム データを単一のビューで簡単に操作できます 主要なタスクとマイルストーンを関係者向けの概要に集約したり、さまざまな取り組みに対して異なるビューを作成したりできます。
レポートは双方向であるため、レポート上で更新された情報は自動的に元のシートに反映され、その逆も同様です。 シートの行と列から行レポート を作成することや、シート サマリー フィールドからシート サマリー レポート を作成することができます。
レポートでのグループ化とサマリー により、複数のシートのデータをすばやく簡単に集計し、計算することができます。
レポートは、レポートを作成する元のシートを共有している人なら誰でも簡単に共有できます。 より詳細な制御を行うには、レポートを公開するか、ダッシュボードに表示します。これにより、オーディエンスには表示したい情報の概要のみを表示でき、元になるデータを共有する必要はありません。
レポートは双方向であるため、レポート上で更新された情報は自動的に元のシートに反映され、その逆も同様です。
シートと同様に、レポートを送信、共有、公開できます。また、レポートのデータを編集、グループ化、集計、並べ替えることも可能です。
レポートには情報が保存されないため、レポートにはシートに保存されている情報のみが表示されます。そのため、レポートはアカウントのシート制限数にはカウントされません。
重要
レポートでは、最大 3 万シートからデータを抽出できます。
行レポートとシート サマリー レポートの 2 種類のレポートが利用できます。シート サマリー レポートについては、「トピック 14: シート サマリー レポート」をご確認ください。
列レポートを使用すると、複数のシートから行を 1 つのレポートに追加できます。1 つのレポートに複数のシート サマリーを追加する必要がある場合は、シート サマリー レポートを作成します。
作業中のデータが多い場合は、設定時にレポートに追加のサマリー フィルターを適用することを検討してください。[シート名]、[作成日時]、[更新日時] で含めるデータを制限すると、レポートをより効率的に実行できるようになります。
元のシートとは、行レポートからデータを取得するシートのことです。レポートの元のシートは、最大 3 万個まで使用できます。レポートを他のレポートの元のシートとして使用することはできません。
表示列のドロップダウンで、レポートに追加する元のシートから列を選択します。最大 400 個の列を選択できます。
フィルター条件を設定して、元のシートからレポートに取り込まれるデータをフィルターします。フィルター条件に一致するデータのみがレポートに表示されます。
データをグループに整理することで、必要な情報に簡単にアクセスできるようになります。
主要メトリックを定義してデータを集計し、情報に基づいて意思決定できるようにします。サマリー データはグループ化する行に常に表示され、異なる書式設定を行うことはできません。
各グループのデータを特定の順序 (古い順または新しい順) で並べ替えます。
既定では、新しいレポートで元のシートの選択ウィンドウが開きます。レポートを編集している場合は、ナビゲーション バーから [シート] タブを選択します。
リストには、自分が作成したシート、または自分に共有されたシートが含まれます。シートは、スクロールするか、元のシートの検索バーに入力して見つけることができます。
[シート] タブから 1 つ以上のシート、フォルダー、またはワークスペースを選択すると、その他のオプション (表示する列、フィルター条件、グループ、集計、並べ替え) がレポート ビルダーで使用できるようになります。
レポートでは、最大 3 万シートからデータを抽出できます。
レポートでは、更新とシート名のフィルターの使用を推奨します。これにより、範囲を最小限に抑えることができ、レポートの読み込み時間が大幅に改善される可能性があります。
レポートに常に新しいシートを含める場合は、ワークスペースを使用します。
レポート内のシートにある行の終了日は依存関係の設定に基づいて自動計算されるため、これらを編集することはできません。元のシートで開始日と期間を編集すると、終了日が自動的に再計算されます。
先行タスクの開始日をレポートから編集することはできません。その代わり、先行タスクの開始日と期間を編集すると、依存タスクと関連付けられた日付が自動的に再計算されます。
シート サマリーを使用すると、鍵となる情報を追跡したり、プロジェクトを拡大させたり、重要な指標についてレポートしたりするための時間を短縮できるため、より良い意思決定をより迅速に下し、実行することができます。
ミッションンクリティカルな情報をシート内で直接管理することが難しい場合は、シート サマリーを活用することで、そうした情報を標準的かつ間違いのない形で整理したり、レポートしたりすることができます。右パネルでは、シート サマリー フィールドをカスタマイズしたり、文字列、記号、画像、リンク、およびシートのデータを統合させる高度な数式を含めたりすることも可能です。
シート サマリーは、カスタム プロジェクト、ビジネス、およびサマリー レベルの情報を定義、整理、レポートする標準的な場所を提供します。 シート サマリーの内容をシート データ横の右パネルでチェックします。
右パネルのサマリー アイコン シート 
をクリックして、シート サマリー
パネルを展開します。サマリー フィールドには、さまざまなサマリー レベルの情報を入力できるスペースがあります。
シート サマリーを開いている状態で、以下を実行します。
シート サマリーへの変更を保存するには、シートを保存してください。
シート サマリーはこれで準備完了です。 シート サマリーからいつでも構造の変更、サマリー フィールド プロパティの変更、サマリー フィールドの書式設定、およびデータの追加を行うことができます。
| フィールド タイプ | 説明 |
|---|---|
| 文字列/数値 | 文字列の説明または数値 (例: プロジェクト サマリー、総予算) |
