Altair : スプレッドシート関数はもういらない!作業をあっという間に終わらせるためのデータ プレパレーション

今回の記事では Altair の製品 『Monarch』を利用しスプレッドシートでの作業を大幅に削減する方法をご紹介します。

意外と多いデータ管理&分析以外のスプレッドシート作業

スプレッドシートを使うシーンといえば、営業部であれば、売上データの管理や売上見込みの試算、顧客データや活動履歴などの管理。マーケティング部門であれば、広告やキャンペーンの実施結果や顧客データ、マーケット データ。カスタマー サポート部門であれば、顧客からのお問い合わせデータ、保証内容などがあります。

これらの作業は数値計算やデータ一覧の作成作業だけではありません。実際は、これらの分析作業の前にバラバラなデータの統合や修正、クリーニングといった加工作業を行っているはずです。この、多くの時間を奪っている一連の作業を「データ プレパレーション」と呼びます。

こんな作業はデータ プレパレーションです。

  • 顧客データで株式会社と (株)、() や英数字の半角全角、ローマ字表記かカタカナ表記など、表記ゆれの修正
  • フォーマットが異なるデータを名前や E メール アドレスで紐づけし、1 つのデータに統合
  • 請求書や経費精算書など、別フォーマットのファイルから別ファイルへ手入力、またはコピペして入力

データ アナリストやデータ サイエンティストですら、データ プレパレーションに分析業務時間の 50~80% の時間を費やしていると言われていますから、専門家でない場合はさらに多くの時間がかかっているかもしれません。

また、ミスやエラーがあったり、正しいデータが摘出されていなかったり、データ分析前のデータ収集やプレパレーションの過程における少しのズレが、判断ミスや然るべき改善策をとれないなどの結果に繋がってしまいます。そのため、データ プレパレーションはデータ分析において最も重要なパートであり、ミスが許されないからこそ慎重になって当然の作業ともいえます。

作業時間の短縮も、ヒューマン エラーの防止も叶えるデータ プレパレーション ツール

データの処理に特化したツールがデータ プレパレーション ツールです。スプレッドシート関数やマクロの知識がなくても簡単にデータ分析用のデータを作成でき、セルフサービス型データ プレパレーション ツールであれば、IT 部門を通さずにいつでも自由にデータにアクセスして利用できます。

スプレッドシートで数万列もある膨大なデータ量であっても、ツールを使えばあっという間に、そして間違いなくデータ プレパレーションが完了します。

Altair Monarch を使ったデータ プレパレーション

Altair Monarch (アルテア モナーク) はセルフサービス型 データ プレパレーション ツールです。

構造化データ (データベースで扱えるような定義&整理されたデータ) のみならず、非構造化データ (スプレッドシートで作成した請求書など)、クラウド ベースのデータ、ビッグ データを含む複数のデータ ソースに接続でき、マウス操作で簡単に分析用の “使える” データ セットに変換できる優れものです。

以下で、Monarch を使用してフォーマットの異なるファイルをひとつのデータにまとめ、クレンジングする手順を簡単にご説明します。

ここでは、すでにある顧客情報に対して、新たに入手したイベントのアンケート データを紐づける作業を例にとります。

登録者データ、アンケート データ、既存の顧客情報はそれぞれのフォーマットが異なり、規則性のない順序なので、データの結合は意外と面倒で時間もかかる作業です。単純なコピペや
データ検索に膨大な時間が消費されてしまいます。

以下は表計算ソフトを使わず、Monarch を使用したやり方です。

① PDF ファイルを Monarch に読み込む

② データ クレンジング

会社名は表記ゆれが多く発生する項目です。ローマ字表記かカタカナ表記か、「株式会社」など法人格の表記有無と方法、スペースの有無等、目視や検索だけでは拾い出せない可能性があります。Monarch では、表記ゆれの修正もスプレッドシート関数を使わず簡単に行えます。

その他のデータ クレンジングも Monarch の各種機能で行います。

③ データの結合

データ クレンジングが完了すれば後は結合するだけです。

VLOOKUP を使わず、マウス操作だけで、簡単にフォーマットの異なるデータ同士を結合できました。

一度データ取得条件を定義すれば、作業の自動化ができます。同じフォーマットのファイルの処理が定期的に発生している場合、より作業効率化、時短を実現できます。

データ プレパレーション ツールを活用してデータ活用を
もっと簡単に

データ プレパレーション ツールを使用すれば、これまで時間をかけていたスプレッドシートでの作業を大幅に削減できます。本来時間をかけるべきデータ分析などの業務に集中でき、最適な意思決定を行えるようになるほか、残業などの人件費の削減にもなり、ビジネスを成功へ導く一助となるはずです。

Altair Monarch 製品の紹介ページはこちら。

Altair Monarch は現在 30 日間の試用版を現在無償で提供しております。この機会にぜひお試しください。

*本記事は、アルテアエンジニアリング株式会社のブログ投稿文を抜粋・転載したものです。

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