失敗したプロジェクトを立て直すには

失敗したプロジェクトを立て直す方法
失敗したプロジェクトを立て直す
さまざまな種類のプロジェクトを方向転換する
Smartsheet を使用してプロジェクト管理を改善する

失敗したプロジェクトを立て直す方法

このセクションでは、失敗したプロジェクトを立て直すために必要なステップとアクションについて詳しく説明します。このブログ記事は「プロジェクトが失敗してしまう原因とは」の続編です。

1. 失敗したプロジェクトを認識する

失敗したプロジェクトを立て直すための最初のステップは、プロジェクト失敗の認識です。ほとんどのプロジェクトには回復可能な期間がありますが、多くの場合、その期間は短いです。パニックになる必要はありませんが、プロジェクトにおける問題について警鐘を鳴らしましょう。

プロジェクトが失敗した責任を、誰かに負わせようとする誘惑に抵抗することも重要です。

「慌てず、冷静になってプロジェクトで何が起こっているのか、デューデリジェンスを始めてください。これまでのやり方を変えなければ、状況は好転しません」(Balaban 氏)

2. プロジェクトの状況を評価する

プロジェクト状況の適切な評価は、次のステップを決める方法です。プロジェクトの現在の状況について、できる限りすべてのデータを収集します。

「最初に行う内容の 1 つは、インタビューです」(Williams 氏) インタビュー対象には、プロジェクトマネージャーから顧客、チームリーダー、経営幹部、スポンサーに至るまで、プロジェクトの中核を担う人々が含まれます。Williams 氏は、プロジェクトのリーダーシップに関する限り、「取るに足らない人たち」と呼ばれる人々にもインタビューしています。これらの「取るに足らない人たち」は、製造現場やコーダー、テスターなど、実際に作業を行う人たちです。

「これらの人々はリーダーシップの中核ではありませんが、プロジェクトに関して他の人が持っていない洞察力を持っています」(Williams 氏) これらの人々は、実際に何が起こっているかを知っている場合がよくあります。例えば、マネージャーが 2 時間かかると考えていた作業が、実際には 4 時間かかっていたり、コンピューターが作業を実行するのに十分な能力を持っていなかったりします。複数のプロジェクトに同時に取り組んでいる人は、まったく別のプロジェクトを優先していることもあるでしょう。インタビューはこれらの原因を特定するのに役立ちます。

Williams 氏は常に次の 3 つの質問をします。

何が間違っていたと思いますか。
失敗を修正するには何をする必要があると思いますか。
それを可能にするにはどうすればいいと思いますか。

「これら 3 つの質問はすべて自由回答であり、インタビューを受けている人に対する尊重と信頼を意味します。なぜなら、これらはその人についての質問だからです。自由回答性は、さまざまなポジティブな効果をもたらします。それにより、インタビュー対象者との信頼関係が築かれ、自信が育まれ、個人的な意見を引き出し、チームビルディングにもつながります。問題が起きているプロジェクトに関わる多くの人々が失敗に対する責任を負っていて、彼らが非難の対象となっている状況下で、これらの質問による詳細な情報の取得が重要です」(Williams 氏)

Hofmeyer 氏は、個別にインタビューし、その後、グループに集めて調査結果を発表することを提案しています。「一対一の状況だと、プロジェクトについて一人一人からまったく異なる見解を引き出せます。グループでのインタビューにすると、一部の人は意見を主張しますが、他の人は声をあげたがらないでしょう。」(Hofmeyer 氏)

もう 1 つのステップは、プロジェクトに関するすべてのドキュメントの確認です。これは、当初のプロジェクトの範囲、計画、目的、仕様について振り返る良い機会です。ドキュメントを見直すと、この先何を行う必要があるかを理解し、障害点を見つけるのに役立ちます。

データを確認した後、関係者とプロジェクトの立て直すためのオプションについて話し合います。現在のプロジェクトチームを集め、必要に応じてプロジェクトの立て直し計画に参加してもらいます。また、プロジェクトの状況についてプロジェクトマネージャーと一対一で話し合うのもよいでしょう。このステップを行う理由は、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの立て直しに関与したいかどうかを確認するためです。プロジェクトの失敗は、感情的、精神的、肉体的にダメージを与える場合があります。

