Smartsheet の関数 (計算式) を使用すべき 3 つの理由

関数はデータを集計し、洞察を得るのに役立つ方法ですが、管理が面倒な面もあります。この記事では、Smartsheet 社の製品マーケティング マネージャーである Morgan Smuck 氏が Smartsheet の関数を紹介するとともに、この機能が時間の節約と関数の煩わしさを防ぐ 3 つの理由を説明します。

今日、企業はかつてないほど大量のデータを管理しています。特にここ数ヶ月は、組織や個人が健康、安全、事業継続のための管理に関してデータに依存しています。データから洞察を見つけ出し、その情報に基づいて迅速にアクションを起こすことが、かつてないほど重要になったことは間違いないでしょう。

関数を使用することは、データから実用的な洞察を収集する方法の 1 つです。しかし、関数は便利ですが、管理が面倒な場合もあります。

小さなミスが原因で計算結果が正しくなかったり、誰かが誤って関数を編集・削除してしまったり、シートに新しい行がランダムに追加されて、コピーした関数が行ごとに壊れてしまったりと、関数を扱う上でイライラした経験は誰にでもあるのではないでしょうか。

Smartsheet では、関数の管理がこれまで以上に簡単になり、関数に対する不満が解消されます。

Smartsheet の関数の紹介

ライセンスを持つシート オーナーや管理者は、関数をセルに一度入力すると、それを関数に素早く変換し、列のすべてのセルに関数を一様に適用することができます。

セル単位ではなく列単位で作業することで、Smartsheet のソリューションの規模を拡大し、作業全体における貴重な時間を取り戻すことができます。

この関数は、シートの操作性に 3 つの重要な利点をもたらします。

手作業による面倒な回避策を排除する

長年、さまざまなツールで関数を扱う中で、特に大量のデータを扱うときや複数の共同作業者がいる場合、関数が非常にもろいと感じられることがよくあります。

大きなプロジェクトに取り組むときは、計算結果が正しいかどうか、常に計算式の精度をチェックしなければなりません。関数が各セルに正しく伝播しているかどうか、手作業で「ヘルスチェック」を繰り返し、シートを繰り返し保存し、できるだけ少ない人数で編集できるようにするのが一般的です。心当たりがあるのは、あなただけではないでしょう。セル レベルで関数を扱う人は皆、自分の仕事を守るために独自のマニュアル システムを構築しているはずです。

関数は、ライセンスを持つシート オーナーと管理者のみが列レベルでの数式の作成と編集を行えるため、手作業による面倒な回避策を減らすことができます。他のすべてのユーザーは読み取り専用となり、誤って数式を削除したり編集したりすることはできません。

計算式に手を加えることなく、結果を思い通りに伝えられるので、手作業によるサニタリー チェックをすることなく、より自信を持って仕事に取り組むことができます。

関数ソリューションの設定により貴重な時間を節約

以前は、Smartsheet で関数を使用する場合、シートのすべての行に数式をドラッグ入力するか、行から行へ数式をコピー&ペーストしていたことでしょう。これは、大きなシートで大量のデータ セットを扱う人にとっては、特に時間のかかる作業です。Smartsheet フォームを使ってシートにデータを取り込んだことがある方は、シートの上や下に行が追加されることをご存知でしょう。そのため、追加された行で数式が維持されるかどうかを確認するために、さらに時間がかかることになります。

列レベルで関数を使用することで、手動のワークフローに費やしていた時間を節約することができます。数回のクリックで、列のすべての行に関数を適用できるようになりました。列の関数が設定されていれば、フォームやコピー&ペースト、シート間の行の移動によって、シートのどこに行が追加されても、列の関数は列に追加されたすべての行に自動的に適用されます。

1 日のうちで最も重要なことに集中するための貴重な時間を取り戻すことができます。

より信頼性の高い結果をシートに表示することで、これまでよりも速く、自信を持ってデータに対処

セル レベルのエラーやその他の計算ミスがないことを確認することで、データに対する信頼がより高まります。つまり、重要なデータの洞察に対して、より迅速に行動を起こすことができるようになるのです。また、Smartsheet で自動ワークフローを使用すると、1 日のうちで時間を取られる手動で繰り返される作業を排除することができます。基礎となる列の種類と列の関数の結果に基づいてルールを設定するだけです。

シート上のデータを視覚的に整理するもう 1 つの優れた方法は、条件付き書式を使用することです。条件付き書式は、基になる列の種類と列の式の結果にも適用できます。これにより、例えば、リスクのある項目、完了した項目、予算超過の項目などを、チームがすばやく確認できるようになります。


参照記事:3 reasons you should use new column formulas in your sheets