「研修マニュアル」と聞いて、皆さんはどのようなものを思い浮かべますか? おそらく、印刷された冊子や本を想像するのではないでしょうか。もちろん、今でもこのような形式は存在しますが、文字が多く、読むのに時間がかかる退屈なものになりがちです。このようなマニュアルを楽しんで学習する従業員を見つけるのは難しいでしょう。
幸いなことに、今ではほかにも多くの選択肢があります。テクノロジの進歩により、研修マニュアルの作成方法や外観は大きく変わりました。最新のデジタル マニュアルは、見栄えが良く、簡潔でありながら効果的で、従業員を惹きつけるものになっています。さらに、ビデオ、インフォグラフィックス、音声など、さまざまな要素を組み合わせることで、多様な学習スタイルに対応し、知識の定着率を高めることができます。
たとえば、防火訓練マニュアルの場合、退屈な冊子の代わりに、以下に示すような、従業員の興味を惹くインタラクティブなオンライン マニュアルを作成できます。
この防火訓練マニュアルでは、火災発生時の対応に関する重要なトピックが取り上げられています。
この記事では、従業員が喜ぶ魅力的な研修マニュアルを作成するため、考慮すべきポイントとその手順をまとめます。
研修マニュアルとは?
研修マニュアルとは、タスク、プロセス、または業務の質を向上するための一連の指示書です。その目的は、従業員が業務を遂行するために必要なすべてのツールと情報を提供することです。
研修マニュアルには、以下の 2 種類があります。
従業員ハンドブック (就業規則)
これは、新入社員が入社日に受け取る社員研修マニュアルです。就業規則には、従業員が職場で守るべき規則や規定、組織に関する一般的な情報 (組織の理念、価値観、文化など) が記載されています。就業規則の主な目的は、法的義務や従業員の権利を明記すると同時に、従業員に対する期待を明確にすることです。就業規則には、組織の文化を紹介し、新入社員が組織に溶け込めるようにするという重要な側面もあります。
たとえば、Disqus の就業規則は 2 つのパートに分かれており、前半は公式の「法的」文書であり、後半は組織の独自の価値観に関するカルチャー ブックです。
自習型ガイド
この研修マニュアルは、職務に関する特定の情報を提供します。従業員が効果的に職務を遂行できるようにし、途中で行き詰まった場合には手助けをします。そのため、研究助手向けの研修マニュアルと、カスタマー サポート エンジニア向けの研修マニュアルはまったく異なります。
また、メモの書き方や Google アナリティクスの使い方など、タスクに関連したマニュアルやプロジェクトに関連したマニュアルもあります。
なぜ研修マニュアルが重要なのか?
研修マニュアルは、組織にとって、決して陳腐化することのない貴重なリソースです。従業員はマニュアルを毎年使用し、以下のようなメリットが期待できます。
- 新人研修期間の短縮。新入社員は、何をすればよいかを理解し、必要な情報をすべて得ることで、知識、スキル、行動を素早く習得し、組織の戦力になることができます。
- 従業員の効率向上。研修マニュアルは、チームの成長と業務の改善に役立ちます。従業員が重要な指示を見逃さないようにし、段階的により早く目標を達成できるようにします。
- 従業員の定着率の向上。仕事で問題に直面した際に、助けを求めるのが恥ずかしいと感じたり、サポートが受けられないと感じると、従業員は不満を募らせ、やる気をなくしてしまいます。優れた研修マニュアルには必要な情報がすべて記載されているため、従業員は自分で解決策を見つけて問題を解決することができ、満足度が高まります。
- 従業員の負担軽減。従業員に必要なガイダンスをすべて提供することで、マネージャーや人事担当者は同じ質問に何度も答える必要がなくなります。そしてこの時間を、事業戦略の策定や新しい人材の採用など、より重要な仕事に充てることができます。
- コストのかかるミスの軽減。規則に従わない場合、莫大なコストが発生する可能性があります。たとえば、請求書が正しく送られなければ、代金を受け取ることができません。すべての手順を研修マニュアルに文書化することで、このようなリスクを最小限に抑えることができます。
研修マニュアルに含めるべきコンテンツ
研修マニュアルの重要性を理解したところで、包括的な研修マニュアルを作成するため、含めるべき必須要素について見ていきましょう。
- 概要: 研修マニュアルの概要と目的を説明します。
- 研修の目標と目的: 研修終了後に受講者が達成すべきことを明確に定義します。
- 学習内容: トピックに関する詳細情報を提供します。
- 評価: クイズ、テスト、実技など、受講者の知識を評価する方法を決定します。
- リソースと参考資料: さらに理解を深めるのに役立つ、お勧めのリソース、書籍、記事、Web サイトのリストを提供します。
