Grammarly 使用上のヒント～ブランドトーンの設定～

対象となるユーザー
Grammarly Business および Grammarly Pro の管理者、アカウントマネージャー、グループマネージャー、ならびにカスタムでロールを割り当てられたメンバー

ブランドトーン機能では、Grammarly のフィードバックを組織独自のブランドボイスにカスタマイズするトーンプロファイルを設定することができます。

トーンとは？
Grammarly によるブランドトーンのサポートについて
はじめに
トーンプロファイルにトーンを追加する
トーンプロファイルでトーンの説明を変更する
ブランドトーンのフィードバックを特定の Web サイトに限定する
トーンプロファイルを追加作成する
異なるロールを持つチームメンバーのアクセス権

トーンとは？

文法、スペル、明瞭さ、簡潔さは、より良い英文を書くための重要な要素ですが、文章のトーンによっても読み手の理解度が変わってきます。たとえば、誰かが謝罪したいのであれば、“I’m terribly sorry about that.” と言うこともできますが、“Oops. I’m sorry!” と言うこともできます。どちらの文章も同じメッセージを伝えますが、トーンが異なります。

言い変えると、トーンとは文章が伝えるムードや感情のことだと考えることができます。文章におけるトーンについての詳細は、こちらのブログ記事をご覧ください。

Grammarly によるブランドトーンのサポートについて

Grammarly では、最先端の人工知能 (AI) を使って文章のトーンを分析し、チームや組織のブランドトーンプロファイルを設定できます。また、異なるトーンを “on-brand” (ブランドに沿っている) または “off-brand” (ブランドにそぐわない) として割り当てることができます。チームメンバーは、文章を書く際に自分のトーンに関するリアルタイムのフィードバックを見ることができ、ブランドに沿った表現を維持することができます。

はじめに

Grammarly のホームページにアクセスします。
[Writing] タブをクリックし、Brand tones を選択します。
[Set up tone profile] ボタンをクリックします。
つぎに表示されるウィンドウで、各シナリオにおいてチームがどのように聞こえるようにしたいかを最もうまく反映している文章を選択します。

いくつかのプロンプトに答えた後、回答を確認することができます。問題がなければ、[Analyze Answers] をクリックして次のステップに進みます。
おすすめのトーンプロファイルが作成されます。[View tone profile] をクリックしてプロセスを終了します。
トーンプロファイルに追加されたおすすめのトーンが表示されます。ここから、トーンの説明を編集したり、完全に削除したり、右上隅の [Add Tones] をクリックしてトーンプロファイルにトーンを追加したりできます。
これで完了です！チームメンバーは、文章を書く際におすすめのトーンを見ることができます。

トーンプロファイルにトーンを追加する

トーンプロファイルにトーンを追加するには、以下の手順に従います。

右上の [Add tones] をクリックします。
次に表示されるウィンドウで、追加するトーンを “ON-BRAND” にするか “OFF-BRAND” にするかを選択します。“ON-BRAND” 以下に表示されたトーンはチームに推奨され、“OFF-BRAND” 以下に表示されたトーンは推奨されません。
ドロップダウンリストからトーングループを選択します。
トーングループから特定のトーンを除外したい場合は、そのトーンの横にあるボックスのチェックを外します。
説明を追加するか、Grammarly が生成した説明を使用し、[Save] をクリックします。

トーンプロファイルでトーンの説明を変更する

説明を変更するには、トーンのグループの下にある鉛筆のアイコン ([Edit tones]) をクリックします

次に表示されるウィンドウで、[Explanation for tones] の下にあるテキストを編集することができます。Grammarly が説明を自動生成し、それを修正できる場合もあります。自動生成された説明文が利用可能な場合は、ウィンドウの下部にある [Custom description generated by Grammarly] をクリックして挿入できます。

ブランドトーンのフィードバックを特定の Web サイトに限定する

トーンプロファイルのフィードバックが表示される URL のリストを指定できます。これは、トーンプロファイルが社外とのコミュニケーション (たとえば、Twitter での公の書き込み) 向けで、社内でのコミュニケーション (たとえば、Slack メッセージ) にはあまり重要でない場合などに便利です。