Williams 氏はマネージャーに対し、プロジェクト失敗に関するさまざまな説明を裏付けるよう注意を促しています。「たった一人が発言するのは何の意味もありません。失敗を他の誰かのせいにしようとしているその人こそが、問題を引き起こしている可能性があります。複数の人に同じ問題について説明してもらうと、その問題の共通の原因が特定できます。共通の傾向や意見を見つけるのはそれほど難しくありません」(Williams 氏)

3. 立て直し計画を策定する

プロジェクトが失敗した場合、プロジェクト立て直し計画は、プロジェクトを軌道に戻すのに役立ちます。プロジェクトの性質と範囲によって計画に何が含めるかが決まりますが、ほとんどの計画にはいくつかの類似点があります。

現状の評価
プロジェクトが直面している障害と問題の概要
立て直しのための計画
責任とその担当者のリスト

テンプレートを使用すると立て直しのプロセスが容易になると思われるかもしれませんが、そうではない可能性があります。物事を単純化しすぎる可能性があるため、Williams 氏や Balaban 氏は、テンプレートの使用を推奨していません。「明確に定義されたプロセスがありますが、計画に関して言えば、立て直し作業はすべて異なるため、その点ではテンプレートは意味がありません。立て直しを行っている間、毎日新しい内容や出来事を発見し、新しい方向に進む必要があります。通常、監査してから行動を起こしますが、何か問題が見つかった場合は、変更も検討します」(Williams 氏)

プロジェクトのリーダーシップへの確認は、計画における重要なステップです。元のリーダー層以外で立て直しのプロジェクトマネージャーを雇用することも選択肢の 1 つですが、すべての人に適しているわけではありません。場合によっては、既存のプロジェクトマネージャーによるプロジェクトのやり直しは可能ですが、この方法には危険が伴います。

「プロジェクトマネージャーは主観的な視点を優先するため、プロジェクトの全体像や課題に対する客観的な判断が難しくなっているでしょう。自らの問題への指摘は難しいため、自分のプロジェクトの立ち直しを主導するのは難しいと考えています。 (プロジェクトマネージャーは) 自分が何を間違えているかさえ、気づいていない場合もあります。客観的な視点を持つ外部の人の方が、立ち直しを進めやすいでしょう。プロジェクトが失敗すると、チーム内の信頼関係が損なわれるため、信頼できるリーダーをチームの指導者に据えると、チーム全体の信頼を回復できる可能性が高まります。リーダーが自己利益ではなく、チーム全体の利益のために努力していると分かれば、チームメンバーはそのリーダーを信頼し始めます。自己中心的ではなく、チームの成功を目指す姿勢が信頼を生むでしょう」(Williams 氏)

プロジェクトの立て直しにおいて、チームの士気の向上と人事上の問題解決は、最初に取り組む必要がある 2 つの問題です。そうすると、過去を忘れて未来に向かって取り組むことができます。重要なのは前進です。

「過去の失敗を忘れてはいけませんが、その失敗に対しては許す心を持つべきです。失敗から学び、同じ問題を繰り返さないためには、その原因や背景を理解しましょう。失敗に至った兆候やサインを覚えておくと、将来同じ問題を防ぐための解決策を見つけることができます」(Williams 氏)

失敗したプロジェクトを立て直す

失敗したプロジェクトを立て直すときは、プロジェクトが失敗する原因となる 3 つの主な領域 (計画、リソース、リーダーシップとガバナンス) を覚えておきましょう。それぞれを対処すると、物事を軌道に戻すことができます。

プロジェクトを再び立ち上げる際に、適切なプロセスを早期から導入すると、チームが危機的な状況に陥るのを防ぎ、効果的に作業を進めることができます。最初の解決策にとらわれず、すべての代替案の検討により、プロジェクト全体の目標がより明確になり、成功への道筋が見えやすくなります

Williams 氏は、プロジェクト関係者にインタビューした後、プロジェクトが順調に進んでいるのか、何の作業が必要なのか、軌道から外れていないかどうかなど、プロジェクトのさまざまな側面を含む監査報告書を作成します。

その後、報告書を提出し、対面でフォローアップしましょう。なぜなら、対面での報告は効果的なコミュニケーションを促進し、すぐに変更や解決策を検討できるからです。「迅速な問題解決から立て直しが始まり、効果的なコミュニケーションや対話を通じて問題解決を進めると、プロジェクトの立て直しを促進できます」(Williams 氏)

