パンデミックは、職場と従業員の仕事の進め方を変えました。 Harvard Business Review Analytic Services の調査によると、93％ のビジネス リーダーが、チームに必要なソフトウェアやツールを提供することは、仕事を成功させるために必要であると認めています。
パンデミック前に社員が使っていたテクノロジの多くは、新しい働き方にとって十分ではありません。分散したチームには摩擦のないコラボレーションのためのプラットフォームが必要であり、社員のイノベーションをさらに重視するためには、創造性、敏捷性、自律性を促進するツールが必要です。
HBR の調査によると、ビジネス リーダーのわずか半数が、自社のテクノロジ スタックが従業員の現在のニーズを十分に満たしていると感じていることが判明しました。革新と実行に必要なツールをチームに提供するために、企業は 5 つの必須要件を満たすテクノロジを導入する必要があります。
1. 実証されたセキュリティ
分散したチームは IT 部門にとって難題であり、リモートワークによって企業はより大きなサイバー リスクにさらされることになります。Tessian の調査によると、43% の人が仕事中にセキュリティに影響するようなミスをしたことを認めており、47% の人が仕事中にフィッシング メールをクリックしたことがあると回答しています。
451 Research 社の調査によると、IT 部門の意思決定者の 35％ がセキュリティ脅威のリスク増大を懸念していると報告されていますが、これは驚くことではありません。この指標は、2020 年 5 月 に記録された 48% から減少していますが、依然として、自社のテクノロジのセキュリティに不安を感じている企業の数は相当数に上ります。
テクノロジ プラットフォームは、チームが安心してクリエイティブな仕事を行えるように、厳格なセキュリティ プロトコルを満たす必要があります。また、ワークフローを妨げることなく、コンプライアンス、ガバナンス、セキュリティを容易に監視できる技術でなければなりません。たとえば、Smartsheet は、24 時間体制の監視、物理的なセキュリティ、データの暗号化、ユーザー認証など、さまざまなレベルのセキュリティを提供します。
2. ノーコード ソリューションの構築
企業は従業員に対して、不満や離職の原因となる日々の摩擦を取り除くシームレスな職場体験を提供する必要があります。わかりやすいドラッグ＆ドロップ式のノーコード ツールは、社員のイノベーションを促進します。
直感的なプラットフォームが、イノベーションの原動力となります。IT チームに頼るのではなく、社員は技術的なスキルがなくても、必要なソリューションを素早く構築することができます。たとえば、Smartsheet にはワークフローを自動化する機能があらかじめ組み込まれており、従業員のクリエイティブな問題解決能力を発揮させます。
電子部品販売会社 Digi-Key Electronics 社のオペレーショナル エクセレンスのシニア マネージャーである Andrew Bourne 氏は、Smartsheet のコントロール センターを使用して、「数回のクリックでプロジェクトを立ち上げることができます。インテイク フォームから、プロジェクトパスを選択し、数分でスタートできる手軽さだけは、本当に強力です。」と述べています。
3. 適応性
また、テクノロジは常に変化する状況に適応し、特定のプロジェクトやイニシアチブのニーズに合わせて拡張する必要があります。データをリアルタイムに把握することで、意思決定の材料とすることができます。必要な情報を必要なときに得ることができれば、イノベーションは前進します。
たとえば、セキュリティ インテグレーターの Convergint 社は、顧客情報の単一記録システムとして Smartsheet を使用しています。このプラットフォームを採用する前は、表計算ソフトなどの手作業に頼っており、顧客活動の単一ソースがありませんでした。Smartsheet の集中型ハブと使いやすいテンプレートにより、Convergint 社のチームは顧客情報をアップロードして共有できるため、チームは自信を持って顧客の優先事項に対処することができます。
Convergint 社のグローバル プログラム マネージャーである Luke Rowan 氏は、「私の目標は、スピード、正確さ、そして簡素化です。Smartsheet を活用することで、どれだけ速く達成できるでしょうか。複数のデータ入力ポイントが不要になったことで、どれだけ正確な作業ができるでしょうか。同僚やお客様のために、日々どれだけシンプルにできるでしょうか。なぜなら、顧客にとってシンプルであればあるほど、より正確でより迅速な作業が可能になるからです。それが改善のサイクルです」と述べています。
4. コラボレーション
イノベーションは多くの場合、コラボレーションから生まれます。テクノロジは、社内外のチームがどこにいても一緒に仕事ができるようにする必要があります。サイロ化したコミュニケーションや限られた情報、洞察へのアクセスではなく、単一のプラットフォームの下でチームを統合するツールは、部門内に閉じ込められていた価値を解き放つことができるのです。
全社的にデータを共有することで、イノベーションにつながる情報へのアクセスが可能になります。たとえば、Convergint 社では、コラボレーションに Smartsheet を活用しています。プログラム管理担当ディレクターの Scott Gandolfe 氏は、チーム間およびグローバル コミュニケーションの向上を実感していると語ります。顧客のニーズや状況をより明確に把握できるようになったことで、同社はより専門性の高い要求を迅速に提供できるようになりました。
Digi-Key 社のシニア イノベーション プログラム リーダーである Pete Danos 氏は、「当社のイノベーションに関する限り、Smartsheet は当社のすべてのプロジェクトが存在する場所です。日々のタスク管理、スケジュール管理、更新、そしてすべてのプロジェクトを部門別ダッシュボードに関連付けるために使用しており、これによって部門を全社的に高めています。」と述べています。
5. スケーラビリティ
また、テクノロジはイノベーションに合わせて拡張する必要があります。特に、プロジェクトが小規模なチームから全社的な取り組みに発展するような場合には、適応性に加えて、ダイナミックな成長の要求に応えられるだけの堅牢性が必要です。
Digi-Key 社は Smartsheet を使用してより良いプロセスを構築し、ワークフローを自動化することで、会社の働き方を再構築しています。同社は Microsoft Excel やノートブックなどのツールを使用していましたが、プロジェクトおよびポートフォリオ管理の取り組みを拡大できる Smartsheet のコントロール センターを使用するようになりました。
Danos 氏は、自分の部署の Smartsheet の成功事例を Digi-Key 社の IT 部門に共有しました。「7 か月前にさかのぼると、彼らは素晴らしい仕事をしている複数のプロジェクト マネージャーに悩まされていました。各人がそれぞれ少しずつ異なるプロジェクト管理を行っており、その情報をすべて結びつけるのは大変なことでした。少し事前準備をして、テンプレートやプロジェクトの管理方法を決めておけば、全員が同じ仕組みでプロジェクトを遂行することができます。」と Danos 氏は述べています。
イノベーションの推進
IDGの「2021年版CIOの現状」レポートでは、IT リーダーは、セキュリティ管理とビジネス イノベーションの推進の2つが最優先事項であると述べています。このバランスをとるには、両方のイニシアチブをサポートするのに十分な俊敏性を持つツールを選択する必要があります。Smartsheet が、目標の達成とビジネスの推進に必要なテクノロジをどのようにチームに提供できるかをご覧ください。
Smartsheet の製品詳細は以下のボタンからご覧いただけます。
参照記事: 5 tech requirements to empower employee innovation
