初めて英語で履歴書やカバー レターを作成する人でも、ベテラン社員やフリーランサーでプロフェッショナルな英文コミュニケーションの向上を目指す人でも、英文ビジネス ライティングのエッセンスを理解することは大切です。
ビジネス ライティングとは、あらゆる種類のビジネス業務で使用される特定のタイプの書き言葉によるコミュニケーションのことであり、効果的なコミュニケーションを図り、どんな職場環境でも成功するための基本です。このガイドでは、ビジネス ライティングとは何か、なぜ重要なのか、効果的なコミュニケーションのためにビジネス ライティングを上達させるにはどうすればよいのかをご紹介します (注: この記事での「ビジネス ライティング」とは、英語によるビジネス ライティングであることを前提としています)。
ビジネス ライティングとは？
ビジネス ライティングとは、情報を伝えたり、指示したり、提案したり、合意を取り付けたりする際に、明瞭さ、簡潔さ、有効性、プロフェッショナリズムを備えた仕事上のコミュニケーションのことです。
なぜビジネス ライティングは重要なのか？
ビジネス ライティングが重要な理由はいくつかあります。
- 明確で効果的なコミュニケーション
分かりやすく簡潔な文章は、誤解や混乱を最小限に抑え、期待値を設定し、理解の共有を促進するため、ビジネスには欠かせません。 - 効率性と生産性
明確なコミュニケーションは、初回のコミュニケーションでメッセージが正確に理解されるため、時間の節約につながります。 - プロフェッショナリズムの発揮
適切なトーンや言葉を使うことでプロフェッショナリズムが伝わり、同僚、クライアント、その他ステークホルダーとの間で信頼性と信用を確立するのに役立ちます。 - ドキュメンテーションおよび記録管理
メールであれ、年次報告書であれ、書かれた言葉は合意や決定、重要な情報をドキュメント化し、正式な記録として機能します。正確でしっかりとドキュメント化されたビジネス ライティングは、法的請求や紛争を支持または弁護し、アカウンタビリティを維持するための証拠にもなり得ます。 - コンプライアンスと法的目的
場合によっては、書き言葉は規制や法的要件の遵守を意味します。契約書がその好例となるでしょう。このような場合、特定の要件や方針に従ってその基準を明確かつ徹底的に説明する必要があります。 - ブランド イメージの向上と影響力の獲得
一貫して練られたコミュニケーションはブランド アイデンティティを強化し、クライアントや一般大衆に信頼され、好印象を与えます。そのため、ビジネス ライティングはフォーマル、インフォーマルを問いません。 - クライアント、パートナー、顧客への行動喚起
効果的で簡潔、明確、プロフェッショナル、かつブランドに沿ったマーケティング コミュニケーションは、注目を集め、興味のある情報を素早く伝達し、特に強力な行動喚起 (CTA) が含まれていれば、エンゲージメントを刺激することができます。
ビジネス ライティングの種類
ビジネス ライティングは、以下のようなあらゆるビジネス ドキュメントに適用されるべきですが、これらに限定されるものではありません。
仕事への応募書類
応募書類には通常、氏名、連絡先、職歴、スキル、学歴、その他関連事項、カバー レターなどが含まれます。
提案書
これらのフォーマルなビジネス ドキュメントでは、提案するプラン、アイデア、またはプロジェクトの概要を説明し、読者が特定の行動方針を受け入れ、支持し、または資金を提供するよう説得するような仕様となっています。よくできた提案書は、読み手に提供される内容を明確に理解させ、それに関して浮上するであろうあらゆる疑問に答えます。
プレゼンテーション
言葉とビジュアルを組み合わせたプレゼンテーションでは、スライド、マルチメディア、音声コンテンツなどを用いて、特定のトピックに関する情報、アイデア、メッセージをオーディエンスに伝えることを目的としています。
メール