成功であろうと失敗であろうと、プロジェクト遂行後は、何がスムーズに進んだのか、何が改善の余地があるのかを書き留めるのも重要です。「学んだ教訓を忘れないことが重要です。多くの人々は特定の作業パターンや習慣があるため、過去の教訓は忘れて、また同じ失敗を繰り返します。人を変えるのは本当に難しいです」(Hofmeyer 氏)

1. 問題が「計画」にある場合に失敗したプロジェクトを立て直す

プロジェクトに関する文書を評価すると、初期のプロジェクトの範囲が明らかになります。範囲が大きすぎる場合は、チームが実際に達成できる範囲に合わせて、縮小を検討してください。

範囲の変更やクリープを減らし、元の範囲に焦点を合わせるか、新しいプロジェクトの範囲を検討するかで、プロジェクトに関わる人々の意見を一致させ、新しい目標を設定し、重要なタスクを明確にするのに役立ちます。プロジェクトの範囲を変更した場合、関係者全員による変更への同意が重要です。Williams 氏は、多くの場合は立て直しのプロセス中でも、プロジェクトの価値を変えずにプロジェクトの範囲の大部分を削除できると指摘します。

作業分解構造 (WBS) は、プロジェクトの課題や要件を管理しやすいように、より小さく分解する手法であり、効果的にプロジェクトの管理や進行を行うのに役立ちます。次に、新しいタイムラインと利用可能なリソースを確認します。プロジェクトの期間とタスクにかかる時間を、大幅に見積もってください。

新しいプロジェクトのスケジュールには、マイルストーンに従って細分化した作業要件と、どのタスクをいつ実行する必要があるかの大枠を含める必要があります。プロジェクト評価およびレビュー手法チャート (PERT) は、時間とタスク間の依存関係を見積もるのに役立ちます。

さらに、短期間で達成できる成功体験や成果を重視すると、それらがチームのモチベーションを高め、プロジェクトの進行を加速させる手助けになるでしょう。

「ネガティブな面ばかりに注目しがちですが、メンバーを称えることは重要です。ただし、賞賛を過剰に行ったり、偽ったりしないように気をつけるべきです。賞賛は重要ですが、常に行うとその意味や価値が薄れてしまい、チームにとって重要なものとして認識されなくなる可能性があります」 (Hofmeyer 氏)

進行中の小規模なプロジェクトは、プロジェクト全体に対する設計や、アプローチの手本や枠組みを組み立てるのに役立ちます。アジャイルプロジェクト管理の手法を活用し、大規模なタスクを反復的なステップに分割すると、プロジェクトを効率的に進行できます。プロジェクトチームは各ステップの詳細に検討し、その内容や成果について評価や意見交換を行ったほうがいいでしょう。

どうしてプロジェクトの初期にコミュニケーションがうまくいかなかったのか、そして今回の改善点をチームで話し合いましょう。

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトをスケジュール通りに進めるのに役立ちますが、使い方や設定によっては限界もあります。プロジェクト管理ツールは十分な機能が備わっている場合もありますが、その有用性は、入力する情報の質によって決まります。

「プロジェクト管理が不十分だと、ソフトウェア上ではすべてスケジュール通りに進んでいるように見えますが、期限の直前になって、タスクが完了しないと気づくことが多くあります。一部のマネージャーは、メンバーによるタスクの更新を好まず、その作業自体を許可しない場合もあります。マネージャーがタスクの更新を制限すると、チームメンバーは問題発生の警告を躊躇う可能性があります。課題を早期に対処するプロジェクトの方が好ましいでしょう」 (Hofmeyer 氏)

最後の段階でなく、途中でプロジェクトをテストすると、将来の失敗を防ぐのに役立つ場合があります。特に、異なるチームが協力して連携する必要があるプロジェクトでは、途中でテストを行うことが重要です。問題が発生しても、修正できる時期に機能していない部分を発見すると、プロジェクトの救済につながります。

2. 問題が「リソース」にある場合に失敗したプロジェクトを立て直す

予算不足だけでなく、メンバーがタスクをやり遂げられず、プロジェクトが失敗する場合もあります。一方で、リソースの問題を解決すると、プロジェクトは軌道に戻ります。

プロジェクトを再始動する際に、最初からチーム全体を巻き込むと、メンバーの自信を取り戻し、集中力を回復させる方法です。再始動後の初期の段階は、チームのこれまでの問題を議論し、同じ状況が再度起こらないようにするための方法を決める時期でもあります。そして時には、個人の性格ではなくプロジェクトの詳細に焦点を当ててより効率的に議論する方法を学ぶと、チーム強化にもなります。

