メール、Slack メッセージ、テキスト、提案書など、仕事でのやりとりのほとんどは文章を通して行われます。しかし、書き言葉による英文コミュニケーションは、特に「トーン」に関していうと、読み手に誤解されやすいものです。つまり、「メッセージの語調」を適切に伝えることが非常に重要になります。書き言葉の最も重要な特徴のひとつであるトーンは、読み手がメッセージをどう捉えるか、その印象を左右する可能性があります。
そのため、Grammarly はトーン検出機能を強化し、トーンの書き換えを提案しています。この機能により、書き手のメッセージは好意的に受け取られるだけでなく、たとえ難しい会話であっても、人間性に溢れ、建設的で自信に満ちたものとして伝わるため、有意義な関係を築き、成果を上げることができます。
AI を使ったトーン強化のメリット
Grammarly のトーン書き換え提案機能は、読み手に誤解される可能性のあるトーンの文章を特定し、より感情的知性の高い表現への書き換えオプションを提案するため、書き手は送信ボタンを押してしまう前に伝達ミスを回避できます。トーンは効果的なコミュニケーションにおいて非常に重要な役割を果たすため、トーン書き換えの提案によって伝えたいメッセージをしっかりと掌握できます。これにより、チームメイトと協力し、仕事上の人間関係を育むことが容易になり、ひいてはプロジェクトの成功につながります。
明晰な思考と「オプティミズム」をサポート
問題点ではなく、解決策にフォーカスした文章の書き換えを提供することで、Grammarly は建設的かつポジティブにメッセージを構成するのに役立ちます。プロジェクトの遅延、結果の不振、機会損失など、悪い知らせを伝えることが時には必要です。しかし、ポジティブで解決策に焦点を当てたメッセージを送ることで、協力者の信頼を維持し、問題を迅速に解決することが可能となります。逆に、問題に焦点を当てすぎてネガティブなニュアンスを含んだ文章は、非難寄り、または過度に批判的な印象を与えかねません。
たとえば、“We are unsure of potential impact of this project.” (「このプロジェクトの潜在的な影響については把握できていません。」) という文章は優柔不断な響きを持ち、次のステップの可能性を示していません。トーン書き換え提案機能を使うと、この文章を “We need to find out the potential impact of this project.” (「このプロジェクトの潜在的な影響を調べる必要があります。」) と書き直すことができます。書き換え後のトーンは、読み手に行動を喚起し、プロジェクトの影響を見極める手助けをする力を与えます。
自信を持って信頼を構築
困難な状況下で信頼を維持する必要があるとき、あるいは新しい計画やアイデアを提案するとき、多くのプロフェッショナルは自信に満ちた説得力のある表現に苦労します。Grammarly の高度なトーン提案機能では、自信のなさが目立つ文章をリライトの対象とし、共感的でありながら建設的なフィードバックを提供して、マイナスの緊張感を生み出すことなくチームを成功に導きます。 より自信に満ちたトーンを使うことで、信頼関係を築き、同僚の結束力を強化することができます。
たとえば “The campaign results have not met expectations, but I have some adjustments I think we can make to possibly improve performance.” (「キャンペーンの結果は芳しくありませんでしたが、パフォーマンスを向上させるために何らかの調整があるかと思われます。」) といった文章があるとします。この文章からは、その「何らかの調整」をすれば必ず業績が向上する、という自信を書き手が持っているようには聞こえません。トーン書き換え提案機能を使えば、“The campaign results have not met expectations, but I have some adjustments we can make to improve performance.” (「キャンペーンの結果は芳しくありませんでしたが、パフォーマンスを向上させるために可能な調整について提案がございます。」) という文章に生まれ変わります。この書き換えにより、より自信に満ちた断定的なトーンが伝わります。
親しみやすさと親近感を表現
ニュートラルなビジネス向けのトーンを使っていると、ぴったりした表現を見出すのに苦労し、無意識のうちに個性の欠落したロボットのように聞こえてしまうことがあります。トーン書き換え提案機能により、より親しみやすく、人と人とのつながりを育むようなトーンを提供することで、適切なレベルの温かみや親しみやすさを伝えることができます。
たとえば、取引や交渉では、つながりを作ることで、より早く取引を成立させたり、プロジェクトを前進させたりすることができます。“Your prompt attention to this is needed.” (「迅速な対応が必要です。」) という文章は、人間味がなく、堅苦しく聞こえるかもしれません。トーン書き換え提案機能を使うと、“I would greatly appreciate your quick attention to this.” (「早急にご対応いただけると幸いです。」)という文章に生まれ変わります。このような修正で、メッセージが温かく思いやりのあるものに聞こえ、好意的に受け取られるようになるでしょう。
トーンの重要性
仕事で書き言葉による英文コミュニケーションをとる際、文章のトーンは重要です。Grammarly のトーン書き換え提案機能は、読み手に心のこもったインパクトを与えるのに役立ち、前向きでプロフェッショナルな関係を築き、プロジェクトを前進させるのを支援します。トーン書き換え提案機能だけでなく、明瞭性にフォーカスした文章の書き換え、適切な単語やフォーマル度の選択など、Grammarly の充実した機能をぜひどうぞお試しください。
2023 © Grammarly Inc.
「Introducing Grammarly’s New Tone Rewrite Suggestions」