ビジネス メールはフォーマルなものであるべきで、件名、挨拶、本文、そして送り主の名前、役職、会社名、連絡先などを記した署名やブロックが必要です。引用文、Web サイトへのリンク、ソーシャル メディアのハンドル ネーム、人称代名詞の指定などの追加情報が含まれることもあります
ビジネス レター
ビジネス レターには既定の構成があり、受信者の名前と連絡先、日付、挨拶、本文、送信者の名前と連絡先、結びの言葉、(必要に応じて) 同封物や添付ファイルの記載など、特定の要素を必要としています。リファレンス レターにも同様の形式があります。
ビジネス プラン
ビジネス プランは、ビジネスの基礎、目標、戦略などをまとめたロードマップです。自身のためにプランを作成する場合でも、資金調達や指導を得るためにプランを共有する場合でも、明確に定義され、理解しやすいロードマップは、事業目標を達成するための明確な道筋を示します。
報告書
報告書の目的は、特定のテーマ、プロジェクト、または状況に関する情報を提供し、要約することです。報告書には、データ、調査結果、分析、結論、提言などが含まれることが多く、これらはすべて整理された形で提示するのが最善です。
メモ
メモは「メモランダム」 (“memorandum”) の略で、企業内のコミュニケーションに使われる簡潔なドキュメントです。簡潔になりがちなので、わかりやすくインパクトのある表現になるよう、言葉を慎重に選ぶべきです。
スプレッドシート
スプレッドシートの主な機能は数値データを扱い、計算を実行することですが、ヘッダー、ラベル、説明、またはセルやコメント内の説明メモも含まれます。これも、言葉を慎重に選ぶことで、明瞭さと正確さを確保することができます。
スピーチ
ビジネス スピーチは、要点を明確に、簡潔に、プロフェッショナルに、魅力的に伝えることに重点を置いて書かれたドキュメントから始まります。
プレス リリース
報道価値のある情報をメディアと共有するためにデザインされたこのオフィシャルなコミュニケーションは、さっと目を通しやすいように特定のフォーマットで書かれる傾向があります。個人に書かれたものであれ AI に生成されたものであれ、プレス リリースの構成要素には、見出し、発行日、報道内容を説明する本文、関連人物の引用、発行企業の定型的な概要、メディアからの問い合わせ先情報などが含まれます。
コピーライティング
広告、Web サイト、メール、商品説明などで使用されるこの書き言葉による芸術形式の目的は、読者に対して、読む、関心を持つ、購入する、共有するなど、特定の行動を取るよう影響を及ぼすことです。コピーライティングには、ブランドの声や個性を表現することも含まれますが、優れたビジネス ライティングの信条にも忠実に従います。
ホワイト ペーパー
これらの包括的なレポートは、特定の問題やテクノロジ、製品、コンセプトの詳細な調査を通じて、読者を教育し、洞察を提供し、意思決定に影響を与えます。ホワイト ペーパーには多くの場合、データ、統計、ケース スタディ、専門家の意見などが含まれ、これらはすべて思慮深く整理され、フォーマルで権威あるトーンで書かれています。
効果的な英文ビジネス ライティングのための 10 か条
ビジネス ライティングにはさまざまな形がありますが、明確に、効果的に、そして簡潔なコミュニケーションを図るというその目的は確固としています。優れたビジネス ライティングの効果を実感するために、以下のポイントをプロフェッショナルなコミュニケーションの場で活かしましょう。
1. 目的へのコミットメント
簡潔で明確なコミュニケーションを構築するには、明確なメッセージが必要です。メッセージの目的を明確にし、それを指針として的確なメッセージを発信しましょう。
2. オーディエンスへの敬意
オーディエンスの心を動かすには、彼らとおなじ「言葉」を話さなければなりません。主要なオーディエンスを特定し、彼らが何を必要とし、何を知りたがっているのか、また彼らの優先順位、そして彼らにアピールするために情報を整理する最善の方法を考えましょう。
3. 形式