「公の場における他メンバーへの非難は避け、オープンな雰囲気を保ちましょう。個人の問題は、非難によって解消されるわけではないので、一対一の状況でその問題に取り組むべきです」(Hofmeyer 氏)

プロジェクトを成功させるには、現実的かつ正確なスケジュールの組み立てが不可欠です。通常の 1 時間 8 時間労働は、実際には約 6 時間しかないと考慮して、新しいタイムラインやスケジュールを作成する必要があります。1 日に作業できる時間の過大な見積もりは、問題を引き起こす最初の原因となっているかもしれません。

「あらゆるプロジェクトで、メンバーの 20％が作業の約 80％を担っているという傾向があります。プロジェクトを再構成する際には、作業をより均等に分担しましょう」(Hofmeyer 氏)

また、各チームメンバーが取り組んでいる他のプロジェクトについても、注意を払う必要があります。締め切りが同時期の複数のプロジェクトに、他のメンバーは取り組んでいる可能性があり、それが作業時間に影響を与えているかもしれません。この要因は、失敗したり期限を過ぎてしまったプロジェクトを立て直す際に、特に重要です。プロジェクトが失敗した理由は、チームメンバーが多忙で、他のプロジェクトでの責任を果たさなければならなかったかもしれません。

チームの動きを管理するために、新しい役割や責任を明確に定義しましょう。プロジェクトマネージャーはコミュニケーションのスタイル (例えば、柔らかいコミュニケーションスタイルは親しみやすく、協力的であり、厳しいコミュニケーションスタイルは、真剣さや決断力を表す) を決め、納品物とプロジェクトにおいて期待することを明確にする必要があります。

もしプロジェクトが失敗した理由の一部がコミュニケーション不足だった場合、すべてのプロジェクトにおけるコミュニケーションの状況を可視化できるツールに集約すると、チームメンバーへの情報提供に役立ちます。コミュニケーションの方法をメールにするか、メールの返信を個人に送るかチーム全体に送るかなど、手段や規則を決め、チーム全員がコミュニケーションの状況を 1 か所で把握できるようにしましょう。

すべてのコミュニケーションの手段について、フォローアップを行いましょう。これには、メール、チャット、ミーティングなど、すべてのコミュニケーション手段が含まれます。メールを見落としたり、誤って削除したりするため、誰かが以前に言った内容を全員が覚えているとは思わないでください。コミュニケーションを行った内容をフォローアップし、必要に応じて補完的な行動を取るようにしてください。

「プロジェクトを始める際は、コミュニケーションの手段や規則、また、問題が発生した場合のエスカレーション方法をチームに伝え、それらがどのように機能するかチーム全員が事前に知っているべきです」(Balaban 氏)

Balaban 氏は、キックオフミーティングで欠かさず、対応できていないことがないかをメンバーに確認するそうです。これにより、チームとの意見交換を促進し、メンバーの意見に耳を傾けて学ぼうとしている姿勢を示せます。

資金提供者や主要な利害関係者への対応は別の問題であり、通常のチームやプロジェクトに対する対応とは異なる場合があります。「利害関係者の好みに合ったコミュニケーション手段を見つけましょう。例えば、以前の上司は、オフィスに来て彼女が担当するプロジェクトの進捗状況を、堅苦しくなく伝えることを好んでいました。また、別の方は、資料とスライドを使用した正式なプレゼンテーションを希望していました」(Balaban 氏)

適切な人材が最初のチームに含まれていなかった場合、プロジェクトの立て直しの際に人事変更を行いましょう。もし全く別のチームを受け入れた場合、リーダーシップとコミュニケーションを継続し、チームが成果を上げていないと伝える必要があります。

3. リーダーシップの欠如やガバナンスが効いていないことが問題で失敗したプロジェクトを立て直す

場合によっては、リーダーシップの問題がプロジェクトの失敗の原因となる場合があります。マネージャーは、プロジェクトが失敗したりその兆候があると、経営幹部に伝えるのはためらうかもしれません。一方で、C スイート (CEO、CFO、CIO など) は立て直しのプロセスに参加する必要があるため、それが最終的には正しい判断となります。立て直しのためにマネージャーを留任させるか、別の人を任命するかを決定するのは C スイートの方々です。

