Boys Town は、米国最大の非営利・無宗派の児童・家族支援団体の 1 つであり、400 万人以上の人々の生活に関わっています。青少年支援プログラム全体の一貫性と質の高いサービスを保証するため、Boys Town は MadCap 製品を活用し、最新の研修資料、マニュアル、その他のリソースを従業員に提供しています。
MadCap Flare と MadCap Flare Online の導入により、Boys Town がコンテンツ配信を効率化し、一貫性と品質の向上を実現した事例を紹介します。
導入効果
学習者エクスペリエンスの向上: Boys Town は、MadCap Flare と MadCap Flare Online を併用することで、従業員に一貫した情報を提供し、コンテンツの外観と操作性を統一し、コンテンツ構造を最新化し、印刷と Web のオプションを提供できるようになりました。
効率的なコンテンツ配信: MadCap Flare の機能を活用してトピック、変数、スニペットなどのコンテンツを再利用することで、ワークブックやその他のコンテンツの作成と更新を迅速に行えるようになりました。
容易なコラボレーション: ドキュメント チームが MadCap Flare で作成したコンテンツを、SME (対象分野の専門家) は MadCap Flare Online で簡単に確認して編集できます。
経営陣からの支持強化: MadCap Flare により、新しい安全認証 Web サイトなどの新しいプロジェクトのプロトタイプを迅速に作成できるようになったことで、Boys Town の経営幹部からほぼ即座に賛同を得られるようになりました。
導入した MadCap Software のソリューション & サービス
MadCap Flare 
MadCap Flare Online
1917 年、Boys Town は人種、宗教、信条に関係なく、困っている子どもたちを支援するために設立されました。100 年以上経った現在、Boys Town は米国最大級の非営利・無宗派の児童・家族支援団体へと成長しました。Boys Town は毎年、米国各地の拠点で、行動的・身体的問題に対し、研究によって証明された、思いやりのある教育、予防、訓練、治療を提供しています。400 万人以上の人々の生活に関わっており、Charity Navigator の最高評価を獲得しています。
青少年支援プログラム全体の一貫性と質の高いサービスを保証するため、Boys Town は従業員研修を実施し、ワークブックやマニュアルなど、さまざまな支援リソースを提供しています。MadCap 製品の導入により、Boys Town は、コンテンツ配信を効率化し、一貫性と品質の向上を実現しています。
一貫性と品質改善の必要性
Boys Town では、青少年支援事業全体の一貫性と品質の確保を最優先事項としており、ネブラスカ州にある本部で 2 週間の研修を実施しています。長年にわたり、ワークブック、マニュアル、その他の資料の作成には、主に Microsoft® Word を使用していましたが、各クラスで使用する教材に差異が生じていました。
「あるワークブックで何かの名前が変更されても、他の場所では変更されていないことがありました。そのため、授業中に受講者から、『他のクラスでは別の名称だった』と指摘されることがありました。これは大きな問題でした」と、Boys Town のインストラクショナル デザイン マネージャーである Ron Hackbart 氏は振り返ります。「また、対象分野の専門家 (SME) は、Microsoft® Word のスキルがまちまちで、ドキュメントごとにフォーマットが異なることもありました。」
今後ドキュメントの数は増加する見込んだ Boys Town は、新しいソリューションに移行する時期だと判断しました。コースのワークブックは最も喫緊のニーズでしたが、マーケティングやドキュメント作成など、組織内のさまざまなグループ向けに作成される大量のコンテンツに対応できる拡張性のあるソフトウェアを求めていました。
「あるワークブックではバージョン間の違いが 5% 程度しかなく、わずかな変更が必要なだけであるため、柔軟性と再利用性が高いソリューションが必要でした。」と Hackbart 氏は説明します。「また、市場ですでに実績のあるソフトウェアを求めていました。」複数のベンダーを比較検討した結果、Boys Town は MadCap 製品を選択しました。
「MadCap Flare は、複雑さと使いやすさのバランスが絶妙でした」と、Boys Town のドキュメント ライターである Brett Brinkmeyer 氏は述べています。
MadCap には、Flare という非常に優れたオーサリング ツールと、MadCap Flare Online というバックグラウンドで動作するバージョン管理システムがあります。さらに、他の人に使い方を教えることができるソリューションという私たちのニーズにも応えてくれました。
