英文メールにおけるトーンとは～プロフェッショナルなトーンの定義とコツ～

メールは、ほとんどの企業や従業員が職場で使う主要なコミュニケーション手段です。効果的なメールの書き方を知っていれば、上司と良好な関係を築き、またそれが昇進につながったり、人脈作りに成功し、より高収入の仕事に就けるといったメリットがあります。一方、その方法を知らないと、成功の機会が損なわれ、最悪の場合、同僚から無礼で好かれない人物だと判断されてしまうかもしれません。

メールは、そのトーンによって効果的であったりそうでなかったりします。丁寧で明瞭なトーンでメールを送れるかどうかが、キャリアを加速させることも、足かせになることもあります。この記事では、プロフェッショナルな英文メールにおけるトーンの解釈と使い方について説明します。

メールにおけるトーンとは？

メールのトーンとは、そのメッセージが伝える感情や態度のことです。トーンそのものは、文脈やメッセージの目的によって、自信に満ちたもの、熱心なもの、控えめなもの、フォーマルなもの、直接的なものなどさまざまです。文章における「声」 (“voice”) は文脈や状況によって変化しないため、それとは異なります。ブランドの声は、他社とは一線を画すものです。

トーンに影響する要素

トーンは、メールにおける感情の核心を表します。文字によるコミュニケーションでは、対面でのコミュニケーションとは異なり、顔の特徴や体の動きといった言葉以外の要素に頼ることはできません。対面でのコミュニケーションに多くの物理的なシグナル（腕を組む、眉をひそめるなど）があるのと同様に、書き言葉のメールにも多くのシグナルがあります。

言葉の選択

“Please” や “I’m so sorry”、“Thank you” といった特定の言葉やフレーズは、親しみやすく、礼儀正しく、職場ではいつでも非常に有益です。これらの言葉により、読み手は感謝され、存在を認識されていると感じ、協力して一緒に働きたいと思う可能性が高まります。

文章の長さ

短い文章で、事実のみで構成されたメールは、途切れ途切れで、読み手に不快感を与えたり、不必要に厳しい印象を与えたりします。逆に、非常に長い文章は、だらだらとまとまりのない印象を与え、読み手に要点が伝わりにくくなります。

句読点

文末に複数のピリオドがあると、文章を唐突に終わらせるため、失礼な印象を与える場合があります。その一方で、感嘆符は興奮を表しますが、メールに多用するとプロ意識に欠ける印象を与えてしまうかもしれません。

結びの言葉”

結びの言葉はメールの最後の 1 行であり、あなたのトーンに説得力を与える最後のチャンスです。よりフォーマルな結びの言葉には、“Regards”、“Best”、“Sincerely” などがあります。よりカジュアルなものとしては、“Thanks!”、“Cheers”、“Talk soon” などです。“Later”、“See ya”、“Hugs and kisses!” など、友人に送るような結びの言葉は避けるべきでしょう。その他、“Hope that makes sense” (受動攻撃性のある表現と受け取られかねない)、“Have a blessed day” (宗教を連想させるため、職場では避けるべき)、“Yours truly” (親密すぎる) なども避けるべき表現に含まれます。

挨拶

“Good morning”、“Happy Monday!”、“I hope you had a wonderful weekend!” などのフレーズでメールを始めることで、相手をひとりの人間として気にかけているという印象を与えることができます。このようなフレーズでメールを始めることにより、突然ビジネスの話に入るのではなく、読者を会話になじませることができます。

絵文字や顔文字

顔文字や絵文字は感情を伝え、メールの文章を明るくするのに使えます。親しい同僚に送る場合はスマイリーフェイスを使っても問題ありませんが、上司やクライアントに送る場合は特に、使いすぎるとカジュアルになりすぎてしまいます。

メールの長さ

重要なポイントがいくつかある長いメールは、真面目でフォーマルな印象を与えます。インフォーマルなメールは、一般的に素早く書いて送信するため、短くなりがちです。

プロフェッショナルなメールのトーンを特定する

プロフェッショナルなメールは、少しフォーマルなトーンになります。また、メールの文脈や目的によっては、断定的、緊急、友好的、または議論的なトーンになることもあります。さらに、メールのトーンは受け手によって変えることができますし、そうする必要があります。金融会社の経営幹部宛てのような企業向けのメールは、通常よりフォーマルです。ビデオ制作会社のようなクリエイティブ業界のデザイナー向けに書かれたメールは、少しカジュアルになるかもしれません。

トーンの誤解が及ぼす影響

メッセージの受け手が、書き手はあることを感じていると思っていても、実際には書き手側はまったくそのように意図していなかったような場合に、トーンの誤解が発生します。これは書き手側のミスとなります。

トーンの誤解を招きがちなメールには、次のような性質がみられます。

敵対的
攻撃的
要求が多い

これは、文末に正しい句読点ではなく多数のピリオドを多用したり、「Caps Lock」キーを押したまますべて大文字で書いたりといった小さなミスが原因で起こることがあります。

このような誤解の影響は深刻で、特に文書によるコミュニケーションを重視する職場であればなおさらのことです。同僚からメールのマナーについて不満を言われたら、あなたは職場の嫌な奴だと見なされてしまうかもしれません。信頼を得たり、目的を達成したり、職場の友人を作ったりするのが困難になるでしょう。極端な例では、上司や重要なクライアントから反抗的だと判断され、仕事を失ってしまう可能性もあります。