- よくある質問 (FAQ): よく寄せられる質問を想定し、それに対する明確な回答を提供します。
- 用語集: マニュアルで使用されている技術用語や専門用語を定義し、受講者が用語を理解できるようにします。
研修マニュアルの作成手順
研修マニュアルの作成は、一見するほど難しくはありませんが、他のプロセスと同様に、複数のステップがあります。プロセスを簡単にするため、手順をまとめました。以下の手順に従って、研修マニュアルを作成できます。
ステップ 1. タスクを理解する
研修マニュアルを作成する最初のステップでは、研修に関する調査を実施する必要があります。職場で合理化できるタスクやプロセスを探し、手順を文書化することで改善できるかどうかを検討し、対象者を定義し、それぞれのケースに適した研修マニュアルの種類を特定します。以下に例を示します。
ステップ 2. マニュアルの形式を決定する
ニーズに対応するため、どのような研修マニュアルを作成する必要があるかを特定したら、コンテンツをどのような形式で提示するかを決めます。主に、次のような選択肢があります。
- 印刷したガイドブックや冊子
- PDF や Word のマニュアル
- 記事
- オンライン コース
- ビデオ チュートリアル
- 簡単なインタラクティブ モジュール
形式を選択する際には、トピックの種類を考慮する必要があります。たとえば、ソフトウェアの使い方を実演する場合は、スクリーンキャストを選ぶとよいでしょう。組織の規則や手順について従業員を教育するのが主な目的であれば、Disqus のように PDF 形式の研修文書やオンライン コースを作成するとよいでしょう。
ステップ 3. コンテンツを作成する
印刷した小冊子を作るのはとても簡単です。必要なのはテキスト エディターとプリンターだけです。しかし、この単純さには代償があり、このような資料を読むのは退屈で、知識の定着にはあまり効果的ではありません。
一方、インタラクティブなモジュールやコース、ビデオは、それなりの労力を必要とし、作成には特定のソフトウェアが必要です。しかし、優れた研修マニュアルを作成すれば、それを使って何百人もの従業員をトレーニングすることができます。
高価なソリューションをいくつも購入したり、複数のツールを切り替えなくても済むように、iSpring Suite Max のような包括的なソリューションを選択できます。iSpring Suite Max は、オンライン コース形式で社員研修や職業訓練のためのマニュアルやその他の学習教材を作成できる、完全なオーサリング ツールキットです。PowerPoint のアドインとして動作するため、PowerPoint を使い慣れていれば、iSpring Suite での作業は非常に簡単です。
次のセクションでは、iSpring Suite で研修マニュアルを作成する方法を順を追って説明します。
ステップ 4. マニュアルを従業員に配布して進捗状況を確認する
マニュアルが完成したら、インタラクティブなモジュールであれ、PDF の説明書であれ、どのようなコンテンツであっても、それを全従業員に配布し、確実に学習させる必要があります。
そのための最適なソリューションは、学習管理システム (LMS) です。LMS を利用すれば、マニュアルやその他の研修教材を 1 か所にまとめて保管できるだけでなく、コンテンツを従業員に割り当てたり、閲覧状況を把握することができます。これは、継続的な学習と従業員育成のための必須ツールです。
LMS をまだお持ちでない場合は、iSpring Learn のような直感的なプラットフォームを選ぶと、すぐにオンライン トレーニングを始めることができます。
iSpring Learn では、以下のことが可能です。
- 統一されたナレッジ ベースを作成し、すべての研修マニュアルやその他の教材を保存できます。
- 包括的な研修プログラムを構築し、受講者を分類することで、従業員ごとにパーソナライズされた学習パスを提供できます。
- 招待状やリマインダーの送信、締切日の管理など、研修の管理タスクを自動化できます。
- バーチャル研修を開催し、従業員の出席状況を追跡できます。
- 詳細なレポートを作成し、社員研修の成果を評価できます。
- iSpring Learn ネイティブ モバイル アプリで外出先でもトレーニングを実施できます。
- 企業のブランディングに一致するようにシステムをカスタマイズし、シームレスなユーザー エクスペリエンスを実現できます。
- バッジやスコア ボードなどのゲーミフィケーション ツールを利用して従業員の関心を高めることができます。
ステップ 5. フィードバックを収集し、コンテンツを常に最新の状態に保つ
従業員が研修を終了したら、フィードバックを収集します。これにより、マニュアルがどれだけ役立っており、またどのように改善できるかを知ることができます。