表示を許可する Web サイトのリストを作成するには、[Brand Tones ] ページで右上隅の縦三点リーダーアイコン (⋮) をクリックし、[Settings] を選択します。

次に表示されるウィンドウで、[Specific websites]（「特定のウェブサイト）」]を選択し、トーンプロファイルのフィードバックを表示させたい Web サイトの URL を追加し、[Save] をクリックして変更を確定します。その他のすべての Web サイトでは、“ON-BRAND” または “OFF-BRAND” のラベルなしで検出されたトーンがチームメンバーに表示されます。

書式のヒント

google.com (“www” なし)
www.google.com、mail.google.com、docs.google.com など、関連するすべての URL を含めるにはこの書式を使用します。
docs.google.com
特定の URL で見つかったページのみを含めるには、この書式を使用します。

トーンプロファイルを追加作成する

注: このオプションは Grammarly Pro プランには含まれていません。Grammarly Pro プランのメンバーは、1 つのブランドのトーンプロファイルのみを作成することができます。

追加のトーンプロファイルを作成するには、以下の手順に従ってください。

ホームページに移動します。
[Writing] タブをクリックし、[Brand tones] を選択します。
次のページで右上隅の縦三点リーダーアイコン (⋮) をクリックし、[Create tone profile] を選択します。

新しいウィンドウが表示されたら、[Create tone profile] をクリックします。
トーンプロファイル名を入力し、割り当てるユーザーグループを選択します
トーンプロファイルを特定の Web サイトで使用したい場合は、[Specific websites]（「特定のウェブサイト）」を選択し、Web サイトの URL を追加して [Save] をクリックします。

注: まだグループを作成していない場合は、こちらの記事を参考にしてください。

トーンプロファイルをさらに作成するには、[Brand Tones] ページに移動し、右上隅にある [Create tone profile] をクリックします。

注: 1 つのユーザーグループには、1 つのブランドトーンプロファイルだけが割り当てられます。すでに 1 つのブランドトーンプロファイルが割り当てられているグループに別のブランドトーンプロファイルを割り当てた場合、そのグループには元のブランドトーンプロファイルからの推奨情報が表示されなくなります。一方、1 つのブランドトーンプロファイルを複数のユーザーグループに割り当てることはできます。

異なるロールを持つチームメンバーのアクセス権

管理者およびアカウント マネージャーのロールを持つチームメンバーは、すべてのブランドトーン機能の編集権限を持っています。すべてのユーザーグループに割り当てられたブランドトーンプロファイルを作成、編集、または削除できます。

グループ マネージャー権限を持つチームメンバーは、自分が管理者として割り当てられているユーザーグループに対してのみ、ブランドトーンプロファイルを作成および編集できます。グループマネージャーは、他のグループに割り当てられたブランドトーンプロファイルを閲覧することはできますが、変更を加えることはできません。

Grammarly Enterprise の管理者は、完全な管理者権限なしで組織のブランドトーンの管理権限を付与するカスタム ロールを作成することもできます。詳しくはこちら (About custom roles) の記事をご覧ください。

注: グループマネージャー権限とカスタムロールは、Grammarly Enterprise をご利用のお客様のみご利用いただけます。

ユーザーロールを持つチームメンバーは、自分に割り当てられたブランドトーンのプロフィールを閲覧することはできますが、変更を加えることはできません。

Grammarly は、英作文中に文法的な誤りやスペルミスの修正、表現やスタイルの改善をリアルタイムで提案してくれるクラウドベースの英文校正ツールです。ビジネスドキュメントや学術論文、クリエイティブな文章など、さまざまなスタイルに対応しています。

Grammarly Pro および Grammarly Enterprise ではさらに、上記の機能と組織全体のナレッジを組み合わせることができ、優れた成果を発揮します。ドキュメントやメッセージ、メール、SNS など、毎日の業務で使うデスクトップアプリや Web サイト間で活用でき、チームや組織全体での英文コミュニケーションの改善を支援します。

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