ビジネス ライティングにおける「形式」とは、文章のトーン、構成、言葉遣い、そしてそれを表現するフォーマットなど、プロフェッショナルとしてのパッケージ全体を指します。ドキュメントを作成する際には、これらの要素すべてに注意を払いましょう。
4. 適切なトーン
文章のトーンは、オーディエンス、主題、ドキュメントの種類にふさわしいものでなければなりません。ただし、トーンは常にプロフェッショナリズムを伝達し、文脈のニュアンスに配慮する必要があります。たとえば、フォーマルな手紙の場合、読み手にはファースト ネームではなくラスト ネームで挨拶するのが適切ですし、サプライズ休日のお知らせの場合は、会社閉鎖のお知らせよりも熱心なトーンで書かれることでしょう。
5. 適切な書式
ビジネス ライティングは業界標準の書式に従いますが、これはドキュメントの種類によって異なります。たとえば、プレゼンテーションでは見出し、トーキング ポイント、ビジュアルが使われ、履歴書ではテキスト ブロックが使われます。手紙やメモ、その他の標準的な書き言葉によるコミュニケーションでは、ビジネス ライティングでよく使われる “OABC” (オープニング、アジェンダ、ボディ、クロージング) という構成に従います。
6. 明瞭さ
優れたビジネス ライティングでは、読者が理解しやすい明確でわかりやすいメッセージが特徴です。わかりやすさを最適化するには、短い文章と平易な言葉を使い、目の前のテーマだけに集中することです。多くの情報を提示する場合は、短い段落やリストを採用し、内容を読みやすくすることを検討しましょう。
7. 簡潔さ
簡潔とは、唐突とかぶっきらぼうという意味ではありません。可能な限り少ない言葉で、メッセージを明確に伝えることを意味します。そのためには、ふわふわした表面的な表現や専門用語、主題から外れた情報などは避けた方がよいでしょう。また、不要な単語を削除し (特に形容詞や副詞)、長い単語を短い単語に置き換え、長い文章を分割するなど、再読と推敲を重ねましょう。
8. 行動喚起
純粋に情報を提供するだけのライティングもあります。しかし、読者に何かをしてほしいのであれば、行動喚起 (CTA) を含めましょう。CTA は、マーケティング、広告、セールスなど、反応を促すことを目的としたコミュニケーションには欠かせません。読者が次に何をすればビジネス目標を達成できるのか、明確なガイダンスを与え、必要なインセンティブや理由を含めるようにしましょう。
9. 正確さ
情報の的確さと正確さは、質の高いビジネス ライティングに不可欠です。プロフェッショナリズムを確立し、内容に信頼性を与え、混乱、または場合によっては法的問題さえも防ぐ可能性もあります。
10. 間違いのない文章
文法や句読点を正しく使うことは、あなたの文章を真剣に読んでもらうために非常に重要です。AI ライティング支援ツールの助けを借りて、常に編集、校正、ダブルチェックを行いましょう。
ビジネス ライティングについてよくある質問
Q: ビジネス ライティングとは何ですか？
A: ビジネス ライティングとは、情報を伝えたり、指示したり、提案したり、合意を取り付けたりする際に、明瞭さ、簡潔さ、有効性、プロフェッショナリズムを備えた仕事上のコミュニケーションのことです。
Q: どんな時にビジネス ライティングを使いますか？
A: ビジネス ライティングは、求人応募、提案書、プレゼンテーション、メール、ビジネス レター、ビジネス プラン、レポート、メモ、スプレッドシート、スピーチ、プレス リリース、コピーライティング、ホワイト ペーパーなど、あらゆるビジネス ドキュメントに適用されます。
Q: ビジネス ライティングに不可欠な 3 つの要素とは？
A: ビジネス ライティングに不可欠な 3 つの要素は、
1. 明確で簡潔なコミュニケーション
2. 内容の妥当性と目的
3. トーンと形式におけるプロフェッショナリズムです。
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