プロセスがうまく機能すると、素晴らしいことが起こります。Smartsheet のオンライン コミュニティでは、機能に関するよくある質問を定期的に解決したり、各自のプラットフォーム使用上の知見を共有したり、他のユーザーが Smartsheet を最大限に活用するためのツールや機能を紹介したりしています。そこで今回は、プロセスを強化し、Smartsheet を最大限に活用する方法について、コミュニティから寄せられた生のヒントをご紹介します。
あなたのチームが効率性の障害、日々のタスクにおける生産性の欠如、あるいはプロジェクトの可視性の制限に遭遇しているとしたら、またはそんな問題に遭遇していないとしても、プロセスをより良く機能させるソリューションがあります。Smartsheet のコミュニティ ページで最もよく議論されているトピックから、チームが時間を節約して生産性を高められるさまざまな方法、そして違いを生み出すプロセスを導入する最善の方法について考えてみましょう。
1. プロジェクトのサマリーページで可視性を向上
あなたのチームも含め、どのチームも進行中のプロジェクトに関連する情報をさまざまなタイミングでたくさん持っていることでしょう。Smartsheet ユーザーは、必要な情報をすべて把握できるようになれば、作業がどれほどシンプルになるか身をもって知っています。そして、それらの情報全体に 1 つのソース ポイントからアクセスできるようになれば、プロジェクトの管理方法は完全に変わります。
Smartsheet でプロジェクトのサマリー ページを作成すると、プロジェクト リスト、請求書の詳細、またはコスト情報など、必要な情報が 1 か所に集約されます。コミュニティでは、これを実現するために使用しているさまざまな方法を紹介しています。
オプション 1
「レポートを作成し、プロジェクト名でグループ化すると （必要であればシートに列を追加）、各シートの情報をプロジェクトごとに行単位で取得することができます。
異なる請求書が存在するプロジェクトに取り組んでいる場合、この方法を使えば、グループ化とサマリー機能を使って予算の数値を素早くまとめることができます。」
オプション 2
「新しいシート （フロント ページ）を作成し、他のシートを相互参照し、条件をシートまたはシート サマリー セクション （フロント ページ） のどこかでドロップダウン カラムとして設定します。リストからプロジェクトを選択すると、他のシートのすべての値が更新されます。」
2. ガント チャートを使ってプロジェクトを管理
プロジェクト管理ツールの中で、ガント チャートはワークフローを明確にし、プロジェクトを監督し、複数のタスクの関係を追跡するためのソリューションです。ガント チャートを使うことで、プロジェクトの期間や、各タスクの開始日と終了日を把握することができます。
シートにガント チャートを追加するのは簡単です。
- シートに最低 2 つの日付欄があることを確認してください。1 つはタスクの開始日、もう 1 つは終了日です。指定された日付間のスパンは、各タスクバー間の長さに反映されます
- ツールバーの「ガント ビュー」を選択し、上記の日付に基づいてタスクをタイムラインに表示します。
- 歯車のアイコンをクリックし、プロジェクト設定を開くことで、正しい列が使用されていることを確認できます。
ガント チャートをさらに活用する
Smartsheet の依存関係機能を使用すると、期間と先行タスクの値が変更された場合に、日付を自動的に計算して調整できます。この機能を有効にすると、次のように異なる情報を入力したときに自動更新が行われます。
- 定義された先行タスクの開始日または終了日を変更すると、依存するタスクの日付もすぐに調整されます。
- 開始日、終了日、期間の列に任意の 2 つの値を入力すると、3 番目の値が自動的に計算されます。
また、さまざまな列で自動依存関係機能を有効にして、プロジェクトの進捗状況を確認することもできます。Smartsheet のヘルプ ページには、プロジェクトで依存関係を有効化/無効化する方法 が順を追って説明されています。
3. 自動化の最大限活用
承認ワークフローであれ、タスク管理であれ、スケジュール管理であれ、自動化を活用することによって、チームの効率を高めることができます。Smartsheet コミュニティでよく議論されるトピックの中に、あらゆるエリアの自動化を活用して、手作業になりそうなタスクをどのように変換するか、というのがあります。利用可能なプロセスとそのナビゲーション方法をより包括的に把握することで、パフォーマンスに影響を与える時間のかかるタスクを回避することができます。
ワークフローのテスト
自動化されたワークフローにより、複数の条件パスやアクションをシームレスに組み合わせ、シート内のスケジュールや日付に基づいたトリガーによって設定された通知を送信することができます。コミュニティ ページでも記載されているように、最終的な通知がどのように見えるかを確認するために、テストを実行することから始められます。
「クライアント ソリューションを開発する際には、通常、いわゆるヘルパー カラム （チェックボックス） を追加し、ボックスがチェックされるようにトリガーを設定します。」
自動化テストを実行することで、ワークフローに偽の入力をすることなく、通知が意図した通りに機能するかどうかを確認することができます。ヘルパー カラムを使うことにより、設定を簡単に変更したり、削除したり、オートメーションが要求通りに実行されていることを確認できます。
タスクの割り当てと更新リクエスト
自動化を使用して作成したワークフローの進捗を確認することで、プロジェクトの進捗状況をより明確に把握することができます。ユーザーが指摘しているように、自動化されたリクエストを実装することにより、自分で設定した基準に基づいて、タスクのオーナーに適切なフィールドの更新を依頼することができます。
「自動化メニューで『ワークフローを作成』から『更新をリクエスト』を選択します。毎週リクエストを送信したい場合には、トリガーに『日付に達した場合』を選択します。デフォルトではその日の日付が選択されています。『1 回実行』の代わりにドロップダウンから『カスタム…』を選択します。1 週間間隔で繰り返すようにし、曜日と開始日を指定します。都合のより時間帯を選択します。
更新に含める列を選択し、リクエストの送信先を選択します。カスタム メッセージを追加することもできます。」
これにより、ユーザーは個人にタスクを割り当て、進捗状況について直接フィードバックを求めることができます。それぞれに手作業の管理を必要とする個別のリストと対峙するのを回避できます。
機能するプロセスの強化
新しいプロセスを導入したり、チームの働き方を変えたりするのは大変なことです。だからこそ、他者がすでに効果的に実行している例を知るのは有益です。また、変更の導入に疑問がある場合は、新しいプロセスが実際にどの程度機能するかを確認するために役立つ意見交換ができるコミュニティがあります。
Smartsheet は、あらゆるレベルや役割において最も必要とされる機能を提供することにより、建設的な変化を促し、プロセスの簡素化に貢献します。
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