Boys Town
ドキュメント ライター
Brett Brinkmeyer 氏
移行の実施
Boys Town は、MadCap 導入の最初のフェーズとして、新入社員研修コースの生徒用ワークブックに取り組むことにしました。まず、チームは Microsoft Word から MadCap Flare プロジェクトにワークブックのコンテンツをインポートしました。
「MadCap Flare の Word からのインポート機能は素晴らしく、ほぼすべての作業を自動化してくれました」と Brinkmeyer 氏は振り返ります。「まず、使用したい外観の Word 文書を 1 つ用意して、それをインポートしました。その後、Flare と連携して、最終的な外観に若干の調整を加えました。」
チームはまた、インポートされたコンテンツを Boys Town の要件に合わせて設定するため、MadCap Software の支援を受けました。
「ワークブックはすべて同じ外観で、同じように機能する必要があり、コンテンツの再利用が非常に多くあります」と Brinkmeyer 氏は説明します。「MadCap の担当者の助けを借りて、私たちはそれらすべてを 1 つの大きなプロジェクトに素早くまとめ、ワークブックごとに異なる目次を作成することができました。」
さらに、Boys Town チームは MadCap Flare でカスケーディング スタイル シート (CSS) とページ レイアウトを開発し、すべてのワークブックに適用して統一感のある外観を実現しました。
「MadCap Flare の CSS プロパティはすべて、設定も使用も非常に簡単でした」と Brinkmeyer 氏は語ります。「また、ある人が誤って間違った設定で Word 文書をインポートしてしまい、余分な CSS タグや HTML タグが追加された場合でも、MadCap Flare なら簡単に検索して削除できるので助かりました。」
私たちが MadCap Flare を使って何をしたか、そして Web サイトが PDF と同じコンテンツをどのように使用しているかを話したり、見せたりした人は皆、すぐに賛同してくれました。
Boys Town
ドキュメント ライター
Brett Brinkmeyer 氏
複数のドキュメントで統一されたエクスペリエンス
Boys Town は、MadCap Flare を使用して、組織の研修を支援する約 20 種類のワークブックを作成しました。それぞれが同じフォーマットと構造を持ち、Boys Town モデルの概要を何らかの形で含んでいます。そこから、ワークブックは Boys Town 内のさまざまな役割と責任に応じた研修をサポートするように分岐します。トピック、変数、スニペットを活用することで、Boys Town はこれらのさまざまなドキュメント間で再利用を促進し、一貫性を確保しています。
新しいワークブックへの反応は好意的だと Hackbart 氏は言います。「ファシリテーターとチームは、すべてが一貫していて統一されているということを非常に高く評価しています。MadCap 製品を使用することで、私たちの教材の専門性のレベルが大幅に向上しました。」
現在、ワークブックは PDF 形式で作成され、印刷したものをネブラスカ本部で使用したり、遠隔地にある Boys Town の他の拠点に送付しています。
「最終的には、印刷したすべてのドキュメントを Web サイトでホストすることが目標です」と Hackbart 氏は述べています。「そうすれば、遠隔地のチームは電子的に使用することも、必要に応じて印刷して使用することもできます。」
コンテンツへのアプローチの見直し
ワークブックの導入が成功したことを受け、Boys Town はコンテンツを近代化するための新たなプロジェクトを開始しました。その 1 つは、MadCap Flare を用いて、社内で作成したリソースと、Boys Town が安全基準の達成に向けて協力している組織 Praesidium が提供するリソースを組み合わせた安全認証 Web サイトを構築することです。「安全認証サイトでは、MadCap Flare を使って小冊子を作成しています」と Brinkmeyer 氏は説明します。「最初のセクションでは Boys Town の安全対策への取り組みを概説し、次のセクションでは他の資料を参照しています。これらの資料の一部は Web ウェブサイトに掲載され、一部は Web サイトにリンクされています。」
2 つ目の取り組みは、Boys Town のマニュアルを MadCap Flare に移行することです。これにより、一貫性を保ちながらマニュアルの作成と更新を容易に行えるようになります。同時に、チームはテキスト量の多いドキュメントを、学習者にとってより親しみやすいものにする方法を検討しています。
