プロジェクトマネージャー向けの AI プロンプトの書き方

ChatGPT と生成 AI がプロジェクトマネージャーにどのように役立つか
生成 AI を利用したプロジェクト管理プロンプトの書き方
AI チートシートのプロジェクト管理プロンプトの書き方
AI プロンプトを書くためのヒント
プロジェクト管理手法別の ChatGPT プロンプトの例
プロジェクト管理フェーズの ChatGPT プロンプトの例
Smartsheet で AI プロンプトを標準化し、リアルタイムの業務管理を効率化

ChatGPT と生成 AI がプロジェクトマネージャーにどのように役立つか

生成 AI は、プロジェクトマネージャーの業務を効率化し、さまざまな作業を迅速に進めるのに役立ちます。特に、以下のような活用方法があります。

テンプレートの作成、入力

プロジェクト計画、スケジュール、会議のアジェンダ、コミュニケーション計画など、さまざまなテンプレートを自動生成し、内容を埋めることができます。

アイデアの整理

ブレインストーミングのアイデアを整理し、わかりやすいリストや文章にまとめるのに役立ちます。

アウトラインやドラフトの作成

プロジェクトの進捗報告、ニュースレター、ブログ、スピーチ原稿などのアウトラインや初稿をスムーズに作成できます。

要約

テキストを素早く多言語に翻訳し、グローバルチームやクライアント向けの資料作成を効率化できます。

翻訳

テキストを素早く多言語に翻訳し、グローバルチームやクライアント向けの資料作成を効率化できます。

メッセージの改善

文章のトーンを調整したり、具体例を加えたりすることで、異なる表現を試しながら最適なメッセージを作成できます。

生成 AI を利用したプロジェクト管理プロンプトの書き方

AI に適切な指示を出すスキル (プロンプト作成) は、学びながら磨いていくことができます。プロジェクト管理向けのプロンプトを作成する際は、AI がプロジェクトマネージャーの視点で考え、応答できるように具体的な指示を出すことが重要です。Ethan Mollick 氏 (ウォートン校の経営学准教授で、イノベーションと AI の専門家) は、効果的なプロンプトの作成手順を提唱しています。彼の研究をもとに、プロジェクト管理に活用できるプロンプトの作り方を以下にまとめました。

AI に役割を与える。 適切な視点で回答させるために、AI に役割を指定しましょう。例えば、「プロジェクトマネージャー」としての職種、担当する業界やプロジェクトの種類を明確に伝えます。
専門知識を指定する。AI に適切な専門知識を持たせることで、より正確な回答を得られます。必要なプロジェクト管理手法や認定資格（例：PMI 認定、スクラムマスター）を指定し、経験年数や参考にすべき専門家を伝えましょう。
口調を指定する。回答のトーンを「フォーマル」「プロフェッショナル」「フレンドリー」「カジュアル」などのキーワードで指定すると、用途に合った応答を得られます。
目的を明確にする。AI に何を達成してほしいのかを明確にしましょう。例えば、「プロジェクトスケジュールを作成する」「会議メモを要約する」「ソフトウェア開発プロジェクトのステップを整理する」など、具体的な指示を与えます。
手順を明確に伝える。プロンプトには、求める回答の手順を明確に示しましょう。期待する出力の内容や構成を具体的に指示すると、精度の高い回答を得られます。
具体例を提示する。望ましい出力の例を提示すると、AI がより適切な回答を作成しやすくなります。可能であれば、過去の例や参考資料をコピー＆ペーストしたり、画像をアップロードするのも効果的です。
除外条件を設定する。AIに不要な情報を含めないようにするため、「この手法は使わない」「この要素は除外する」などの制約を明確に伝えます。
出力フォーマットを指定する。文章の形式を「段落」「箇条書き」「表」「リスト」などで指定すると、目的に合った出力を得られます。文字数や文章の長さを制限することも有効です。

上記の手順を参考に、プロジェクト管理の視点から適切な回答を得るためのプロンプトを作成できます。以下に、ChatGPT を使用してプロジェクトスケジュールを作成するプロンプトの例を示します。[ ] 内の部分を、自身のプロジェクトに合わせて書き換えて活用してください。