受講者に学習エクスペリエンスについて質問します。たとえば、Google フォームや iSpring Suite で作成したアンケートをメールします。iSpring Suite を使用する最大のメリットは、「まったく当てはまらない」と「とても当てはまる」の間、および「あまり当てはまらない」と「やや当てはまる」の間のすべての意見を確認できるリッカート尺度の質問を作成できることです。
これらのフィードバックを基に研修マニュアルをさらに改善する方法を検討し、より価値のある情報を追加したり、デザインを改良したり、マニュアルを別の形式に変換するなどして、研修マニュアルを更新できます。また、社内のプロセスが変更された場合、新しい製品や機能がリリースされた場合、または政府が法律の改正を決定した場合にも、更新が必要になることがあります。
すべてのマニュアルのソース ファイルを保管し、簡単に更新できるようにしておく必要があります。
PowerPoint でインタラクティブな研修マニュアルを作成する方法
PowerPoint は、マニュアルとなるプレゼンテーションを作成できる優れたツールです。しかし、研修マニュアルをインタラクティブで、真に魅力的で効果的なものにするには、iSpring Suite が必要です。前述の通り、iSpring Suite は PowerPoint と統合されるため、新しいソフトウェアの操作方法を学ぶ必要はありません。iSpring Suite をインストールすると、使い慣れた PowerPoint のインターフェイスに [iSpring Suite] タブが表示されます。
この 2 つのシンプルなツールを使って、研修マニュアルを作成する方法を順を追って見ていきましょう。
1. PowerPoint プレゼンテーションを作成する
まず、プレゼンテーションを作成する必要があります。研修トピックに関する情報をスライドに追加します。テキストが多すぎると受講者は処理できないため、主要な概念のみを追加します。画像、インフォグラフィック、ビデオを使用して、テキストを補完します。プレゼンテーションが完成したら、ナレーションを録音することもできます。
2. 音声を追加する
ナレーションを追加しない場合は、この手順をスキップして次に進みます。詳細を提供するナレーションを追加する場合は、[iSpring Suite] タブに進みます。
iSpring Suite Max では、以下のことが可能です。
- 研修マニュアル用の音声を録音できます。
- ビデオ ナレーションを録画すると、スライドだけでなく、ナレーターの映像も受講者に表示できます。
- iSpring の音声合成ツールを使用して、テキストを魅力的な音声に変換できます。
※ iSpring の音声合成ツールにつきましては、iSpring Suite Max のみ含まれます。
iSpring Suite 11 (Max の付かない製品) では、ご使用いただけません。
3. ビデオ チュートリアルを録画する
ラップトップやプリンターの修理など、プロセスによっては、テキストや写真だけでは説明が困難な場合があります。わかりやすい音声や字幕付きの、重要なポイントがハイライト表示されたビデオであれば、新入社員でもビデオを見るだけでタスクを実行できるようになります。
このようなビデオはカメラで撮影することもできますが、プロのような仕上がりにしたり、画像やテロップを追加するには、別途動画編集ソフトが必要になります。しかし、iSpring Suite を使えば、1 つのツールで Web カメラを使用してビデオの録画と編集を行うことができます。
CRM やメール サービスなど、デジタル ツールの適切な使用方法を説明する場合、最適なソリューションはスクリーンキャストを使用することです。 iSpring Suite は、Web カメラのビデオや音声とともに画面をキャプチャできます。さらに、カーソルを強調表示したり、クリック音を追加して画面上の操作に注意を引くこともできます。各ステップに視覚的なヒントを追加すると、従業員は操作を容易に繰り返すことができます。
4. 簡単なインタラクティブ モジュールを作成する
SWOT 分析の実施方法、ブランド価値の視覚化、オンライン オフィス ツアーなど、簡単なガイドを提供したい場合は、インタラクションを使うことができます。インタラクションは、テキストを多用することなく、スライド上に多くの情報を提供するもう 1 つの方法です。
iSpring Suite には、FAQ、タイムライン、タブ、用語集、ステップなど、14 種類のインタラクションが用意されています。適切なテンプレートを選択し、テキストと画像を追加するだけで、インタラクションを作成できます。
以下は、新入社員にオフィスと将来の職場を紹介する簡単なガイドのスライドです。
5. ロールプレイング シミュレーションを作成する
