明確でプロフェッショナルな英文メールが書けると、同僚やクライアント、上司から見てもその人の能力の高さが伺えます。しかし、メールでは言葉の選択ミスや表現の間違いを明確にしたり、リアルタイムで受信者の反応を見たり、送信後に手直ししたりすることができないため、しばしば不安や心配の種にもなりかねません。
幸いなことに、Grammarly を使えば自信を持って仕事のメールを英語で書くことができます。誤字脱字をなくし、紛らわしい文章を書き直し、メッセージのトーンを整えれば、送信ボタンを押してしまった後で自分を疑う必要はありません。
文法、スペル、句読点のミスをなくす
英文メールを送信した直後に、誤字脱字や文法の間違い、句読点の付け忘れに気づいたことはありませんか？この種のミスは、絶え間なく送られてくるメールに対応しようとするプロフェッショナルなら誰にでも起こります。マルチタスクをこなしながら片手間にすばやく返信したり、会議の合間の短い休憩時間に返信タスクを詰め込んだりすることもよくあります。いずれの場合においても、注意散漫となってミスを犯しがちです。
句読点や文法、スペルの間違いがあると、洗練されたプロフェッショナルな英文メールには見えません。幸い、Grammarly はこのようなミスにフラグを立て、わずか数秒で修正する手助けをしてくれます。
例 (元の文): We have less resources now and I hope this won’t effect our launch plans too much.
提案: We have fewer resources, and I hope this won’t affect our launch plans too much.
コンマの抜け、”less” と “fewer” の違い、”affect” と “effect” の違いなどは、よくある文法やスペルの間違いです。Grammarly はこのようなミスを特定し、修正する手助けをしますので、英文メールの送信により自信を持つことができるようになります。
フルセンテンスの書き直しで構文をスムーズに
仕事で英文メールを書く際の大きな課題のひとつは、簡潔であることとメッセージを適切に伝えることのちょうどよいバランスを見つけることです。長くて複雑な文章は混乱を招き、読み手がメッセージを読み飛ばしたり、斜め読みしたりしてしまう可能性があります。その結果、同僚やクライアントとのやりとりで誤解を招いたり、時間がかかったりしてしまいます。
もちろん、わかりやすい文章を書くことは、口で言うほど簡単ではありません。頭の中では理解できていても、文章にするとそれが同じように伝わるとは限りません。また、急いでいるときに自分の考えを言葉で伝えるのはさらに難しいことです。そのため、私たちはしばしばメールに回りくどい文章や無終止文を書いてしまいますが、それを手直しする時間も忍耐力もありません。
Grammarly を使えば、自分が書いたメッセージが明確であることに自信を持てます。Grammarly は、回りくどかったり、わかりにくかったりする文章を特定するだけでなく、言いたいことをわかりやすくするためのフルセンテンスの書き直しを提供することで、編集プロセスを効率化するのに役立ちます。
例 (元の文): We’ll record the demo so it can be shared by you or your colleagues with anyone else who’s interested.
Grammarly: This sentence uses the passive voice, and changing it to the active voice can be more straightforward. (この文章は受動態を使っているため、能動態に変えた方がわかりやすいでしょう。)
提案: We’ll record the demo so you or your colleagues can share it with anyone else who’s interested.
正しいトーンで伝える
重要なメールを読み返して、自分の意図したトーンになっているか確認したことがある人もいるかもしれません。文章のトーンは、書き手のメッセージを相手がどう受け止めるかに影響し、同僚や顧客との関係にも影響します。しかし、書き言葉によるコミュニケーションでは、声や表情で自分の意図を伝えることができないため、トーンについて考えるのは難しいものです。そういった文脈がなければ、相手は書き手のトーンを誤解してしまうかもしれません。
Grammarly によるトーンの書き換え提案機能では、書き手のトーンが誤解される可能性のある文章を特定し、より人あたりが良く、自信に満ち、または肯定的に聞こえるように書き直しを提案します。
例 (元の文): The campaign results have not met expectations, but I have some adjustments I think we can make to possibly improve performance.
Grammarly: This sentence doesn’t sound very confident, and including it in your email may leave your stakeholders feeling as though you don’t have a strong plan. Removing hedging language such as “I think” or “possibly” can help your email sound more confident and help you build trust. (この文章は、自信がなさそうに聞こえるため、メールに含めると、読み手は強力なプランがないように感じてしまう可能性があります。”I think” や “possibly ” のような回りくどい表現を省くことで、より自信に満ちたトーンになり、信頼を築くことができます。)
提案: The campaign results have yet to meet expectations, but I have some adjustments we can make to improve performance.
明確で簡潔、効果的な英文メールを簡単に作成
仕事のメールを送るのに、不安やストレスを感じる必要はありません。コンマをどこに入れるべきか、正しい単語を使ったか、トーンはどうなっているかなど、わからないことがあるかもしれませんが、Grammarly がサポートします。Grammarly のライティング支援により、自信を持ってコミュニケーションを取ることができるため、メールの内容がどのように受け取られるか心配することなく、貴重な時間をより重要な業務に費やすことができます。
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「Send Emails With Confidence: 3 Ways Grammarly Improves Your Emails」
