目まぐるしく変化するプロジェクト管理の世界では、プロジェクトに関連する作業を適切なメンバーに適切なタイミングで割り当てることが重要になってきます。しかし、これは、終わりのないメールのやり取りやミーティング、アップデートがかかっていないスプレッドシートの管理など、複雑な迷路の中で正しい方向を探し出しだすようなものです。メンバーの中で、作業量に余裕がある人とない人を見極めるのに苦戦することは、よくあることです。そこで Smartsheet は、プロジェクト管理を行うすべての人の作業をシンプルにする、2 つの新しい作業負荷追跡機能を追加しました。
複数のプロジェクトを管理するプロジェクト マネージャーにとって、誰が新しい作業を行えるかを把握することは、推測ゲームになりかねません。メールや Slack のメッセージでの確認、ミーティングの実施や、スプレッドシートに目を通すことで、メンバー全員の作業量を明確に把握しようとしているプロジェクト マネージャーは少なくないのではないでしょうか。しかし、これは時間浪費や頭痛の元となります。
それでは、1 つ目の新機能である、Workload Heatmap を見ていきましょう。この Workload Heatmap はチームの稼働状況を視覚的に把握できるスナップショットを提供し、現在作業量に余裕がある人と、余裕がない人を一目でわかるように表示することで、推測ゲームを行う必要性を取り除き、意思決定プロセスを合理化します。この機能の重要なポイントは、割り当てバーが進行中のすべてのプロジェクトを考慮し、どのメンバーにいつ次の作業が予約されているか、いつ空きができるかを包括的に把握できることです。あるメンバーの割り当てバーが赤くハイライトされている場合、そのメンバーの取り組んでいる作業量が超過していることを示します。この視覚的なツールは、データに基づいた戦略的な作業の割り当てを容易にし、プロジェクトの円滑な進行とメンバー間の作業負荷の均等化を実現します。
2 つ目の新機能である Workload Schedule は、チームが取り組んでいる他のプロジェクトなど、Workload Heatmap をより詳細にしたものです。割り当て超過の理由を正確に把握し、その場で適切な決断を下すことができます。あるプロジェクトで人員が不足していることに気がついた場合、わずか数クリックで、作業量に余裕がある他のメンバーを再割り当てすることができ、作業負荷のバランスを取りながら、プロジェクトを滞りなく進めることができます。
「この Smartsheet の作業負荷追跡機能により、私たちのプロジェクト管理プロセスは大幅に改善されました。作業量に余裕があるメンバーや、チームが取り組んでいる他のプロジェクトを可視化できるようになったのは、初めてのことです。Workload Heatmap と Workload Schedule により、チームの稼働状況を素早く確認できるため、その場で作業量を調整し、効率を大幅に向上させることができます。作業負荷の管理を合理化し、プロジェクトの遂行を強化する上で、これらのツールは非常に貴重であることを思い知らされました。」と、プランニング マネージャーである EAP のメンバーは述べています。
これらの機能により、メールなどを利用した乱雑なやりとりから脱却し、割り当て超過やメンバーが遅れをとるリスクを軽減し、プロジェクト管理の重要かつ本質である課題に取り組むことができます。この戦略的な可視化は、プロジェクト遂行を効率化するだけでなく、チームのパフォーマンスを高め、最終的にプロジェクトの成功に貢献します。
Smartsheet ビジネス プラン、またはエンタープライズ プランのライセンスをお持ちの Smartsheet ユーザーは、これらの新機能をお使いいただけます。
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©2024. Smartsheet Inc.
「Enhancing team performance and streamlining project execution with the new workload tracking features in Smartsheet」
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