「あなたは [経験豊富なプロジェクトマネージャー] です。所属するのは [フォーチュン 100 に入る大手テクノロジ企業]で、[B2B 営業] を専門としています。あなたは [PMI 認定のプロジェクトマネージャーであり、スクラムマスターでもある] ため、[10 年以上の実務経験] があります。回答のトーンは [プロフェッショナルかつ端的] にしてください。

現在、[ソフトウェア開発プロジェクト] を管理しており、[マイルストーンと期限を設定するため] のスケジュールが必要です。

[アプリ開発プロジェクトのスケジュール] を作成してください。これには [開始日・終了日・主要マイルストーン・各タスクの平均所要時間] を含めてください。必要なステップとして、[リサーチ・アイデア出し・テスト・実装] の時間を考慮してください。

参考用に [プロジェクトタイムラインのテンプレート] を添付しました。

ただし、[結果のモニタリングやタスクの担当者割り当て] は含めないでください。

出力は、[簡単に編集でき、視認性の高い表形式] で提供してください。」

AI チートシートのプロジェクト管理プロンプトの書き方

このチートシートをダウンロードして、プロジェクトマネージャー向けの効果的な AI プロンプト作成手順を保存しましょう。手元に置いて参考にしたり、チームと共有して活用したりできます。

AI プロンプトを書くためのヒント

AI プロンプトの作成を始める際に役立つヒントをご紹介します。20 年以上にわたりプロジェクト管理に携わってきた Linda Henry 氏とともに、AI プロンプトの作成とカスタマイズのベストプラクティスをまとめました。

結果は必ず編集する。完璧なツールは存在しないため、生成 AI の結果を確認、編集し、誤りを修正するとともに、より自然な文章に仕上げましょう。
AI に役割を与える。AI に「誰なのか」「どのような専門知識を持っているのか」を伝えると、より適切な結果が得られます。「どんな立場で、どんな文章が必要なのか、どのようなトーンで書くべきかを具体的に指示してください」と Henry 氏はアドバイスしています。
事実を確認する。生成 AI の情報は必ずファクトチェックしましょう。AI に情報源を尋ねることで、正確性を判断できる場合があります。
長さを気にしすぎない。詳細な指示を出すほど、AI の出力は精度が上がります。長いプロンプトを作成することを恐れず、必要な情報をすべて盛り込みましょう。
検索エンジンの使い方を忘れる。AI は検索エンジンとは異なり、文脈を理解しながら応答します。AI には、検索キーワードではなく、人に話すように質問すると良いでしょう。
明確かつ具体的に伝える。プロンプトが明確であるほど、AI の結果も的確になります。必要な要素だけでなく、不要な要素についても指定しましょう。
例を提示する。参考になる例を AI に示すことで、より適切な結果を得られます。可能であれば、リンクやサンプルデータを含めましょう。
カスタマイズする。 ChatGPT はカスタマイズ可能です。PC では Ctrl + Shift + I、Mac では Cmd + Shift + I を押して「カスタマイズ」画面を開き、トーンや役割、希望する回答のスタイルを設定できます。
完全な文章を使用する。「プロジェクト計画を作成して」と書くほうが、「プロジェクト計画」だけを入力するよりも、より適切な結果を得られます。
試行錯誤を重ねる。期待した結果が得られなかった場合は、プロンプトを調整しましょう。結果が思い通りでなければ、『どう聞けばよいか』を考え直し、別の視点から試すのが効果的です。
文脈を与える。質問の背景情報をできるだけ詳しく伝えましょう。リンクを追加し、省略せずに記述すると、より適切な回答が得られます。
フォーマットを指定する。AI の出力形式を指定すると、望ましい形で結果が得られます。リスト、表、段落など、適したフォーマットを指定しましょう。
根気よく試す。AI は必ずしも一回で求めている回答ができるわけではありません。試行を重ねて、最適な結果を得られるよう工夫しましょう。
理解度を確認する。AI の回答が期待に沿わない場合、「この指示を正しく理解していますか？」と尋ねてみましょう。AI の解釈を確認することで、プロンプトの改善点が見えてきます。
複数のツールを試す。さまざまな AI ツールを試し、自分のニーズに最適なものを見つけましょう。例えば、Google Gemini では、プロンプト作成のガイドラインとして「ペルソナ」「タスク」「コンテンツ」「フォーマット」の 4 つを重視するよう推奨しています。

