自動化が多くのビジネス プロセスで進んでいても、手動のデータ入力はまだ健在であり、かなり利用されています。 学校から銀行、病院などのさまざまな業界の企業は、従業員がフォームからコンピューターシステムに情報を入力するという面倒なプロセスに頼っています。
あなたの会社が依然として手動でフォームのデータを入力している場合は、自動化に切り替えることをご検討ください。 自動化されたデータ取り込み (データキャプチャ) に切り替えることの利点のいくつかを以下に示します。
従業員の満足度を向上
長期間のデータ入力を強いられた人は、精神的疲労が証明されています。 そのような困難な作業に長時間集中し続けることを期待するのは妥当ではありません。 データキャプチャを自動化することで、従業員はより魅力的で有用な作業に専念できます。
エラーを削減 (さらにそれに関連するコストも削減)
自動データキャプチャは、手動入力と比較してエラーを大幅に削減できます。 これで、あなたの組織は相当量のお金を節約することができます。 ビジネス業界でかなり一般的な 1-10-100 のルールは、次のように述べています:
・取得したデータを修正するには、1ドルの費用がかかり、
・すでにデータベース化されエラーを修正するには、10ドルかかり、
・エラーをそのままにしておくと、100ドルのコストがかかります。
実際の比率は、間違いの程度や関係する会社によって異なりますが、要点は同じです。 データを入力したり、離陸前に旅客を検査したりする、間違いを防ぐ最も信頼できる方法を採用することは、長期的に取るための最良のアプローチです。
処理するフォームをより速く取得
処理のスピードも考慮されます。 たとえば、大学の教授または助手が、300人の学生のクラスの多肢選択式の試験を採点する必要があるとします。 回答キーがあっても、採点者は正解と誤答の数を記録してから、全体のスコアを記録し、299回繰り返す必要があります。 確かに、学校は数年前にこのフォーム処理の例を自動化しましたが、同様に原始的なプロセスを使用してデータを入力する組織はまだあります。 自動化されたデータキャプチャ システムは、1分当たり、多くのフォームを処理できます。
デジタル データ キャプチャで 88％のコスト削減
多くの組織は、データ入力を自動化し、多くの場合、大幅なコスト削減を実現しました。 例えば、米国財務省は、紙での税金の確定申告では 1件あたり 3ドルで処理するところを、電子確定申告は 35セントで処理することができるとしています。 IRS (アメリカ合衆国内国歳入庁) が 1年間で何件の処理をするかを考慮すると、なぜ E-ファイリング (電子申告) を奨励するのか理解できます。
自動データキャプチャのための 6ステップ プロセス
この図では、文書をスキャンすることがフォームの処理の第1ステップです。 スキャンされたフォームは、画像とフォームの項目を合わせるためテンプレートと位置合わせされます。 次に、特定の項目のためにフォーム上の定義済み領域を検索するアプリケーションによってデータが読み込まれます。 図に示すように、光学式文字認識 (OCR) はフィールドを検索可能なデータに変換します。
例えば、名前、現住所、雇用者などのレンタル アプリケーションに関する情報は、プロセスによってデジタル化され、データファイルにレコードとして格納されます。 ユーザーは、申請者の名前やその他の関連情報を検索することができます。データ入力の書類を入力する必要はありません。
キャプチャ可能なデータの種類
もちろん、次のようなフォームから自動的に処理できる多くの種類の情報があります。
・バーコード
・QRコードなどの画像
・テキスト
・バブル (OMR)
・チェックデータ (MICR)
・画像
・署名
・手書き
これらのすべてで、アイデアは同じです。 自動化は潜在的な人為的エラーの大部分を排除し、費用を節約し、プロセスをスケーラブルにします。 純粋に手で作業するよりもはるかに高速です。
自動化されたプロセスは、入力されたデータの品質と同じくらい信頼できるという意味では完璧ではありません。 フィールドが読みにくい場合、または元のフォームが破損している場合、出力は無効になります。 優れたデータキャプチャシステムは、人間の介入を必要とするこのような状況にフラグを立てます。
FormSuite for Structured Formsは、企業の既存のソフトウェア、システム、またはワークフローに統合できるデータキャプチャツールキットです。
