【購買/調達 DX】Smartsheet × DocuSign で実現する申請、発注プロセスの一元管理と電子契約

物品やサービスの購入に関わる「購買/調達部門」は、コスト最適化とガバナンス強化の両立を求められる、全社の要ともいえる存在です。
しかし現場では今も、紙、Excel、メールをベースとした属人的なやりとりが多く、次のような課題が日常化しています。

よくある課題

• 購買依頼や調達申請が部門ごとにバラバラ (紙/メール/口頭)
• 承認フローが属人化しており、進捗状況が分からない
• 見積取得や比較の履歴が残らず、意思決定の根拠が不透明
• 発注書は Excel で手入力、メール添付でやりとり、押印/印刷が必要
• 過去の注文書や契約書がファイル サーバーや個人 PC に点在
• お客様や社内からの注文情報を目視で転記しており、ミスが生じやすい

👉 対応に時間がかかり、監査や内部統制への備えも不十分になりがちです。

解決策 ～ Smartsheet × DocuSign による調達業務DX

「Smartsheet × DocuSign」の連携により、以下の業務を一つの流れで可視化/自動化できます。

フェーズ	従来の方法	DX 後の形
購買/調達依頼	メールや紙の申請書	Smartsheet フォームで受付統一
承認フロー	メール転送/ハンコ	Smartsheet の自動ワークフロー
見積依頼/比較	Excel ベース/転記管理	一元的に見積書を収集/比較
発注書の作成	Word/Excel で手入力	Smartsheet のデータを DocuSign に自動連携
署名対応	押印 → PDF 化 → 送信	DocuSign による電子署名
ファイル管理	各人の PC やメール添付	Smartsheet 行に PDF 自動添付/進捗自動更新

スマート調達を実現する運用ステップ

✅ ステップ 1「社内申請/依頼をフォーム化」

各部門からの購買/調達依頼を、Smartsheet フォームに統一します。
申請ミスを防ぐため、ドロップダウンや条件分岐も設定可能です。

入力したフォームの内容は自動的にシートに移動します。申請内容を自動 PDF 化することもできます。

✅ ステップ 2 「自動承認フローで決裁スピード向上」

Smartsheet のワークフロー機能で、金額/部門に応じた承認者に自動通知します。
承認状況もシート上で一目で確認できます。

✅ ステップ 3 「発注書作成 ～ 署名を自動連携」

承認済みの情報を元に、DocuSign テンプレートへ差し込み送信します。
顧客や取引先に電子署名を依頼し、完了後は PDF が自動添付されます。

✅ ステップ 4 「進捗の可視化と台帳の自動構築」

発注状況や署名完了のフラグは自動更新されます。
部門別、ベンダー別、月別などでの集計/台帳出力も可能です。

導入メリット (購買/調達部門向け)

まとめ ～ 調達業務も「探さない」「待たせない」「迷わない」へ

購買/調達の現場は、「確実さ」と「スピード」の両立が求められます。
Smartsheet × DocuSign であれば、発注の一連業務がクラウドで完結し、業務効率の向上と内部統制の強化を同時に実現可能です。

また、この管理方法は購買/調達の現場に限らず、採用管理、フリーランス契約、NDA など契約が必要なあらゆる業務にも展開可能です。

• 雇用契約書や業務委託契約書の電子化
• 各種社内稟議の承認と履歴管理
• クラウド上での契約文書一元管理/検索対応

こうした幅広い用途にも適応できるのが、Smartsheet × DocuSign の大きな強みです。

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