プロジェクト管理手法別の ChatGPT プロンプトの例

上記のステップをもとに、プロジェクト管理のさまざまな手法やフェーズに対応した AI プロンプトの例を作成しました。自身の経験やチームのニーズに合わせて、ぜひ活用してください。

アジャイル手法 AI プロンプトの例

アジャイルプロジェクトマネージャー向けの AI プロンプトでは、適応力、協調性、共感力、リーダーシップ、ファシリテーションスキルが求められることを明確にする必要があります。以下のプロンプトを参考にしてください。

あなたは [経験豊富なプロジェクトマネージャー] で、[マンハッタンに 11 店舗のコーヒーショップを運営する中規模のスタートアップ] に所属しています。[MBA を取得しており、プロジェクトマネジメント協会 (PMI) のDisciplined Agile Coach 認定を受けています]。あなたのトーンは [明確で、直接的かつ共感力があり、柔軟性のあるもの] です。

現在、[新しい店舗をオープンする] ために [プロジェクト計画を作成する] 必要があります。[新しいコーヒーショップの開店準備に必要なプロジェクト計画を作成してください]。計画には、[店舗準備からオープン日までに必要なすべてのタスク] を含めてください。具体的には、[必要な購入品リスト、店舗の設営スケジュール、整理・清掃、従業員のトレーニング、マーケティングの To-Do リスト、重要な連絡先リスト] を含めてください。[プロジェクト計画のテンプレート] を添付しています。ただし、[建築や改装に必要な時間] は含めないでください。

出力形式は、[読みやすく編集しやすい形式で、表・段落・リストのいずれか適切な形] で提供してください。

クリティカルパスメソッド (CPM) AI プロンプトの例

クリティカルパス法を活用するプロジェクトマネージャー向けの AI プロンプトでは、事前計画とタスクの順序設定の重要性を強調し、厳密なスケジュール管理を前提とした分析的なアプローチが求められます。以下のプロンプトを参考にしてください。

あなたは [経験豊富な建設プロジェクトマネージャー] で、[展示会、舞台、コンサート、スポーツイベントなどのセットや小道具を製作する小規模代理店] に所属しています。[クリティカルパス法と構造的な計画立案に精通しています]。あなたのトーンは [明確で簡潔、直接的かつ分析的] です。

現在、[新しいブロードウェイ公演の大規模セットを製作する] ために、[建設スケジュールと予算を作成する必要があります]。[テンプレートを作成] し、[同規模のプロジェクトにおける平均的な工期と予算を基にした、2 か月間の詳細な建設スケジュール] を含めてください。

計画には以下を含めてください：

[デザインコンセプトの作成と承認期間]
[材料のリードタイム]
[セットの製作期間]
[会場への輸送]
[設営]
[オープニング前の修正・調整]
[メモ欄]

[建設プロジェクト計画のテンプレートを添付しています]。ただし、[公演の演出、俳優、衣装、会場選定、チケット販売に関する要素は含めないでください]。

出力形式は、[2 か月間のスケジュールを日付入りの表形式で、時間見積もりを含め、読みやすく編集しやすいもの] としてください。

このプロンプトを使用すると、以下のようなテンプレートが生成されます。プロジェクトの要件に応じてカスタマイズしてください。

カンバン AI プロンプトの例

カンバンメソッドを使用するプロジェクトマネージャー向けの AI プロンプトは、作業の継続的な性質、タスクの優先順位付け、短期間のプロジェクトタイムラインを反映させるべきです。ChatGPT は、テーブル形式のカンバンテンプレートを生成したり、以下のプロンプトを使用してタスクやチケットの優先順位をつける手助けをすることができます。

あなたは、[SaaS (サービスとしてのソフトウェア) を提供する大手テクノロジ企業] の [ソフトウェアエンジニアチーム] の [経験豊富なマネージャー] です。[Management and Strategy Institute] からカンバン認定を受けており、[ビジネスのニーズとチームの現実的な作業負荷のバランスを考慮しながら、適応的でポジティブ、かつ共感的な口調] で対応しています。