新しいプロジェクトマネージャーを迎え入れると決めた場合、そのプロジェクトマネージャーが、必要に応じて役員からの要求や指示に対して異議を唱えたり反対意見を述べたりできるか、また、必要な立て直しプロセスの説明ができるかを確認したほうがいいと Williams 氏は提案します。すべてのリーダーがすべてのプロジェクトに適しているわけではなく、一部のチームは指示と統制を行うリーダーが必要であり、他のチームは奉仕型のリーダーが必要です。リーダーシップのスタイルは大きな違いを生み出す可能性があります。

「プロジェクトマネージャーが自分の上長をリードする能力を持つ必要があります。この能力は特定の方式に基づくものではなく、経営幹部を新たな発見や理解の道へと導くプロセスが重要です。広範な概念を提示するのではなく、必要な修正の具体的なステップや変更点を冗長に示しましょう。この具体的なアプローチにより、最初に逸れたと思われる点を理解できるだけでなく、今、必要な変更点を見極めるのにも役立ちます。経営陣は、意思決定プロセスが間違っているかもしれないという事実を受け入れる必要があります」(William 氏)

もし現在のマネージャーが留任する場合、プロジェクトが失敗に至るまでの経緯を振り返り、調査する必要があります。チームはプロジェクトの不可欠なメンバーとして、このプロセスをサポートできます。解決策は、すべてのアイデアに耳を傾け、他人の意見を尊重することです。さらに、チームの機能不全やパフォーマンスの低いチームメンバーへの対処は、プロジェクトを成功に導くためにとても重要です。

「プロジェクトマネージャーは、どうしたらうまく物事が進んでいたかを考えなければなりません。また、物事がうまくいっていない場合は、手を挙げてそう伝える責任があります」(Balaban 氏)

プロジェクトマネージャーが問題を特定したら、その問題を修復するための手順を踏まなければ、プロジェクトは再び失敗します。

コミュニケーションが非常に重要です。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを進行し、各メンバーがどのように貢献しているかを把握するために、チームとのチェックポイント (マイルストーンなど) を利用できます。

プロジェクトマネージャーは次の内容を行う必要があります。

チームと明確かつ頻繁にコミュニケーションを取る
マイクロマネジメントをせず、定期的にチェックインする
すべての関係者とコミュニケーションを取る

「最初から細かい管理をするのではなく、仕事の結果に基づいて行動するべきです」(Hofmeyer 氏)

プロジェクト管理ツールなどで、状況をアップデートする権限をメンバーに与えると、作業負担を減らせます。

「プロジェクト管理に多くの時間を割いている場合、実際の作業を行う時間がありません。より高いレベルで計画を立て、マイルストーン達成に必要なタスクは、個人やチームに管理してもらいましょう。期日やルールを守ると、プロジェクトは順調に進みます。今回はもっと良くすると言っても、以前と同じことをしていれば、同じような残念な結果になってしまうでしょう。週次ミーティングのスケジュールを守るというのは、1 つの例です。短いミーティングでも、重要な情報や意見を共有し、チーム全体がプロジェクトの進行状況を把握し、次のステップを計画するための基盤構築になります。また、プロジェクト管理ツール上のステータスレポートを読むだけでなく、その内容に基づいて行動しましょう。約束厳守は、チームメンバーの信頼を築き、プロジェクトの進行を円滑にする上で不可欠です」(Hofmeyer 氏)

さまざまな種類のプロジェクトを方向転換する

たとえ業界やプロジェクトの種類が異なっても、失敗したプロジェクトを立て直すプロセスは、ほぼ同じです。

「失敗に対する許容度に依存します」(Balaban 氏) たとえば、研究開発企業は失敗が発見の一部になるかもしれません。一方、橋の建設会社における失敗はあまり受け入れられず、立て直しは難しいでしょう。

情報技術、エンタープライズリソースプランニング、ビジネスインテリジェンス、建設、ソフトウェア開発、またはその他の種類のプロジェクトであっても、プロセスにおける問題点の調査から始まります。次に、リーダーはどのように進めるかを決める必要があります。

Smartsheet を使用してプロジェクト管理を改善する

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本ブログ記事で取り上げているプロジェクトが失敗する大きな原因の 2 つである、計画不足と不適切なリソースの見積りや割り当ては、Smartsheet の活用で改善できます。

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