プロジェクト管理の 5 つの新ルール

フレキシブルな働き方は今後も継続されるでしょう。Microsoft 社の調査によると、70% 以上の社員がリモート ワークの継続を希望している一方で、約 3 分の 2 の社員が同僚と直接会って仕事をしたいと考えています。その妥協点がハイブリッド ワークで、ある日はオフィスに出社し、他の日は自宅で仕事をするというものです。

ガートナー社のシニア リサーチ ディレクターである Ranjit Atwal 氏は、ハイブリッド ワークフォースを “仕事の未来” と呼んでいます。ガートナー社は、2022 年までに世界の労働者の31% がリモートまたはハイブリッドで働くと予測しており、米国がその傾向をリードし、53% のワークフォースが分散化されるとしています。

プロジェクト マネージャーや、事実上のプロジェクト マネージャーになる人が増えている中で、この溝を埋め、ハイブリッド チームをリードする必要があります。その解決策は、プロジェクト マネジメントの 5 つの新しいルールに対応する適切なツールを見つけることです。

信頼できる唯一の情報源はミッション クリティカル

プロジェクトをまとめるための革新的なツールには事欠きませんが、問題なのは、多くのツールがサイロ化しており、ハイブリッド チームの連携に支障をきたしていることです。意思決定や収益の追跡などのタスクには、単一の情報源を提供する一元化されたハブが不可欠です。ハーバード ビジネス レビューの調査によると、ポートフォリオの計画と管理を全体的に把握している経営者はわずか 5% でした。

例えば、南アフリカの西ケープ大学では、それまで独立したチーム単位で動いていました。ICT ディレクターの Raymond Crown 氏が入社したとき、調達依頼で発生していた支払い遅延を避けるために、単一の集中システムを作ることでその工程を可視化し、クリアにしようと考えました。

そこで Crown 氏は、文書、署名、支払い処理の追跡に Smartsheet を採用しました。この新しいシステムは、スタッフがリモート ワークに移行したときに重要な役割を果たし、ペナルティの回避に役立ちました。支払いが遅れた場合、Crown氏に自動アラートが出され、説明義務を果たすために部門予算を調整することができます。

働き方改革で非同期コミュニケーションが実現

ハイブリッド ワーカーは、あらゆるデバイス、あらゆる場所、あらゆる時間から仕事をする能力が必要であり、そのためには非同期のコミュニケーションが必要です。クラウドベースのツールは、分散したチームの共同作業やコラボレーションに不可欠です。一元化されたポータルで文脈に沿った情報を共有することで、全員がシンクロして前に進むことができます。

例えば、オーストラリアの Fox Sports 社では、Smartsheet のダッシュボードを使ってライブ中継を実行しています。モバイル デバイスから更新情報にアクセスできるので、チーム メンバーは常に最新の情報を得ることができます。以前は印刷に頼っていましたが、それではすぐに古くなってしまいます。Smartsheet を使えば、スタッフが現場にいなくても、次のステップを確認することができます。

Fox Sports 社のアウトサイド ブロードキャスト マネージャーである Steve Barnes 氏は次のように述べています。 「モバイルの Smartsheet はとても便利です。今週の土曜日、私は仕事をしていないかもしれませんが、その日は 15 つの外部放送があります。Smartsheet を見れば、何時から何時まで放送されているかがすぐに分かりますし、放送中であること、グラフィックが機能していること、すべてが順調に進んでいることも分かります。そうすれば、食料品の買い出しなどを続けることができます。」

資源管理は競争力の源泉

分散したチームは分散したリソースを生み出し、プロジェクト マネージャーはキャパシティと利用率をリアルタイムに把握する必要があります。HBR の調査では、52% の経営者が、ワークフロー管理とインテリジェントな自動化やコラボレーションを組み合わせた単一のプラットフォームが、リソースのより良い管理のための鍵であると回答しています。しかし、リソース管理の透明性に満足しているのは、わずか11% です。

また最も重要なリソースの 1 つが人材です。YouTube、Snapchat、 IGTV で 40 のオリジナル シリーズを公開しているスポーツ放送会社 Overtime 社は、最近 Smartsheet のリソース管理を導入し、給与計算とリソース プランニングのためにスタッフの時間を記録しています。以前、Overtime 社のシニア プロダクション マネージャーである Tanya Cuadra 氏は、スプレッド シートを使用して番組ごとに従業員の時間を集計していましたが、このシステムには欠陥があり、しばしばミスが発生していました。

Smartsheet のリソース管理では、Cuadra 氏が出勤日を入力すると、その数字がカレンダーに反映され、個人の給与額や番組ごとの給与コストが表示されます。リソースのデータは、シリーズの更新やスタッフの配置、採用などの判断材料になります。

計画は仕事とさらにその結果とも結びついていなければならない

成果を測定することは、戦略的計画の一部です。ダイナミックなワークフローの計画と実行から、企業戦略との整合性の測定に至るまで、点と点を結びつける方法が必要です。レポートによる可視化は、意思決定に影響を与えるリアルタイムの洞察を提供し、チームを正しい方向に導くことができます。

例えば、ユタ大学ヘルス (University of Utah Health) は、6 つの州の住民に患者ケアを提供しています。人的資源とプロジェクト管理を担当する文化・システムインテグリティ部門の従業員は、Smartsheetを導入し、従業員のトレーニングと保持を強化して患者により良い体験を提供しています。

以前、このチームはスプレッドシートベースのツールを使用していましたが、コラボレーションはできませんでした。プロセスが自動化された Smartsheet に移行することで、チームは約 30% の効率化を実現しました。プロジェクト マネジメントを担当する Ischa Jensen 氏は、 「Smartsheet のおかげで、プロジェクト マネージャーはプロジェクトの追跡よりもプロジェクトの作業に時間を割くことができるようになりました」 と話しています。

コネクションとコンテキストが鍵となる

可視化された中央のプラットフォームは、全員が同じページを見ることができるだけでなく、プロジェクトの履歴を記録し、すべてのタスクのコンテキストを提供する記録システムを構築します。プロジェクトのダッシュボードには、作業に関連するすべての決定事項、会話、ファイル、日付、連絡先などが含まれていなければなりません。完全な情報が手元にあれば、チームは最新情報や参考資料を追いかけることなく、より良い意思決定を行うことができます。

例えば、ピザ チェーン店 Domino’s 社の社内コミュニケーション チームは、コーポレート チームやフランチャイズ向けのニュースレター、さらに、1 回限りの重大な連絡用メールなど、複数のコミュニケーション キャンペーンを管理しています。以前は、従業員がメッセージを共有するために別々のコミュニケーションを送っていたため、繰り返しになってしまい、既読率もわずか 4%と低いものでした。

このチームは、Smartsheet を導入して、さまざまなソースから情報を収集するための一元化されたプラットフォームを構築しました。コミュニケーション チームは、コンテンツ カレンダーを使って、ニュースレターのトピックや独立した告知を入力し、数ヶ月前から計画することができます。新しいトピックが追加されると、チームは特定の日付が混雑しているかどうかを判断することができます。そうであれば、コンテンツ オーナーと協力して発表の日程を変更することができます。メッセージングを合理化し、より優れた戦略的計画を実施することで、既読率は100% に達しています。

未来のワークプレイスは、フレキシブルなものになるでしょう。しかし、テクノロジがその解決策となり、チーム メンバーがどこにいてもつながり、組織の戦略的計画と実行をサポートします。チームの連携を維持するためのツールは、企業が新しい働き方を実現する上で役立つでしょう。

Smartsheet に関する詳細は以下のボタンからご覧いただけます。


参照記事: 5 new rules for project management