「膨大なテキストを含むマニュアルで、たとえば箇条書きや表を使うなど、より視覚的に魅力的な方法で同じ内容を表現できるか試したいと考えています」と Hackbart 氏はは説明します。
MadCap は、マニュアルであれ、安全認定 Web サイトのようなリソースであれ、情報をどのように表示するかについて創造的に考える柔軟性を私たちに与えてくれます。
Boys Town
インストラクショナル デザイン マネージャー
Ron Hackbart 氏
コラボレーションと管理の促進
長年にわたり、Boys Town の SME (対象分野の専門家) は、ワークブックとマニュアルのコンテンツ作成とフォーマット調整の両方を担当していました。しかし、SME により Microsoft® Word のスキルがまちまちで、ドキュメントごとにフォーマットが大きく異なっていました。MadCap Flare と MadCap Flare Online を導入することで、Boys Town はこれらの作業を分離する機会を見出しました。
「コンテンツの外観を 1 人の担当者が決定できるようにしたいのです」と Brinkmeyer 氏は説明します。「今では、MadCap Flare から MadCap Flare Online にコンテンツを送り、SME がそこで編集を行うことができます。SME はフォーマットを気にすることなく、コンテンツだけに集中できるので、作業が非常にシンプルになります。」
SME は MadCap Flare Online の使い方についてトレーニングを受ける必要がありましたが、すぐにスキルを習得することができました。
「MadCap Flare Online を使えば、簡単かつ迅速にトピックのレビュー依頼を受け、結果を返すことができるのを見て、SME たちも今では賛同しています」と Brinkmeyer 氏は語ります。
今後、Boys Town はバージョン管理にも MadCap Flare Online を活用する予定です。
「現在は、必要に応じて出力を作成し、送信時にバージョン番号を付与しています。以前に、エンタープライズ コンテンツ管理システムを使った経験があり、MadCap Flare Online を使って完全なバージョン管理を導入することを楽しみにしています」と Brinkmeyer 氏は言います。
コンテンツ配信に関する議論の変化
特筆すべきは、MadCap Flare と MadCap Flare Online への移行が、Boys Town の上級管理職との議論の質を変えたことです。その好例が、Brinkmeyer 氏が安全認定サイトのアイデアを提示した時のことです。
「上級管理職は、物事の仕組みや見た目に非常にこだわりがあります」と Hackbart 氏は説明します。「Brett は、サンプル Web サイトを迅速に作成し、それを使って説明し、質問に答えるという素晴らしい仕事をしてくれました。サンプル Web サイトは、上級管理職の期待をはるかに超えるものでした。彼らから『こんな用途に使えるか? あれにも使えるか?』という質問が来るのに、それほど時間はかかりませんでした。
Brinkmeyer 氏は次のように付け加えます。「Web サイトで印刷された PDF と同じコンテンツを使用する方法を含め、MadCap Flare で私たちが成し遂げたことを話したり、見せたりした人は皆、ほぼ即座に賛同してくれました。Flare の取り組みについてこのような肯定的なフィードバックを得られたことは、本当に大きな助けになっています。」
Boys Town の上級管理職から認識と支持を得たチームは、MadCap Software を活用して、長期的に組織と従業員に新たなコンテンツ機能とエクスペリエンスを提供する方法を検討しています。
「MadCap Software との関係は非常に良好です」と Hackbart 氏は言います。「MadCap が今後どのような機能、特に人工知能技術を搭載していくのか、そして Boys Town が制作するコンテンツでそれをどのように活用できるのか、楽しみにしています。」
この資料は、MadCap Software の Web サイトで公開されている「Boys Town Ensures Employees Provide Consistent Experiences to the Communities They Serve Using MadCap Software」の日本語参考訳です。
This blog first appeared on the MadCap Software website. MadCap Software is the leading software provider for end to-end documentation solutions.
