プロジェクト ポートフォリオ管理 (以下、PPM) とは、プロセスや方法からテクノロジまで、プロジェクトすべての構成要素を一元管理することです。プロジェクトを定量的および定性的な要因に基づいて優先順位付け、最も信頼性が高く、収益性が高く、リスクの少ないプロジェクトのみを実施することで効率を向上させます。
このブログ記事では、PPM の包括的な概要、フェーズの説明、ツールを導入する際の戦略的メリットなど、PPM に関して知っておくべき内容を説明します。
プロジェクト ポートフォリオ管理 (PPM) とは?
プロジェクト ポートフォリオ管理 (PPM) は、潜在的なプロジェクトを評価し、その評価を使用してプロジェクトの優先順位付けと実施を行う経営戦略です。プロジェクト マネージャーと関係者は、データに基づく結論に基づいて潜在的なプロジェクトを分析し、最も適切でやりがいのあるプロジェクトに意思決定者を導きます。定性的要因と定量的要因の両方が、潜在的なプロジェクトの評価に入ります。
PPM の目標は、データに基づくプロセスを採用して、最も効率的で報酬を得られるプロジェクトのみを選択することで効率向上を図ります。PPM は、プロジェクト成功の可能性と、その根本的なリスクをうまく評価することを目指しています。これにより、ビジネスの効率を最大化するプロジェクトの戦略的組織化が可能になります。
PPM とプロジェクト管理の違いは?
プロジェクト管理は、プロジェクト マネージャーによる特定のプロジェクトとチームの進行および監督を指します。プロジェクト ポートフォリオ管理では、社内の多数のプロジェクトに優先順位を付け、それらを完了するのに必要な時間とリソースを管理します。
Project Management Institute (プロジェクト マネジメント協会: PMI) は、プロジェクト管理を「プロジェクトの要件を満たすために、知識、スキル、ツール、テクニックをプロジェクト活動に適用すること」と定義しています。
「プロジェクト ポートフォリオ管理では、適切なプロジェクトやプログラムを正しいタイミングで実施します。プロジェクト ポートフォリオ管理が戦略的機能である一方、プロジェクト管理とは、ポートフォリオの意思決定の中で決定した優先順位に従って作業を実施することです」と、ジョー・プソス (Joe Pusz) 氏 (プロジェクト管理コンサルティング会社 PMO Squad 創設者兼 CEO) は、この 2 つの用語の違いを説明しています。要するに、プロジェクト ポートフォリオ管理は、プロジェクトやプログラムを実行する際に意思決定を推進する戦略的フレームワークなのです。
PPM のフェーズ
PPM は生きた継続的なプロセスですが、各プロジェクトやプログラムを正確に評価するための一連のフェーズがあります。PPM が評価するこの提案は、ビジネス ケースから大規模なプロジェクトまで、あらゆる要素として知られています。

プロジェクト マネジメント協会 (PMI) は、プロジェクト ポートフォリオ管理の 10 の重要なフェーズを特定し、これらのフェーズはさらにグループと呼ばれる 3 つのカテゴリに分けています。これらのグループとその調整フェーズには、以下が含まれます。
- プロセスの調整グループ (フェーズ 1 ~ 7): このフェーズ グループは、プロジェクトが承認または実行される前の準備作業を中心に展開されます。フェーズは次のとおりです。
- 識別: PPM で管理されているすべての構成要素を、進行中と新規の両方でリスト表示します。
- 分類: 構成要素を適切なビジネス グループにグループ化します。
- 評価: 各構成要素のデータを収集し、価値を定義します。評価はデータ駆動形ですが、定性的変数と定量的変数の両方から派生できます。
- 選択: 前のフェーズから最も価値のある構成要素を選択し、リストを作成します。
- 優先順位付け: 戦略的カテゴリ (イノベーション、リスク対リターン、コスト削減など) に基づいて各構成要素をランク付けします。
- ポートフォリオ バランス: 価値のある構成要素を注文して、まとまりのある賢明なビジネス プランを作成します。
