ビジネス英語ライティングの基本～明確で効果的な職場コミュニケーションのためのガイド～

ビジネスライティングとは、同僚や顧客との明確で効果的なコミュニケーションを促進し、ビジネス目標の達成を支援する特定のスタイルです。優れたビジネスライティングには適切なトーンとスタイルが必要ですが、同時にメッセージ自体も明確でなければなりません。

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書き手は、ビジネススタイルを用いて文章を書くことにより、以下の目的を満たそうとします。

「アクションを促す」
多くのプロフェッショナルは、どのような目標を追い求め、どのようにそれを達成するかについて他者を導くことができます。
「ニュースを提供する」
最近のビジネス展開について社内外のオーディエンスに注意を促すことができます。
「アクションやアイデアを説明または正当化する」
特に状況が複雑で物議を醸す可能性がある場合、ビジネススタイルを使って意思決定を説明したり擁護したりします。
「影響力のある方法を伝授する」
ビジネスライティングでは、特定の分析ツールの活用や外部人材との契約など、タスクを達成するためのより効果的な方法をオーディエンスにアドバイスすることができます。

ビジネスライティングがかつてないほど重要になった理由
ビジネスライティングにおける課題トップ 5
ビジネスライティングの種類
チームのビジネスライティングを向上させるには

ビジネスライティングがかつてないほど重要になった理由

ビジネス英語ライティングのスキルは、デジタルとハイテクが氾濫する今日の世界では極めて重要です。誰もが急いで情報を必要としており、明確で簡潔な文章を書くことは、関心を持ったオーディエンスと効果的にコミュニケーションをとるために不可欠です。優れたビジネスライティングがもたらすメリットのいくつかをご紹介します。

「効率と生産性の向上」
効果的なビジネスライティングは、チームメンバーが混乱を最小限に抑えながら、メールやチャットプラットフォーム上のメッセージなど、明確な社内コミュニケーションを広めるのに役立ちます。
「マネージャーや同僚の自信向上」
アクションアイテムを適切に説明できるビジネスリーダーは、従業員や同僚に自身の能力を信じるよう促します。
「効果的な管理能力の向上」
優れたマネジメントは、効果的な文書によるコミュニケーションに大きく依存しています。マネージャーが明確なメールや指示を送ることにより、社員は成果を上げやすくなります。明確なコミュニケーションは協力を促し、信頼を築きます。
「ブランド力の強化」
多くの顧客は、Web サイトのブログやソーシャルメディアの投稿、またはメールキャンペーンなど、文章を通じて製品やサービスに出会います。コンテンツは顧客の初期認識に影響を与え、購買行動を左右します。
「販売促進」
よくまとめられたコンテンツは、マーケティングやセールに大きな影響を与えます。たとえば、ビジネス提案書やマーケティング資料の文章が稚拙であれば、信頼できない会社だという印象を与えてしまうかもしれません。クオリティの高いコンテンツは、より多くの売上を達成し、より多くのリードを生み出すのに役立ちます。

ビジネスライティングにおける課題トップ 5

「明確な行動喚起」
ビジネスライティングでは、明確な行動喚起を心がけることが不可欠です。想定しているオーディエンスにどのようなアクションを選んでほしいのでしょうか。部門横断的なチームへのメモであれ、見込み客への営業メールであれ、まずはアクションを念頭に置き、メッセージをクリアにしましょう。
期待を明確に定義し、正直かつダイレクトに伝えましょう。相手がインターンでも、中堅のプロフェッショナルでも、エグゼクティブでも、誰もが明確さと効率性を重視しています。
重要な情報のみを伝えるのみであっても、読み手がそれ以上のアクションを起こす必要がないことを明確にしましょう。明確な行動喚起は、誤解を防ぎ、社内の生産性を向上させ、チームや顧客の体験を改善することで良好な人間関係を育みます。
「簡潔にするための編集」
要点を早く伝えましょう。不可欠な情報を削ることなく、できるだけ簡潔な文章を心がけましょう。箇条書きや小見出しを取り入れ、長い段落を分割することも検討しましょう。同僚や顧客がさっと読み取りやすいコンテンツやコミュニケーションにまとめましょう。
「適切なトーンでの伝達」
簡潔な文体を使用すると、メッセージやマーケティングコンテンツがより理解しやすくします。社内や業界特有のキーワード、略語、バズワードなどを使いすぎないようにしましょう。
意図するメッセージを伝えるのに、不必要な単語や言い回し、くだけた表現を使わないようにしましょう。情報提供や指導のために書く場合は、自身の発言や論拠を裏付ける事実や調査を提供するようにしましょう。顧客とコミュニケーションをとる際には、共感を持ってコミュニケーションをとりながら、明確な答えと有益なリソースを提供しましょう。
「ミスのない洗練された文章」
文法の誤り、スペルミス、句読点の誤用は、あなたのチームや会社の印象を悪くします。重要なビジネスコミュニケーションでは、少し離れて新鮮な目で見直すことを検討しましょう。
「文化の違いを考慮」
習慣や考え方、コミュニケーションスタイルは世界各地で大きく異なります。ビジネスでより効果的なコミュニケーションを図るには、こうした違いを理解することが重要です。異文化コミュニケーションにおけるこのような違いは、ビジネスライティングでの発言やトーンに影響を与えることが多々あります。時間をかけて多様でグローバルな視点から文章を考えることで、より多様なチームや顧客ベースを構築することができ、ビジネスにプラスの影響を与えることができます。