| 連絡先リスト | 利用可能な連絡先に登録されているユーザーを表示する (例: プロジェクト マネージャー、窓口) |
| 日付 | 重要な日付 (例: プロジェクトの開始日または終了日) |
| ドロップダウン リスト | カスタム リストからドロップダウン オプションを選択する (例: 部門名、プロジェクト タイプ、プロジェクト ステータス) |
| チェックボックス | オン/オフの切り替えができるチェックボックス |
| 記号 | 視覚的アイコン (例: 白黒の丸、星、アンテナ バー) |
シート サマリーは以下に対応しています。
新しいサマリー フィールドには、データ、ハイパーリンク、画像などを含めることができます。
新規または既存のサマリー フィールドの書式は、サマリー フィールドのタイトルの横にあるメニュー アイコンをクリックして調整します (数値や通貨形式またはプロパティのロックなど)。
シート サマリーを利用してプロジェクト全体のメトリックを表示したり、カスタム メタデータでシートをタグ付けして検索性を高めたりできます。
シート サマリーの多くの用途の 1 つは、シートの状態を示すことです。たとえば、プロジェクト計画の場合はプロジェクトの状態を示します。 [シート サマリー] フィールドに数式を配置することで、これを実現し、自動的に更新することもできます。
グリッドまたは別のサマリー フィールドからのデータを参照して、サマリー フィールドに数式を挿入し、主要な情報を自動的に計算します。
グリッドをクリックしてドラッグすると、グリッド セルとセル範囲を選択して数式をすばやく作成できます。数式で参照されているセルは、数式の作成中に強調表示されます。
| 参照する場合... | この構文を使用 | 数式の例 |
|---|---|---|
| ...その他のサマリー フィールド (同じシート) | [フィールド名]# | =SUM([予算 2016]#, [予算 2017]#) |
| ...グリッド内のセル (同じシート) | [列名] | =SUM(支出 1:支出 3) |
| ...グリッド内のセル (別のシートから) | {シート間参照名} | =COUNT({倉庫 B 在庫}) |
簡単に検索できる主要な値を含むシート サマリー フィールドを作成できます。 いくつかの例は次のとおりです。
シート サマリーに凡例を作成して、シート上の各アイコンまたは記号の意味を説明します。凡例を作成するには
シート サマリーの構造、数式、およびその他のコンテンツを最大 20 枚の既存のシートに一度にコピーすることにより、メタデータおよびポートフォリオ データとの一貫性を維持します。
コピーしたいフィールドが含まれているシート サマリーで、以下の手順を実行します。
をクリックします。
シート サマリーをほかのシートにコピーすることは永久的な処理であり、元に戻すことはできません。データが上書きされる可能性がある場合は、一括コピー処理の開始前に確認のメッセージが表示されます。
これで完了です。 シート サマリーがコピーされました。
シート サマリー レポートを使用すると、1 つまたは複数のシートのサマリー フィールドを簡単に 1 つのレポートにまとめられるため、重要な情報を 1 つのポートフォリオ レベルのビューで素早く確認できます。
シート サマリーの情報は、レポートの条件に基づいて表示されます。 そのうえで、グループに分類され、関数を使って集計され、レポートの列に表示されます。
シート サマリー レポートはダッシュボードに直接追加したり、グラフ化したりして、関係者にリアルタイムで進捗状況を伝えることができます。
ポートフォリオ ビューを使用すると、複数のシートのサマリーからデータを抽出できます。サマリー パネルでシート サマリーを作成してから、それらのサマリーを統合してポートフォリオ ビューを作成します。
シート サマリー レポートは行レポートとは異なります。行レポートではシートのセルのデータを使用します。行レポートに関する利用方法は「トピック 12: レポート」をご確認ください。
シート サマリー レポートは、プレミアム アプリではご利用いただけません。たとえば、Dynamic View のソースとして、シート サマリー タイプのレポートを使用することはできません。
ポートフォリオ ビューを作成するには、最初にシート サマリー レポートを作成してから、ポートフォリオに含める内容を決めます。
レポート ツールバーの設定を使用してポートフォリオ ビューを調整します。
| 使用するタブ | 手順 |
|---|---|
| ソース シート | レポートに含めるシートとシート サマリーを指定します。 ヒント: ワークスペースを選択すると、そのワークスペース内のすべてのシートが対象範囲になります。 シートがワークスペースに追加される、またはワークスペースから削除されると、レポートが更新されます。 フォルダーを選択すると、現在そのフォルダーにあるシートのみが追加されることに注意してください。フォルダーの内容が変更されてもフォルダーのサマリーが自動的に更新されることはありません。 |
| 表示する列 | レポートに表示するサマリー フィールドまたはシステム列を選択します。 |
| フィルター条件 | レポートに表示するサマリー情報のパラメーターを定義します。 |
| グループ化 | 類似した値をグループにまとめることができるため、行を論理的なカテゴリにまとめたり分類したりして整理できます。 |
| 集計 | 完了済みのプロジェクトの 「Count (数)」 など、レポートから重要な情報を抽出します。 |
| 並べ替え | レポート上でサマリー情報を並べ替える方法を定義します。 |
各設定を構成したら、[保存] を選択して選択内容を確定します。 定義した条件に一致するサマリー データがレポートに表示されます。
ポートフォリオ ビュー レポートに含まれているフィールドのフォーマットは、レポート内で直接編集できます。基盤となるシートのサマリー フィールドに戻る必要はありません。