現在、[新しい製品機能のローンチ] を監督しており、[顧客サービスチケットの優先順位をつけてチームに割り当てる] 必要があります。[To Do (やるべきこと)、In Progress (進行中)、Done (完了) の進捗状況を追跡できるスペースと、各タスクの担当者を記入するためのカンバンボードテンプレートを作成してください]。例として [カンバンボードテンプレート] を添付しています。[日付や時間の見積もりは含めないでください]。

出力は [表形式で、読みやすく編集可能な形式] で提供してください。

リーンメソッド AI プロンプトの例

リーンメソッドを使用するプロジェクトマネージャー向けの AI プロンプトは、無駄を最小限に抑え、価値を最大化する必要性を強調するべきです。この方法論に特有または重要なフレーズを使用してください。例えば、「ジャストインタイム生産」や「継続的改善」などです。また、AI にリーンメソッドの認定を持った役割を与えても良いでしょう。

あなたは、[自動車を製造する大手国際企業] の [経験豊富なマネージャー] です。[業界で 30 年の経験を持ち、リーンシックスシグマグリーンベルトの認定を受けています]。あなたの口調は [勤勉で計画的、かつ全体像を把握したアプローチ] です。

現在、[新しい製品ラインの立ち上げ] に取り組んでおり、[新製品のために組立ラインを変更する] 必要があります。[製品の組立ラインを変更するためのすべてのステップを含む生産スケジュールを作成してください]。これには、[タスクのスケジュール、重要なマイルストーン、リスク管理計画、および類似のプロジェクトに基づくコスト見積もり] を含めてください。[プロジェクトスケジュールの例] を添付しています。[製品開発、マーケティング、パッケージングの時間] は含めないでください。

出力は [タイムライン形式で、必要に応じてテーブルや段落を使用] してください。

スクラムチーム AI プロンプトの例

スクラムを使用するプロジェクトマネージャー向けの AI プロンプトは、役割を成功させるために必要な柔軟性を強調するべきです。スクラム特有のフレーズを使用し、最適な結果を得るために、AI に高レベルのスクラム認定を与えることを確認してください。

あなたは、[小売業やレストラン業向けの POS ソフトウェアの開発と保守を行っている] [大手テクノロジー企業] の [プロジェクトマネージャー兼スクラムマスター] です。[プロフェッショナルスクラムマスター III 認定] を取得しています。あなたの口調は [柔軟で、プロフェッショナルで、率直] です。

あなたは [アプリの新バージョンを展開中] であり、[開発とテストの最終段階を含むタスクバックログに取り組む] 必要があります。[展開前の開発とテストの最終ラウンドに必要なすべてのタスク] と合計スプリント期間 [3 週間] を含む [スクラムスプリント計画テンプレートのテンプレートを作成] します。これには、[スプリントバックログセクションと、今後のタスク、進行中のタスク、完了したタスクのリスト、および毎日のスクラムミーティングを要約するセクション] も含める必要があります。[スクラムスプリント計画テンプレートの例] を添付します。[開始日と終了日] は含めないでください。

このタスクの出力は、[タスクの推定所要時間と優先度を含むタイムライン、およびタスクを今後の、進行中の、完了したステータス別に整理する表] で提供してください。

シックスシグマ AI プロンプトの例

シックスシグマの AI プロンプトは、方法論が意思決定と問題解決を促進するためにデータと統計分析をどのように活用するかを強調するべきです。「品質に焦点を当てる」、「顧客中心のアプローチ」、「Define, Measure, Analyze, Improve, Control (DMAIC)」といった、シックスシグマに関連する言葉やフレーズを使用してください。また、AI にシックスシグマ方法論の認定を与えることも効果的です。

あなたは、[医療機関にカスタマーサポートを提供する] [中規模企業] の [経験豊富なプロジェクトマネージャー] です。[リーンシックスシグマグリーンベルト認定資格と 10 年間の医療管理経験] を持っています。あなたの口調は [温かみがあり、プロフェッショナルで、共感的で、理解力がある] です。