実践的な経験をさせたい場合、特にコミュニケーション スキルやカスタマー サービス スキル、マネジメント戦略の研修では、ロールプレイを作成するとよいでしょう。
iSpring Suite のドラッグ アンド ドロップ インターフェイスを使えば、シミュレーションを簡単に作成できます。適切なキャラクターと背景を選択して、最初のシーンを作成し、回答オプションを提供するだけで、受講者が選択した回答に応じて次のシーンを表示できます。
6. インタラクティブなクイズを追加する
受講者がマニュアルの内容を理解しているか確認するため、クイズを追加できます。iSpring Suite には豊富な問題テンプレートが揃っているため、インタラクティブなクイズを手間をかけずにすばやく作成できます。よくある多肢選択問題や○×問題のほか、ドラッグ アンド ドロップやホットスポットなど、合計 14 種類の問題形式が用意されています。
7. 研修マニュアルをパブリッシュする
マニュアルが完成したら、オンライン形式にする必要があります。オンライン研修マニュアルを Web サイトに掲載したり、受講者にメールで送信する場合は、HTML5 形式でファイルを保存します。ガイドを LMS にアップロードする場合は、LMS がサポートしている形式に応じて、SCORM、AICC、Tin Can (xAPI)、または cmi5 から、e ラーニング形式を選択します。 必要に応じて、コンテンツを MP4 ファイル形式で保存し、iSpring Suite から YouTube に直接アップロードすることもできます。
これで、研修マニュアルは完成です。iSpring Suite を実際に使って、研修マニュアルを作成してみたい場合は、無料の 14 日間評価版 をダウンロードできます。
研修マニュアル テンプレート
数百人、数千人の従業員を抱える大企業では、職種ごとにさまざまな研修マニュアルが必要になるでしょう。
マニュアルごとに一から作成するのは時間がかかります。開発時間を短縮する最善の方法は、マニュアルのテンプレートを作成することです。形、質感、色などの基本的な要素をあらかじめ整えておくことで、コンテンツに集中する時間と余裕が生まれます。また、組織に合わせた一貫した外観と操作性を、すべての学習教材で確保するのにも役立ちます。
研修マニュアルのテンプレートには何を含めるべきか?
ここでは、研修テンプレートに含めるべき 5 つの基本的な要素を紹介します
1. タイトル画面
タイトル画面では、マニュアルのタイトルと説明を追加します。トピックについて簡潔に紹介し、マニュアルの対象者にどのような知識を習得できるかを説明する必要があります。
2. 目的
研修を完了することで従業員が習得できる知識やスキルの概要を説明します。目的を適切に設定することで、受講者はどのような研修であるかを理解し、研修に対する心構えができます。
3. メイン メニュー
目次を含めることで、受講者がマニュアル内の異なるモジュール間を移動できるようにします。
4. コンテンツ
モジュールのコンテンツは研修の要の部分です。さまざまなレイアウトを異なる種類のコンテンツに再利用できます。以下にいくつかの例を示します。
| 画像 | 製品 | ビデオ |
|
|
|
|
| 統計 | プロセス | 問題と解決策 |
|
|
|
|
5. まとめ
受講者が達成した結果を要約します。習得したスキルや知識の概要を説明したり、研修を無事に完了したことを祝福したり、研修プログラムの次のステップを指示できます。
iSpring Suite Max では 450 を超えるスライド テンプレートを入手できます。テンプレートに加えて、さまざまな背景 (オフィス、大学、住宅など)、年齢、外見、職業のキャラクター (写真とイラストの両方)、およびあらゆるニーズに対応するアイコンのセットが提供されています。
※ スライド テンプレートなどの画像集 (コンテンツ ライブラリ) は、iSpring Suite Max 製品でのみ、すべての画像を使用することが可能です。iSpring Suite 11 製品 (Max の付かない製品) では、ご使用できません。
研修マニュアルに関する FAQ
以下は、研修マニュアルに関する FAQ をまとめたものです。
ハンドブックとマニュアルは同じですか?
ハンドブックとマニュアルは基本的に同じです。ハンドブックは規則や規定、ポリシーに重点を置いているのに対し、マニュアルはガイドラインや指示を提供するものです。
研修マニュアルは何を目的としていますか?
研修マニュアルの目的は、特定のタスク、業務、プロセスに必要な知識を習得するための包括的な指示やガイドラインを提供することです。研修の一貫性を確保し、従業員が効果的に職務を遂行できるようにする参照ツールとして機能します。
研修マニュアルは、組織と従業員にどのようなメリットをもたらしますか?
