必要なのはタスク管理アプリ?それとも業務遂行プラットフォーム?

業務遂行プラットフォームやコラボレーション アプリの市場では、多くのカラフルな広告やユーザー インターフェイスが出回っています。

しかし、安全で柔軟性が高く、有用性の高い Web ベースの SaaS (Software as a Service) プラットフォームを探しているのであれば、外見だけでなく、その中身にも目を向ける必要があります。

  • 対象のプラットフォームは、機能的なバックエンド データベースを備えていますか?これにより、同じデータを標準的な「スプレッドシート」ビューからカード ビュー、ガント チャート ビュー、カレンダー ビューなどに切り替えて視覚化することができます。
  • また、エンタープライズ レベルでのスケーリングが可能な、強力なグローバル セキュリティ制御を持ち合わせ、誰でも無料でコラボレーションに招待することができますか?
  • 顧客管理システム (CRM) やメッセージング アプリなど、毎日使う他のアプリとの連携は充実していますか?

コラボレーション ツールを購入する際、セキュリティ、一貫性、拡張性の面で企業に適したソフトウェア プラットフォームを見つけるのは困難です。ほとんどのプラットフォームは、これらのユニークで進化し続ける課題に対応していると主張していますが、最終決定は次の簡単な質問に集約されます。

探しているのはタスク追跡アプリケーションですか、それとも業務遂行プラットフォームですか?またその違いはいったい何なのでしょうか?

タスク管理だけでは不十分な場合

タスク管理アプリは、個人や小規模なチームがプロジェクトを管理するために使用する便利なツールです。これらのソリューションの多くは、小規模なプロジェクトの計画や、ポットラックやブッククラブなどといったイベントの企画に効果的です。

また、これらのプラットフォームのすべてが、Microsoft Office 365、Slack、Salesforce、Google Suiteなど、信頼している他の一般的なプラットフォームと統合、接続されているわけではありません。

Smartsheet などのハイグレードの業務遂行プラットフォームは、チーム、部門、および企業レベルでの業務の整理と定期的な遂行を支援します。Smartsheet は、ワークフロー、レポート、自動化による作業の効率化、カスタム フォームによるデータ収集、プロジェクト間のロールアップ、ダッシュボードのカスタマイズ、複数のプロジェクト ビュー モード、同期型モバイル アプリ エクスペリエンスをチームに提供し、組織内外を問わず必要な人への可視性を向上できます。

では、優秀な業務遂行プラットフォームは何を提供するのでしょうか。ここでは、業務遂行の効率とスピードを向上させるために必要なプラットフォームの 3 つの特長を紹介します。

チームのプロセスに合わせた複数のビュー

業務遂行プラットフォームは、組織全体の中でチームがどのように機能するかに合わせて、そのニーズを満たす必要があります。 

タスク トラッカー アプリのデフォルトは、ToDo リストや基本的なタイムライン表示であることが多いようです。チーム レベルでは、この機能は「チェックボックス」思考につながり、イノベーションの妨げとなってしまう可能性があります。

同じ情報に複数のビューでアクセスできることは、ビジネスにおいて競争力を維持し、革新的であり続けるためのキーとなります。優れた業務遂行プラットフォームでは、ワーク ビューをカスタマイズして、チームをアイデアからインパクトまで迅速に導くことができます。

たとえば、Smartsheet はグリッド ビューを基盤としています。スプレッドシートを使ったことがある人ならすぐにわかるインターフェイスですが、日々の作業をサポートするために簡素化されています。

Smartsheet では、カード ビュー、カレンダー ビュー、ガント チャートでタスクを表示できるため、プロジェクトのクリティカル パスを判断し、それに応じて計画を立てることができます。これらの視覚オプションを利用して、チームの作業方法に応じてより柔軟に対応することができます。

プロジェクト横断的なロールアップによるチームの連携

部署やチームがサイロ化し、ワークフローが阻害され、仕事を遂行する上で常に障害となることはよくあることです。タスク管理アプリには必要なものがすべて揃っていると思うかもしれませんが、中堅企業や大企業のチームを効果的に連携できる機能は通常不足しています。

Smartsheet は、プロジェクト横断的なロールアップのための、ソリューションのエコシステムを提供しています。Smartsheet の使用により、シートのセルをリンクしたり、ダッシュボードにレポートを追加したりして、散発的または継続的に一緒に作業しているチームをつなげることができます。たとえば、チケット番号がレポートに表示された場合、詳細情報を得るため、またはステータスの更新をリクエストするために、ドリルダウンしてソースとなるシートにアクセスできます。

ステータスのリクエスト、承認、リマインダー、通知などのオペレーション コントロールや自動化されたアクションを通じて、ポートフォリオ レポートを強化するプラットフォームへの投資をご検討ください。Smartsheet は業務遂行プラットフォームとしてこれらのソリューションを提供し、仕事のやり方を変えることで時間を取り戻し、クオリティを犠牲にすることなく迅速に行動できるよう支援します。

チームは、Smartsheet のモバイル アプリ経由で Smartsheet フォームを使用して情報やデータを収集することもできます。社内の関係者、顧客、またはベンダーに送信する場合でも、参加者は自分の好きなデバイスからフォームに記入できます。

たとえば、ソフトウェア エンジニア部門は、社内のバグ追跡にフォームを使用することができます。ユーザーはフォームを使ってバグを提出し、それがシートに入力され、ダッシュボードに表示されるようになります。

カスタム ダッシュボードとポータルによる可視性の向上

ビジネスは、今後ますますデータ ドリブンとなる傾向にあります。タスク トラッカー アプリは美しいユーザー インターフェイスとデザインを持っているかもしれませんが、チームが業務遂行のために必要なデータや情報を、一目で理解しやすいカスタマイズ可能なフォーマットで表示できるでしょうか。

適切なデータを収集したら KPI、レポート、目標 (目標値と実績値) をわかりやすい形で表示する方法が必要です。この点も、一般的なタスク管理アプリには手の届かない領域です。タスク、タスクの所有者、期限などの基本的な情報は確認できるかもしれませんが、たとえば重要な詳細情報を副社長に伝えるにはどうしたらよいでしょうか?

Smartsheet では、戦略、分析、業務など、あらゆる用途のダッシュボードやポータルをすばやく構築し、ビジネス リーダーや経営陣に主要な指標を視覚的に提示することができます。また、レポート、サポート ドキュメント、埋め込み Web コンテンツ、URL、ハイパーリンク付き画像、メトリクスなど、役立つウィジェットでデータを補強できます。

主要なメトリクス、データ、情報の可視性が高まると、会議やメールのスレッド整理に費やす時間が短縮され、概して仕事の仕方が改善されます。

非効率的な作業プロセスを改善する目的であっても、新しいイノベーション部門を立ち上げる目的であっても、Smartsheet を使用することで追加の管理作業をなくし、より重要なことに集中する時間を確保できます。

参考記事:
©2022. Smartsheet Inc.
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