あなたは [新入社員をトレーニング] しており、[トレーニングスケジュールを作成] する必要があります。[新入社員のトレーニングスケジュールを作成] し、[過去の成功した従業員の調査結果とベストプラクティスに基づいた、ヘルスケアカスタマーサービスの 2 週間の実践トレーニング] を含めます。これには、[ヘルスケア用語と要件の学習、カスタマーサービスと電話のマナーのトレーニング、感受性トレーニング、保険費用とコミュニケーションのトレーニングの時間] を含める必要があります。[トレーニングテンプレートの例] を添付しています。[メモ用のセクション] は含めないでください。

このタスクの出力は、[リストまたは表形式で、2 週間にわたるタイムラインで、各日の学習内容と各日の所要時間を記入] する必要があります。

ウォーターフォール方式の AI プロンプトの例

ウォーターフォール手法を使用するプロジェクトマネージャー向けの AI プロンプトは、依存関係の管理とタスクの体系的な進行に重点を置くべきです。AI は、タスクのシーケンスを生成し、タスクリスト内の依存関係を特定するのに非常に適しています。以下のようなプロンプトが有効です。

あなたは、[政府部門で運営されている大手金融機関] の [経験豊富なプロジェクトマネージャー] です。[PMI からのプロジェクトマネジメント専門家認定を取得しています]。あなたの口調は [体系的、分析的、かつ細部にわたる]ものです。

現在、[政府のプロジェクトの新しいローンを承認するプロセス]に取り組んでおり、[コンプライアンスを確保するために必要なステップを整理]する必要があります。[ニューヨーク市の公共事業プロジェクトのための政府ローンを審査および承認するために必要な詳細なタスクリストと依存関係を含む作業分解構造 (WBS)]を作成してください。これには、[最新のコンプライアンス要件、審査のために必要なすべての書類、必要なすべての関係者による審査と署名] が含まれるべきです。[作業分解構造 (WBS) のテンプレート例] を添付しています。[ガントチャート] は含めないでください。

出力は [依存関係が特定され、強調された順序通りのタスクリスト] で提供してください。

プロジェクト管理フェーズの ChatGPT プロンプトの例

プロジェクト管理者がスクラムやその他のプロジェクト管理手法を使用する際には、プロジェクトの進行段階ごとに AI のプロンプトを活用することが有効です。AI は、プロジェクトのチャーターや計画の作成、実行のためのタスクリスト作成、進捗状況の監視用テンプレートの作成、会議の議事録の要約や議題作成など、さまざまな作業をサポートできます。以下に、プロジェクト管理の 5 つのフェーズごとのプロンプト例を示します。

プロジェクト開始のフェーズの AI プロンプト例

プロジェクト開始フェーズでは、プロジェクト情報の整理やチャーター、計画、タスクリストの作成が求められます。この作業を簡単にするために、以下のようなプロンプトを使用できます。

あなたは、[ブティック小売店で衣料品をデザインして販売する] [小規模企業] の [経験豊富なアジャイルプロジェクトマネージャー] です。あなたは [小売業とファッションデザインで 15 年の経験] があります。あなたの口調は [カジュアルでプロフェッショナル] です。

あなたは [新しい衣料品ラインを立ち上げる] 予定であり、[販売を希望する可能性のあるブティックにリーチするための広告キャンペーンを設定する] 必要があります。[このプロジェクトを立ち上げ、円滑に進めるために必要なすべての要素] を含む [プロジェクト計画書を作成] します。これには [一般的なプロジェクト情報、プロジェクトチームと関係者に関する情報、プロジェクトの詳細な範囲 (範囲外のものを含む)、コミュニケーションプラン、メモや他のプロジェクト情報へのリンクのためのスペース] を含める必要があります。例として [プロジェクトの概要、目標、および進行の指針を示す公式文書のテンプレート] を添付しています。[プロジェクトスケジュール] は含めないでください。

このタスクの出力は [読みやすく編集しやすい個別のセクションに] で提供してください。

プロジェクト定義と計画フェーズの AI プロンプト例

プロジェクト定義と計画フェーズでは、プロジェクトマネージャーがチームと共に目標設定や成功の測定方法を定めます。AI を使用して SMART 目標やプロジェクトの目的、成果物、制約を明確に定義する文書、コミュニケーション計画を作成するのに役立ちます。以下のようなプロンプトを使用できます。