適切なトーンを実現する 8 つのコツ

相手に好感を持ってもらえるような効果的な文章を書くことは、相手の機嫌を取るためにはしかめっ面をしたり怒鳴ったりしてはいけないということを理解することほど容易ではありません。ここでは、プロフェッショナルなメールを書くときに、適切なトーンで書くためのヒントをいくつか紹介します。

1. オーディエンスを見極める

どのようなトーンを選択するかは、主にメッセージを読む相手によって決まります。親しい同僚にはカジュアルでくだけたトーンで、上司やクライアントには敬意を表したフォーマルなトーンが適切でしょう。最適なトーンがわからない場合は、相手からのメールのトーンを模倣してみてください。なぜなら、それが彼らのメールの受け取り方を最も良く示す手がかりとなるからです。

2. 文脈を考慮する

トーンはさまざまなシナリオに合わせて最適化すべきです。たとえば、仕事の遅れを叱責するメールなら、遊び心のあるフレンドリーな口調ではなく、ダイレクトでフォーマルなトーンが適切でしょう。チームの最新の業績を祝うのであれば、熱狂的でカジュアルなトーンがよいでしょう。

3. 不快な言葉遣いは避ける

職場におけるすべての文書コミュニケーションと同様、たとえイニシアチブを批判する場合でも、扇動的な言葉や差別的な言葉を使うことは避けましょう。攻撃的と解釈される可能性があるため、大文字だけで書くのもやめましょう。

4. 長々と書かない

とりとめのないメールを書くと、注意散漫で集中力がないと思われてしまいます。また、だらだらと長く続くメールも、読み手の時間を尊重していないと思われます。そうならないために、メールは簡潔にまとめ、読者に受け取ってもらいたいポイントをいくつか強調しましょう。

5. ダイレクトな表現を使う

山ほどある文章をかき分けてまで、メッセージの要点にたどり着きたい人はいません。華美になりすぎたり、言いたいことがわからなくなるような表現は避けましょう。言いたいことを明確に、簡潔に伝えましょう。

6. 感嘆符や顔文字を制限する

これらの要素はメールをカジュアルに見せすぎるきらいがあります。感嘆符と顔文字は 1 つずつに限定しましょう（後者は、どうしても使いたい場合はスマイリーフェイスにしましょう）。

7. メールを校正/修正する

メールを送信する前に、必ず校正し、声に出して読み、自分の意図したトーンになっているか再確認しましょう。読み手を混乱させる可能性があるものはすべて修正しましょう。大人数や重役、顧客に送るような重要なメールの場合は、送信ボタンを押す前に公平な友人や同僚に読んでもらい、第二の目になってもらうとよいでしょう。

8. 前向きで礼儀正しい姿勢を維持する

迷ったときは、これがプロフェッショナルなメールを書くときの最善のトーンです。同僚と意見が合わなかったり、直接の報告に対して否定的な意見を述べたりするような難しい状況であっても、礼儀正しく、相手の意見に感謝し、敬意をもって自分の意見を述べることが大切です。たとえ 5 回目のフォローアップをする場合でも、直接的で落ち着いたトーンでの注意喚起を選ぶことには意義があります。

まとめ

プロフェッショナルなメールを書くときは、積極性、敬意、熱意を示唆する言葉を使いましょう。
メールのトーンを間違えると、職場の人間関係が悪くなったり、活躍することが困難になったりする可能性があるため、トーンについて正しく理解することは重要です。
プロフェッショナルなトーンを実現する方法の 1 つとして、職場の他者のトーンを真似することが挙げられます。他者がどんなトーンでメールを書くかは、職場全体のカルチャーを反映しています。
たくさんメールを書きましょう。練習すればするほどコミュニケーションが上手になり、メールの正しいトーンをマスターしやすくなります。また、メールを書くときには Grammarly のトーン書き換え提案機能が役に立ちます。

メールのトーンに関してよくある質問

Q: プロフェッショナルなメールにふさわしいトーンはどのように決めたらよいですか？

A: プロフェッショナルなメールにふさわしいトーンは、オーディエンスや目的によって異なります。上司やクライアントへのメールは、よりフォーマルで敬語的なトーンにすべきです。親しい同僚やチームのメンバーに送るメールは、よりカジュアルなトーンで構いません。

Q: メールにおけるトーンの誤解にはどのような例がありますか？

A: メールにおける誤解の例には、次のようなものがあります。 “Did you finish the report yet?” (「報告書はまだですか？」) これは不親切で失礼な印象を与えます。また、“Next week’s meeting will occur Friday at 2pm!!!” (「来週のミーティングは金曜日の午後2時からです！！！」) というのも、過剰な興奮と緊急性を暗示しています。

Q: メールのトーンはビジネスに影響しますか？

A: はい、メールのトーンは、実際の意図に反していたとしても、無礼で、攻撃的で、プロフェッショナルでないように見えることで、ビジネスの関係に悪影響を与える可能性があります。

Q: プロフェッショナルなトーンを保つために避けるべきフレーズや言葉はありますか？

A: プロフェッショナルなトーンを保つためには、汚い言葉や口語的なスラングは使わないようにしましょう。また、“right this minute” （「今すぐ」）や “immediately” （「ただちに」）など、緊急性を感じさせる言い回しや言葉も避けましょう。最後に、“extremely disappointed” (「非常に失望しています」) や “wildly excited” (「ひどく興奮しています」) など、極端な感情を伝える表現は使わないほうがよいでしょう。