大規模な組織では、プロジェクトが大規模になり、従業員数が少なくなるにつれて、ビジネス リーダーはより少ない人数で、より多くのことを行わなければいけない、ということは多々あります。最善を尽くしても、時間を浪費する職場の決まり事や習慣があると、生産性は簡単に低下します。
Thrive Global によると、よくある非生産的な仕事は、労働者が本業に費やす時間の半分以下で、1 日 8 時間労働の場合、平均的な労働者が生産性を保てる時間は、1 日 3 時間程度に過ぎないという調査結果があります。
このブログ記事では、チームの生産性を低下させ、仕事の時間を奪っている 5 つの作業について、また質の高い仕事を行うためのポイントをご紹介します。
1. 継続的なメールのチェック
想像以上にメールへ時間をかけていませんか？Harvard Business Review によると、平均的な労働者は 1 日の 28% をメールの確認や返信に費やしており、平均的な正規雇用者は 1 日に 2.6 時間を費やし、120 件ものメッセージを受け取っていることが分かりました。
しかし、今のところメールでのコミュニケーションがなくなるようには思えません。State of Enterprise Collaboration レポートによると、急速なコラボレーション ツールの普及にもかかわらず、IT の意思決定者の 58% は自社でのメールの利用が増加していると回答しているようです。
これは、メールで時間を浪費しようとしているわけではないと思われます。もしかしたら、どなたからか要望があるかもしれないと心配しているのかもしれないし、誰もプロジェクトから遅れをとってほしくないということから来ているのかもしれません。誰からかの情報を待っていて、メールをチェックし続けているのかもしれないし、メールですぐに連絡ができることを期待しているのかもしれません。
コラボレーション ワーク マネジメント (CWM) プラットフォームは受信箱の外で仕事を整理、管理ができる場所を提供し、プロジェクト管理におけるメールへの依存を減らすのに役立ちます。The Forrester Wave™ の Enterprise Collaborative Work Management Tools For The Enterprise, Q4 2018 によると、CWM プラットフォームは「繰り返し可能なプロセス主導の活動と成果物主導のワークストリームの両方について、進捗を計画、追跡するワークスペースを構築することを可能にする」もので、チームが「自分たちに合った計画とコラボレーション機能をカスタマイズする」ことを支援します。
2. 進捗確認のミーティングに参加をする
どれくらいのチームが非効率的な進捗確認ミーティングに時間をかけているでしょうか。取り組んでいるプロジェクトの内容、進捗状況、次に行うことを話し合うミーティングが、実は本来やるべき仕事をする時間を奪っているかもしれません。
もし、プロジェクトに関係あるのかないのか分からない作業の進捗状況を確認するのに、1 時間かけているのであれば、アプローチの仕方を考え直す必要があるでしょう。Smartsheet のような業務遂行プラットフォームを利用することで、ミーティングなしにひとつのプラットフォーム上で、プロジェクトのすべての進捗状況を可視化することができます。
それだけでなく、Smartsheet を利用すると、簡単に進捗状況のアップデートの依頼を自動化することができ、関係者はすぐに必要な情報をどこに記入すればいいかが分かります。さらに、進捗状況のレポートを作成し、キーとなる関係者に毎週自動で送ることで、プロジェクトが順調に進んでいることを共有できます。
3. 期日をリマインドする
期日が近づいてきていることや、プロジェクトが順調に進んでいることを確認するために、リマインドをしていませんか？これは大量な非生産的なメールを作り出しているだけでなく、リマインドする時間も非生産的なものとなっている可能性があります。
社内外の関係者が、期日通りにプロジェクトを進められるようにするための方法があります。Smartsheet を利用すれば、プロジェクト プランやスケジュール、コンテンツ マーケティング カレンダー、製品販売プランなどのマイルストーンや期日を元に、自動リマインダーを作成することができます。たとえば、あるタスクの期限 3 日前にはそのタスクの責任者に、期限当日には別の責任者に、それぞれリマインダーを Smartsheet から自動的に送ることができます。
4. 情報を探す
仕事を完了するために情報を探すことは、多大な時間の浪費となりかねません。CMS Wire によると、労働者は 1 日のうち平均 36% を情報を探し、その情報を整理することに費やしているとしています。しかし、実際にはそのうちの 44% は情報を見つけ出せていないと言われています。
プロジェクトのプロセスを管理、完了させるために必要な全ての情報を、ひとつのプラットフォームにに集約する方法があります。
The Forrester Wave™ の Enterprise Collaborative Work Management Tools For The Enterprise, Q4 2018 によると、CWM プラットフォームは特にデジタル コンテンツを作成するチームの作業記録システムとして便利であるとしています。CWM プラットフォームは、Box、Google Drive、Microsoft OneDrive for Business などのコンテンツ管理ソリューションとも統合ができ、更新されたコンテンツは指定されたワークスペースやタスクに関連付けられ、チーム全体で簡単に利用できます。これにより、メールの添付ファイルを探す無駄な時間を削減することができます。
5. 一時中断に対応する
American Psychological Association によると、タスクの切り替えによって短時間のメンタル ブロックが生じたとしても、その人の生産時間の 40％ にも相当するとされています。このような一時中断の中には、より社交的なものもあるかもしれませんが、多くの場合、情報の検索、プロジェクト状況のアップデート依頼、プロジェクトを進めるための承認依頼をしようとすることで引き起こされます。
承認や進捗状況のアップデート、リマインダーなど、繰り返しとなる手動のタスクを自動化することで、これらの一時中断の回数を減らすことができます。一時中断することなく時間のある時に対応することができるでしょう。また、「中断のない」時間帯を設定し、コミュニケーションをとることで、一時中断することなく仕事に集中することができます。
質の高い仕事をする時間を増やすために
時間を浪費している作業がないか確認し、質の高い仕事を行う時間を増やすために、どのようなソリューションを導入できるかを考えてみましょう。本ブログ記事で紹介している Smartsheet では Excel ライクな UI で簡単にガント チャートやカンバンを作れるだけでなく、承認依頼やアラート、リマインダーの配信など、繰り返しとなる作業を自動化することができます。
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