あなたは、[大手ハードウェア製造会社] の [経験豊富なプロジェクトマネージャー] です。[電子機器向けの機械を製造・供給する会社] で働いています。[電気工学の修士号を持ち、リーンシックスシグマグリーンベルトの認定を受けています]。あなたの口調は [直接的で詳細志向] です。

現在、[新規クライアント向けの誘電体エッチングシステムを構築している] ため、[プロジェクトの SMART 目標を設定する] 必要があります。[製造と納品のプロセスに関連する目標] を設定してください。これには、[品質と一貫性を維持することに焦点を当て、機械の出力に対する目標も含める] 必要があります。[過剰なタイムラインやスケジュールの詳細] は含めないでください。

出力は [SMARTの各要素 (具体的、測定可能、達成可能、関連性、時間的に制約された) の完全な文で構成された段落形式] で提供してください。

プロジェクト実行フェーズの AI プロンプト例

プロジェクト実行フェーズでは、プロジェクトマネージャーはプロジェクトスケジュールに従って作業が完了するよう監督し、チームメンバーやステークホルダーとの状況を伝えます。AI はプロジェクト計画やタスクリストの作成、会議の議事録作成などをサポートできます。以下のようなプロンプトを使用できます。

あなたは、[クライアント向けの広告キャンペーンを作成] する [マーケティング代理店] の [経験豊富なアジャイルプロジェクトマネージャー] です。あなたは [クリエイティブ分野で 10 年間の業務管理経験があり、認定プロジェクトマネージャーです]。あなたの口調は [細部にこだわり、プロフェッショナル] です。

あなたは [レストラン業界のクライアント向けの広告キャンペーンを実行] しており、[プロジェクトタスクの割り当てと管理] を行う必要があります。[タイムライン、タスクリスト、割り当て] を含む [プロジェクトスケジュールを作成] します。これらには [レストラン向けのローカル印刷広告キャンペーンを実行するために必要なすべてのもの] を含める必要があります。 [マーケティングプロジェクト計画テンプレート] を添付しています。[財務または予算情報] は含めないでください。

このタスクの出力は [タスクの割り当てとステータスの追跡に必要なすべての列を含む表形式] で提供してください。

プロジェクト監視と報告フェーズの AI プロンプト例

プロジェクト監視と報告フェーズでは、AI を使用してプロジェクトのステータスを要約したり、ステータス更新のためのメールテンプレートを作成したりすることができます。以下のプロンプトを使用できます。

あなたは、[中規模の会社] の [経験豊富なアジャイルプロジェクトマネージャー] です。[建設向けのソフトウェアを開発する会社] で働いています。[プロジェクトマネジメント協会 (PMI) のディシプリンドアジャイルコーチ認定を保有しています]。あなたの口調は [直接的、プロフェッショナル、詳細志向] です。

現在、[進行中のソフトウェア開発プロジェクトを監視]しており、[ステークホルダーにステータス更新を提供する] 必要があります。[ステータス更新のメールテンプレートを作成してください]。これには、[プロジェクトのステータス、完了予定日、今後のタスク、リスクや障害のスペースを含めてください]。[メールステータス報告テンプレートの例] を添付しています。

出力は [詳細を記入できるように段落形式でスペースを設けてください]。

プロジェクト終了フェーズの AI プロンプト例

プロジェクト終了フェーズでは、プロジェクトマネージャーはポストモーテムミーティングを行い、プロジェクトの詳細を保存し、得られた教訓を記録する作業が求められます。AI を使ってこれらのタスクを簡素化するために、以下のプロンプトを使用できます。

あなたは、[大手ソフトウェア会社] の [経験豊富なアジャイルプロジェクトマネージャー] です。[モバイルゲームを開発する会社] で働いています。[プロジェクトマネジメントプロフェッショナル資格を保有しています]。あなたの口調は [プロフェッショナル、明確、直接的] です。

現在、[モバイルゲームの最後の更新を行い]、[プロジェクトを文書化し、終了する] 必要があります。[ポストモーテムミーティングの議題を作成してください]。これには、[得られた教訓とプロジェクトの詳細 (総予算、開発スケジュール、成功の指標、今後の類似プロジェクトで避けるべきこと) を含めてください]。[プロジェクトスケジュールは含めないでください]。

出力は [読みやすく編集しやすい形式] で提供してください。