研修マニュアルは、組織全体で一貫した研修を行う標準化されたリソースを提供することで、従業員と雇用者の双方に利益をもたらします。研修マニュアルは、従業員が方針、手順、必要な慣行を理解して、業務を効果的に遂行するための参照ガイドの役割を果たします。
研修マニュアルの最大の利点の 1 つは、効率性と生産性を促進することです。マニュアルは、従業員に期待する業務とその遂行方法を明確に示すことで、研修プロセスを合理化します。マニュアルを参照しながら研修を進めることで、新入社員は短期間で組織の戦力になることができます。また、既存の従業員も、特定のプロセスや手順について説明や再確認が必要な場合は、いつでもマニュアルを参照することができます。これにより、時間を節約し、一貫性のない研修によるミスや問題を最小限に抑えることができます。
研修マニュアルの書き方を教えてください
研修マニュアルのテンプレートを作成することで、コンテンツ作成を効率化できます。以下は、研修マニュアルのテンプレートを作成する際のヒントです。
- 概要から始める。マニュアルの明確で論理的な構造を作成します。見出しと小見出しを付けてセクションとサブセクションに分割します。これにより、従業員は関連情報を簡単に見つけることができます。
- 明確で簡潔な言葉を使用する。従業員が理解しやすい、わかりやすい言葉で記述し、混乱させる可能性のある専門用語や複雑な用語は避けます。
- 段階的なアプローチを使用する。各ステップを明確にし、理解しやすくするため、情報を順番に提示します。番号付きリストまたは箇条書きリストは、指示を細分化する効果的な方法です。
- 例と実践的な演習を提供する。実際の例と実践的な演習で説明を補完します。これは、従業員が学習したことを応用し、理解を強化するのに役立ちます。
- 書式を統一する。見出し、フォント、色、間隔など、マニュアル全体で一貫した書式を維持することで、視覚に訴え、読みやすくなります。
研修マニュアルをインタラクティブにするには?
iSpring Suite Max のようなオーサリング ツールを使用すると、退屈な指示を魅力的なインタラクティブ コンテンツに変えることができます。マニュアルにインタラクティブ コンテンツを追加する方法をいくつか紹介します。
- 分岐シナリオを使用する。従業員がマニュアル内で独自のパスを選択できるようにし、従業員ごとに個別の学習体験を提供します。
- クイズを取り入れる。ドラッグ アンド ドロップやホットスポット アクティビティなどのインタラクティブなクイズを使用してマニュアルの魅力を高めます。
- インタラクションを追加する。研修マニュアルに簡単なインタラクティブ モジュールを含めます。
研修マニュアルを効果的に使用するベスト プラクティスとは?
- 明確な指示を与える。従業員が期待されていることを理解できるよう、指示は明確かつ簡潔に書きます。動作動詞を使い、例を示して期待事項を明確にします。
- 実例を含める。適切な例やシナリオを使用し、従業員が親しみやすい内容にします。これにより、習得した知識やスキルを日常業務でどのように応用するかを理解しやすくなります。
- 定期的に更新と改訂を行う。方針、慣行、テクノロジの変更を反映するため、研修マニュアルは定期的に更新および改訂します。
- フィードバックを奨励する。研修マニュアルの有用性や有効性について、従業員にフィードバックを求めます。フィードバックは、改善点を特定し、今後のマニュアルをより効果的なものにするのに役立ちます。
- 追加リソースを提供する。研修マニュアルに、配布資料、参考資料、ビデオなどの追加リソースを含めて、従業員がトピックをさらに深く掘り下げ、学習を強化できるようにします。
研修マニュアルはどのくらいの頻度で更新すべきですか?
研修マニュアルの更新頻度は、プロセス、手順、テクノロジ、規制、ベスト プラクティス、企業方針の変更など、さまざまな要因によって異なります。一般的なガイドラインとして、研修マニュアルは少なくとも年に 1 回は見直し、更新することをお勧めします。さらに、研修内容の正確性や効果に影響を与えるような重大な変更があった場合は、必ずマニュアルを更新することが重要です。これにより、常に最新かつ適切な情報を受講者に提供できます。
最後に
企業研修に投資している企業は、正式な研修を行っていない企業に比べて、従業員 1 人当たりの収入が 218% 高いことが報告されています。これは、従業員の生産性や効率の向上により、投資対効果を得ているためで、驚くことではありません。
魅力的な研修マニュアルを簡単に作成するには、適切なツールが必要です。iSpring Suite を利用して、受講者を惹きつける学習教材を作成してみてください。iSpring Suite の無料評価版 がありますので、まだ、ご使用されたことがない場合は、是非お試しください。
製品の詳細につきましては、こちらからお気軽にお問い合わせください。
記事参照: How to Create a Training Manual That Employees Will Enjoy
©Copyright 2023 iSpring Solutions, Inc.