- 承認: 意思決定を伝え、時間、予算、タイムラインに関する承認を得ます。プロジェクトに必要なすべてのリソースを割り当てます。
- 監視グループ (フェーズ 8 ~ 9): これらのフェーズには、プロジェクトのレポートとレビューが含まれます。これらのフェーズでは、PPM チームはプロセスをレビューし、必要に応じて変更します。
- ポートフォリオの定期的なレビューとレポート: 主要業績評価指標 (KPI) を収集、分析します。KPI を定期的に事前に確認し、プロセスを絶えず改善します。これは PPM プロセス全体のレビューであり、個々の構成要素のレビューではありません。
- 戦略的変更: レビューに基づいて、必要に応じて戦略的プロセスを分析し、微調整します。
- 構成要素プロセス (フェーズ 10): このフェーズでは、構成要素のパフォーマンスを分析します。
- 構成要素の実行とレポート: 構成要素の実行が完了したら、それぞれのパフォーマンスを確認します。各構成要素の相対的な成功は、全体的な PPM プロセスの有効性についてのフィードバックを提供します。
PPM の利点
PPM は、企業がプロセスやプログラムを一貫して管理できる信頼性の高いシステムの構築に役立ちます。PPM が適切に実装されると、次のような大きなメリットをもたらします。
- リスクを最小限に抑える: PPM はすべての構成要素を考慮しているため、プロジェクトを開始する前にリスクを軽減できます。
- 予算の調整を許可する: PPM は、コストの概説と、潜在的なすべてのプロジェクトの現実的な支出の決定に依存しているため、ビジネスはプロジェクトのコストを把握しています。
- リソース管理の最適化: 潜在的なプロジェクトに必要なすべてのリソースが特定され、会社がプロジェクトに取り組めるかどうかを検討するのに役立ちます。
- 共同作業による意思決定の促進: PPM は、PPM の専門家、プロジェクト マネージャー、プログラム マネージャー間の協力的な文化を促進します。PPM のデータに基づく意思決定戦略の結果、すべてのチーム メンバーは個人的な好みや意見に頼ることなく共同作業を行えます。
- 関係者にプロジェクト価値を提供する: 関係者や経営陣は、特定のプロジェクトが他のプロジェクトより優先される理由を把握できるようになります。
- プロジェクト成功率の向上: PPM を使用すると、プロジェクトのランキングと優先順位付けを行い、各プロジェクトと組織全体の成功を最大化できます。この信頼性の高いシステムは、プロジェクトを完了するリスク、遅延、または失敗の余地をほとんど残しません。
PPM ツールの選び方
機能的で効率的なプロジェクト管理ツールは、ビジネス ニーズに合わせ、プロセスを合理化し、無駄なコスト、時間、リソースを排除するのに役立ちます。考慮すべき要素はさまざまですが、PPM が組織にどのように適合するかを判断するのに役立つ重要な質問をいくつか紹介します。
- プロジェクト管理ツールをどのように使用する予定ですか?
- プロジェクト管理ツールに求める重要な特徴と機能は何ですか?
- 他のツールとの互換性は重要な要件ですか?
- スクラムやアジャイルなど、特定のプロジェクト管理手法を使用していますか?
- (4. が「はい」の場合)、その環境で検討しているツールは機能しますか?
- ワークフローは重要な考慮事項ですか?
- チームが複数の場所に分散している場合、検討しているツールは適切な共同作業機能を提供していますか?
- 検討しているツールは、リーダーとプロジェクト リソースの間で、さまざまなレベルのアクセスと情報を提供していますか?
これらの質問を評価し、組織の適合性とコストを調査した後、特に時間の経過とともに、ツールがどのようにニーズに合うか (そして可能性があるか) を判断します。
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本記事は、Smartsheet 社が提供している以下の記事から抜粋・転載したものです。
「プロジェクト ポートフォリオ管理」
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