Grammarly Businessは、明瞭さ、文法、トーンなどを改善するために、
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緊急のメール送信やタイムリーなソーシャルメディアへの投稿も安心して公開できます。

ビジネスライティングの種類

情報的ライティング (“Informational Writing”)

「情報的ライティング」とは、同僚に新しい情報や関係性のある情報を提供するものです。ビジネスにおいては、情報的ライティングは緊急のメッセージやメモなどもあてはまります。

このスタイルで書く場合には、以下の質問を考慮しましょう。

このコミュニケーションで扱う情報は何か？
この情報は読者にとって具体的にどのようなメリットがあるのか？
読んだ人はどのようなアクションを取るべきか？

件名やトップですぐに注意を引かなければならないため、こういった情報発信はしばしばむずかしいものです。

教育的ライティング (“Instructional Writing”)

「教育的ライティング」とは、何かのやり方を説明するためのものです。できるだけ早く、効率的にタスクを完了するために、ステップバイステップの手順で読者を導くことが目的です。

読み手が新しい同僚や顧客だと仮定します。徹底した指示と必要不可欠な詳細を提供しましょう。すべてのポイントを確実に押さえた文章を書くには、次のような方法があります。

行動喚起には命令文を使う
特定の順序を必要としないタスクには箇条書きリストを使う
特定の順番を要するタスクには番号付きリストを使う
1 行につき 1 つのアクションアイテムを書く (1 つのステップに複数のアクションが必要な場合、1 行に 2 つのアクションを記載すると、読者はいずれかのアクションを見逃すリスクがあります)

説得的ライティング (“Persuasive Writing”)

「説得的ライティング」は、読み手に行動を促します。たとえば、顧客に商品を購入するよう説得したり、チームメンバーに 1 週間分の仕事を 1 日早く終わらせるよう促したりします。

説得力のある文章を書くには、以下のステップに従いましょう。

控えめに、誇張しすぎないこと。誇張や大げさな表現は信頼性を損ない、オーディエンスがそのコンテンツを完全に否定してしまう可能性さえあります。
特長よりもメリットに焦点を当てること。どんな利点がありますか。
潜在的な懸念を予測し、先手を打つこと。前もって問題に対処しておかないと、読み手の心はメッセージから完全に離れてしまうかもしれません。
同僚や顧客を説得して行動を起こさせたいのであれば、明確な行動喚起と、その行動を起こすための指示を加えること。

チームのビジネスライティングを向上させるには

チームがスキルアップする機会を提供する

誰もが自分のスキルセットを以て仕事に臨みますが、定期的なトレーニングなくしては、そのスキルセットが停滞してしまう可能性があります。これはライティングに限ったことではなく、カスタマーエクスペリエンスの向上や認知、デジタル能力に関するトレーニングも貴重なものになります。明確で簡潔な表現と優れた文法は不可欠ですが、読み手があなたの論点を理解できなければ、その主張がいかに重要であっても意味がありません。だからこそ、ビジネスライティングのトレーニングが不可欠となります。社内でカリキュラムを組むこともできますし、外部のコンサルタントに依頼することもできます。

デジタルライティングツール

チームを支援するためにデジタルライティングツールを使うことには多くの利点があります。

組織のライティングをビジネス基準に合わせる
組織の幹部がビジネス基準を反映したスキル向上目標を定めなければ、チームメンバーが適切なライティングスキルを身につけることは困難です。組織は、ライティングツールを使ってこの上達を測定し、業界標準に合わせながら、情報的、教育的、説得的なライティングモードに切り替える方法をチームメンバーに教えることができます。
有益なフィードバックを提供する
価値あるフィードバックをタイムリーに提供することは容易ではありません。ライティングツールは、チームメンバーに建設的なフィードバックをリアルタイムで提供し、ライティングスキルを磨くのに役立ちます。
指導をカスタマイズする機会を提供する
マネージャーは、さまざまな職務を反映させるために、チームメンバーごとに指示を調整する必要があります。Grammarly Business のスタイルガイド機能のようなライティングツールを使用すれば、チームメンバーごとに指示を作成する際に、職務に特化した用語を取り入れるよう促すことができます。
チームメンバーの関与を促進する
ライティングツールは、チームメンバーの有意義で生産的なやり取りを促進します。Grammarly Business のトーン検出機能により、チームは目標とするトーンを設定し、それに応じて文章を調整することができます。